Aide aux conférences et accueil de conférenciers (ou d’artistes)

Cette catégorie vise à encourager l’organisation de conférences et/ou l’accueil de conférenciers (ou d’artistes) sur les thèmes ciblés du volet 1 ou 2. L’activité peut se tenir dans le cadre d’un cours universitaire ou d’une conférence.

L’objectif est de sensibiliser la communauté universitaire, les étudiants ou le public en général aux questions et aux enjeux soulevés par ces différentes thématiques qui touchent le Québec et les États-Unis.

Cette catégorie s’adresse aux universités et aux collèges américains accrédités et offrant des programmes de quatre ans ainsi qu’à des instituts de recherche qui organisent des conférences visant à favoriser une meilleure compréhension des enjeux soulevés par les thématiques ciblées.

La subvention du ministère des Relations internationales et de la Francophonie, pour un projet retenu, ne pourra excéder 12 000 $ US.

L’engagement financier, sous réserve des prérogatives de l’Assemblée nationale au regard de l’adoption des crédits annuels, porte sur une année financière débutant le 1^er avril et se terminant le 31 mars. L'appui financier est accordé au partenaire américain responsable du projet exclusivement.

Les organisations dont les projets auront été sélectionnés s’engagent à produire un rapport financier répertoriant l’utilisation faite des fonds ainsi qu’un narratif sur le projet financé faisant notamment état des retombées générées et constituant, de ce fait, le rapport final.

Dans le cadre de l’organisation d’une conférence ou d’un événement artistique, d’un colloque, d’une activité de formation ou autre activité similaire, la subvention sera versée en deux parties : tout d’abord 75 % du montant total lors de la réception de la lettre d’entente ou de la convention de subvention signée, et le reste lors de la réception et de l’acceptation du rapport final.

Dans le cadre de l’accueil d’un conférencier (ou d’un artiste), le paiement de la subvention se fera en deux versements : le premier de 50 % du montant total lors de la réception de la lettre d’entente ou de la convention de subvention signée, et le reste lors de la réception et de l’acceptation du rapport final.

Si un projet comprend à la fois un soutien à l’organisation d’un événement ainsi que l’accueil d’un conférencier (ou d’un artiste), le paiement se fera en deux versements : le premier de 75 % du montant total lors de la réception de la lettre d’entente ou de la convention de subvention signée, et le reste lors de la réception et de l’acceptation du rapport final.

La non-réception du rapport final dans les 60 jours après la fin du projet peut entraîner l’annulation du deuxième versement. Toute demande de délai supplémentaire devra être convenue au préalable.

Toute demande doit clairement s’inscrire dans une des catégories d’un des deux volets et toucher un ou plusieurs thèmes du volet en question. Pour tout projet d’un montant égal ou supérieur à 10 000 $ CAD, une convention de subvention devra être signée entre les parties. Pour tous les autres cas, le partenaire devra signer une lettre d’entente et la retourner à la représentation de son territoire qui transmettra par la suite le premier versement.

Admissibles

• Frais de déplacement aller-retour entre le Québec et les États-Unis en classe économique pour le conférencier.
• Frais de transport local (aller-retour aéroport) aux États-Unis.
• Un montant maximal de 2000 $ US pour les frais d’honoraires.
• Indemnités quotidiennes de séjour des personnes en mission, selon les normes gouvernementales québécoises en vigueur et pour un maximum de 7 jours.
• Frais pour la production, la création, l’organisation ou la promotion d’une conférence ou d’un événement artistique, d’un colloque, d’une activité de formation ou autre activité similaire.
• Frais de publication ou de diffusion des résultats du projet, sur justification et approbation préalables.
• Frais pour la location d’équipement ou de locaux.

Non admissibles

• Toute dépense relative au financement régulier d’une institution et à la rémunération de son personnel.
• Toute dépense ayant déjà fait l’objet d’une aide provenant d’un autre programme gouvernemental portant sur la même dépense.
• Frais de voyage en première classe et frais de bagages excédentaires.
• Frais de déplacement et allocations forfaitaires quotidiennes pour des séjours à l’extérieur du territoire américain visés par le projet.
• Frais généraux et administratifs.

Les principaux critères d’évaluation d’un projet sont :

• la pertinence du projet au regard des objectifs, des secteurs ciblés et des retombées escomptées;
• les liens avec la Politique internationale du Québec;
• le caractère novateur du projet;
• le justificatif de la demande financière et la rigueur du montage financier;
• la faisabilité de l’échéancier et du programme de travail;
• l’apport du ou des partenaires et la complémentarité de l’expertise à l’égard de celle du demandeur;
• la visibilité prévue, la mise en valeur du projet et des résultats ainsi que le rayonnement du Québec aux États-Unis et à l’étranger.

Le soutien financier demandé ne peut excéder 12 000 $ US et doit représenter un maximum de 50 % du budget total du projet.

La demande doit inclure :

• le formulaire de demande de financement (PDF 662 Ko);
• la lettre d’appui de l’université d’attache du candidat;
• le curriculum vitae du ou des responsables américains;
• tout autre document utile.

Pour envoyer votre dossier ou pour toute question concernant les programmes d’études québécoises offerts par le gouvernement du Québec aux États-Unis, communiquez avec la représentation du Québec couvrant votre État.