Aspects administratifs du volet Thématiques et interdisciplinarité

Les projets doivent tenir compte des normes et des modalités du volet Thématiques et interdisciplinarité (Culture d'ici). Lorsque la réponse à la demande d’aide financière est connue, les écoles et les centres de services scolaires (CSS) ou les commissions scolaires (CS) peuvent amorcer leur projet. Un contrat de service doit être conclu entre le CSS, la CS ou l’établissement d’enseignement et le partenaire culturel. Avant la réalisation du projet, les parties doivent convenir des éléments suivants :

• les dates du projet;
• le nombre de semaines du projet, consécutives ou non;
• les honoraires et les dépenses afférentes;
• les modalités de paiement;
• le matériel requis et les modalités liées à l’achat, qui prennent en compte les besoins du partenaire culturel pour la mise en œuvre du projet;
• les obligations et les responsabilités du CSS ou de la CS et du partenaire culturel;
• les droits d’auteur et la diffusion de l’œuvre;
• les clauses de résiliation et de cession de contrat ainsi que d’annulation en cas de force majeure.

Le contrat doit être adapté pour convenir au caractère unique de chacun des projets. Pour certaines notions de droit, il pourrait être nécessaire de demander l’avis d’un professionnel du milieu juridique.

Pour toute question relative à la gestion contractuelle, il faut communiquer avec le conseiller en gestion contractuelle de son CSS ou de sa CS.

Les établissements scolaires, les CSS et les CS peuvent demander une vérification des antécédents judiciaires des partenaires culturels avant de leur permettre de réaliser un projet dans un contexte scolaire. Les frais relatifs à cette vérification sont à la charge des partenaires culturels et les procédures sont propres à chaque CSS ou CS.

Sauf indication contraire de la part du partenaire culturel, le CSS ou la CS ne doit effectuer aucune retenue à la source lors du paiement des honoraires.

Le CSS ou la CS appliquera les règles de gestion en vigueur et conviendra avec le partenaire culturel des modalités de versement de son allocation forfaitaire.

Les partenaires culturels doivent obtenir le paiement des honoraires et des dépenses engagées au plus tard 30 jours après la fin du projet, dans la mesure où toutes les pièces justificatives requises auront été fournies à la satisfaction de l’organisme scolaire.

Aucun rapport officiel n’est exigé à la fin d’un projet. Toutefois, un questionnaire d’appréciation sera envoyé aux établissements scolaires et aux partenaires culturels en vue de recueillir leurs commentaires sur leur expérience.

Les pièces justificatives des dépenses engagées doivent être conservées puisqu’elles pourraient être demandées aux partenaires scolaires et culturels par le ministère de l’Éducation.

Le partenaire culturel ou le partenaire scolaire qui fait l’objet d’une plainte officielle, notamment en lien avec le non-respect des normes du programme, devra collaborer avec les personnes chargées du traitement de cette plainte. Si la plainte est jugée valable, et reconnue comme telle, cela pourrait entraîner la non-admissibilité du prestataire à ce volet du programme pour une période à déterminer.

Date limite pour soumettre un projet : 15 octobre 2025

Annonce des résultats : décembre 2025

Pour toute question ou demande d'information, communiquez avec les responsables du programme.