Aide financière associée au volet Ateliers culturels à l'école

L’aide financière associée au volet Ateliers culturels à l’école est soumise à certaines conditions de remboursement. Pour être remboursables, les frais doivent être nécessaires, raisonnables et engagés. Il est possible que des pièces justificatives soient exigées selon les modalités spécifiées par l’école, le centre de services scolaire (CSS) ou la commission scolaire (CS).

Ci-dessous se trouvent les modalités de calcul qui permettent de déterminer les frais qui peuvent être remboursés pour les ateliers culturels à l’école.

Selon la région et les ressources disponibles, l’aide financière associée à ce volet peut atteindre 100 % des dépenses admissibles (ou 75 % pour les établissements d’enseignement privés agréés aux fins de subventions).

Définitions

Pour le calcul des frais de déplacement et de séjour, on entend par :

• « personne engagée à honoraires inscrite » : une personne dont les services sont retenus pour l’exécution d’un contrat et qui est inscrite au registre de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ);
• « personne engagée à honoraires non inscrite » : une personne, dont les services sont retenus pour l’exécution d’un contrat et qui n’est pas inscrite au registre de la TPS et de la TVQ.

Les honoraires de l’artiste ou de l’écrivain sont fixés à 547 $ par jour de travail par personne et ne peuvent être négociés à la hausse ou à la baisse. Les honoraires couvrent les frais d’administration et de préparation liés aux rencontres et au travail d’animation.

Les honoraires du représentant d’un organisme culturel demeurent à la discrétion de l’organisme. Toutefois, les dépenses admissibles ne peuvent excéder 547 $ par jour de travail par personne.

Si le partenaire culturel est assujetti aux taxes, ces dernières sont ajoutées aux honoraires et constituent une dépense admissible.

Une journée de travail comporte un maximum de trois ateliers d’une heure ou de deux ateliers de deux heures.

Les frais de déplacement remboursés à une personne engagée à honoraires inscrite doivent exclure la TPS et la TVQ qu’elle a payées par rapport à ces frais.

Les frais de transport engagés par des partenaires culturels pour se rendre à l’école dans le cadre d’un atelier constituent des dépenses admissibles.

Les moyens de transport utilisés doivent être les plus économiques.

Aucuns frais de transport ne sont payables pour un déplacement à l’intérieur d’un parcours routier de 16 kilomètres entre le principal établissement de la personne et la destination.

Les indemnités applicables pour l’utilisation d’un véhicule automobile personnel sont les suivantes :

• personne engagée à honoraires inscrite : 0,565 $ du kilomètre;
• personne engagée à honoraires non inscrite : 0,640 $ du kilomètre.

Aucuns frais de séjour ne sont payables lorsque les activités se situent à l’intérieur d’un parcours routier de 16 kilomètres entre le principal établissement de la personne et la destination, et ce, par la route la plus directe.  

Une indemnité journalière, qui inclut les frais d’hébergement et de repas, est versée à titre de frais de séjour, et ce, pourvu qu’une preuve de déplacement soit présentée. Cette indemnité journalière ne comprend pas la taxe d’hébergement qui peut, lorsqu’elle est appliquée, être remboursée en sus.

Périodes complètes de 24 heures de voyage

Pour chaque période complète de 24 heures de voyage, les indemnités journalières pour les frais de séjour varient selon la saison (basse ou haute saison) et selon que la personne à honoraires est inscrite ou non. Ces montants dépendent également du lieu du coucher.

Personne engagée à honoraires inscrite

En basse saison (du 1^er novembre au 31 mai), l’indemnité journalière est de :

• 219 $ pour un séjour à Montréal;
• 193 $ pour un séjour à Québec;
• 188 $ pour un séjour à Laval, Gatineau, Longueuil, Lac-Beauport ou Lac-Delage;
• 164 $ pour un séjour ailleurs au Québec.

En haute saison (du 1^er juin au 31 octobre), l’indemnité journalière est de :

• 235 $ pour un séjour à Montréal;
• 193 $ pour un séjour à Québec;
• 198 $ pour un séjour à Laval, Gatineau, Longueuil, Lac-Beauport ou Lac-Delage;
• 169 $ pour un séjour ailleurs au Québec.

Personne engagée à honoraires non inscrite

En basse saison (du 1^er novembre au 31 mai), l’indemnité journalière est de :

• 252 $ pour un séjour à Montréal;
• 222 $ pour un séjour à Québec;
• 216 $ pour un séjour à Laval, Gatineau, Longueuil, Lac-Beauport ou Lac-Delage;
• 188 $ pour un séjour ailleurs au Québec.

En haute saison (du 1^er juin au 31 octobre), l’indemnité journalière est de :

• 270 $ pour un séjour à Montréal ;
• 222 $ pour un séjour à Québec ;
• 228 $ pour un séjour à Laval, Gatineau, Longueuil, Lac-Beauport ou Lac-Delage ;
• 194 $ pour un séjour ailleurs au Québec.

Sont versés, pour tout voyage de moins de 24 heures ou pour toute période de voyage excédant 24 heures :  

• le plein montant de l’indemnité prévue, lorsque la période en cause est d’au moins 12 heures et comporte la location d’une chambre d’hôtel, avec reçu à l’appui;
• 50 % du montant de l’indemnité prévue, lorsque la période en cause est d’une durée d’au moins 12 heures et ne comprend ni coucher ni location de chambre d’hôtel ou encore lorsqu’elle est d’une durée de 12 à 18 heures et comprend un coucher.  

Périodes de moins 12 heures de voyage

L’indemnité journalière n’est pas applicable aux périodes de voyage de moins de 12 heures. Dans ces cas, seuls les frais de repas sont remboursables, jusqu’à concurrence des montants maximaux admissibles suivants, incluant les pourboires :  

Personne engagée à honoraires inscrite

• Pour le déjeuner, les montants maximaux admissibles sont de 13,00 $;
• Pour le dîner, les montants maximaux admissibles sont de 17,90 $;
• Pour le souper, les montants maximaux admissibles sont de 27,00 $.

Personne engagée à honoraires non inscrite

• Pour le déjeuner, les montants maximaux admissibles sont de 14,95 $;
• Pour le dîner, les montants maximaux admissibles sont de 20,60 $;
• Pour le souper, les montants maximaux admissibles sont de 31,10 $.

Pièces justificatives

Il est possible que des pièces justificatives soient exigées, selon les modalités spécifiées par l’école, le CSS ou la CS.

L’artiste, l’écrivain ou l’organisme culturel a droit à un remboursement maximal de 100 $ par jour de présence pour les frais d’achat de matériel périssable ou non réutilisable spécialisé et les frais de location d’équipement dont il est responsable. Le besoin doit être déterminé après entente avec l’école.

Les partenaires culturels ont la responsabilité d’acheter, de louer et de transporter le matériel qu’il leur faut. Ils peuvent toutefois demander le soutien du personnel de l’école, si nécessaire.

Les frais d’achat de matériel périssable ou non réutilisable ou de location d’équipement dont l’école est responsable sont, quant à eux, remboursables jusqu’à concurrence de 500 $ par jour de présence.

L’achat de livres de l’écrivain invité est une dépense admissible pouvant atteindre un maximum de 420 $ par jour de présence. Cette dépense doit être incluse dans la présentation d’un projet d’atelier culturel à l’école.

Lorsque l’achat de livres est nécessaire, l’écrivain et l’enseignant peuvent préalablement choisir les titres et déterminer le nombre d’exemplaires nécessaire en fonction de la nature de l’atelier, du nombre d’élèves et des modalités pédagogiques. Pour ce faire, ils peuvent s’inspirer des titres de l’écrivain suggérés dans le Répertoire Culture-Éducation ou choisir un autre de ses titres, pour autant qu’il ait un lien avec l’atelier et qu’il soit approprié pour les élèves.

Le CSS, la CS ou l’école a la responsabilité d’acheter les livres conformément à la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre (RLRQ, chapitre D-8.1) et à ses règlements. Les établissements scolaires doivent se procurer les livres associés aux visites d’écrivains auprès d’une librairie agréée de leur région administrative.

Les frais de préparation et d’administration énumérés ci-dessous sont admissibles et ne doivent pas dépasser 15 % du total des autres dépenses admissibles :

• les frais de suppléance qui permettent au personnel enseignant de participer aux différentes phases des projets;
• les frais de soutien technique et informatique pour les ateliers réalisés par visioconférence;
• la papeterie, l’impression de documents et les photocopies.

Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles :

• les frais liés à la présentation d’un spectacle, professionnel ou non, à l’école ou dans un lieu professionnel;
• les frais d’achat d’équipement permanent, comme :
  • l’équipement de scène;
  • l’équipement informatique;
  • les instruments de musique et les lutrins;
  • les appareils photographiques ou caméras vidéo;
• les frais de formation des enseignants et des partenaires culturels;
• les frais de fonctionnement des organismes culturels.

Écoles publiques : La date limite pour le dépôt des projets est déterminée par chaque CSS et chaque CS.

Écoles privées agréées : La date limite pour soumettre des projets d’ateliers culturels est le 15 octobre.

Pour toute question ou demande d'information, communiquez avec les responsables du programme.