Remboursement des dépenses de recherche et de soutien des conseillers

N° 3 – 22 mars 2017

De nouvelles dispositions sur le régime de remboursement des dépenses de recherche et de soutien des conseillers sont entrées en vigueur le 1^er janvier 2017, à la suite de l’adoption, le 10 juin 2016, du projet de loi n^o 83, Loi modifiant diverses dispositions législatives en matière municipale concernant notamment le financement politique. Les dispositions pertinentes se trouvent aux articles 31.5.1 et suivants de la Loi sur le traitement des élus municipaux  (LTÉM, c. T‑11.001).

Ce Muni‑Express apporte des précisions sur le régime de remboursement, à la lumière des changements législatifs apportés.

Le ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire a également publié une version à jour du Guide administratif à l’intention des municipalités (PDF 0.99 Mo). Celui‑ci outille les municipalités en fournissant certaines précisions supplémentaires à l’égard du régime de remboursement et en proposant des balises interprétatives.

Les principaux changements apportés au régime sont les suivants :

• Les dispositions sur le remboursement des dépenses de recherche et de soutien ont été retirées de la Loi sur les cités et villes (c. C‑19) et introduites dans la LTÉM. Ceci vise à mieux refléter la nature des dépenses admissibles au remboursement, notamment le fait qu’elles servent à soutenir les conseillers dans leurs fonctions.
• Les municipalités de 20 000 habitants ou plus, plutôt que celles de 50 000 habitants ou plus, doivent maintenant budgéter ce remboursement. À noter que ce seuil de 20 000 habitants est celui prévu dans la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités  (LERM, c. E‑2.2) pour la division obligatoire du territoire en districts électoraux et l’allocation aux partis politiques ^{Lire le contenu de la note numéro 1} .
• Dans le cas de conseillers membres d’un parti politique, le remboursement est désormais destiné au conseiller, et non plus au parti. Ainsi, le chef de parti n’a plus à autoriser les dépenses du conseiller. Ce changement vise à accroître l’autonomie et l’imputabilité des conseillers quant à l’utilisation de ces sommes. Il vise également à distinguer les dépenses de recherche et de soutien, destinées aux conseillers, des dépenses admissibles à l’allocation aux partis politiques.
• La Loi précise maintenant les montants auxquels ont droit les conseillers dont le mandat débute ou termine en cours d’année en raison d’élections générales ou partielles. Ce changement fait en sorte que tous les conseillers disposent de sommes équivalentes, en fonction du nombre de mois où ils sont en fonction.
• De manière à accroître la transparence dans l’utilisation des fonds publics, au plus tard le 31 mars de chaque année, une liste des remboursements autorisés par la municipalité pendant l’exercice financier précédent doit dorénavant être déposée devant le conseil. À noter que cette liste pourrait être demandée aux trésoriers par le Directeur général des élections, si des partis politiques inscrivent dans leur rapport financier des revenus pour le soutien de conseillers membres de leur formation.
• Dorénavant, lorsqu’une municipalité doit budgéter un crédit destiné au remboursement des dépenses de recherche et de soutien, elle continue de le faire même si sa population devient inférieure à 20 000 habitants. Ceci vise à assurer davantage de prévisibilité et de stabilité tant pour les conseillers que pour la municipalité, dans le contexte où la population peut dépasser de nouveau ce seuil. Un mécanisme est toutefois prévu pour les municipalités de moins de 20 000 habitants souhaitant se soustraire de cette obligation.

Le budget de toute municipalité de 20 000 habitants ou plus doit comprendre un crédit pour le versement de sommes destinées au remboursement des dépenses de recherche et de soutien des conseillers. En règle générale, ce crédit doit être égal ou supérieur à 1/15 de 1 % du total des autres crédits prévus au budget ^{Lire le contenu de la note numéro 2} .

Toutefois, dans le cas des municipalités exploitant un réseau de production, de transmission ou de distribution d’énergie électrique, seulement la moitié des crédits pour des dépenses liées à l’exploitation de ces réseaux sont considérées dans le calcul.

Le montant maximal de remboursement auquel a droit un conseiller pour un exercice financier au cours duquel se tient une élection générale au sein de la municipalité est égal :

1. pour le conseiller en poste avant l’élection, à 5/6 du montant maximal de remboursement auquel il aurait autrement droit pour la totalité de l’exercice financier;
2. pour le conseiller en poste après l’élection, à 1/6 du montant maximal de remboursement auquel il aurait autrement droit pour la totalité de l’exercice financier.

Le montant maximal de remboursement auquel a droit un conseiller élu lors d’une élection partielle correspond, pour chacun des mois entiers restant à l’année, à 1/12 du montant maximal de remboursement auquel il aurait eu droit pour la totalité de cet exercice financier.

La liste complète des dépenses admissibles à un remboursement est déterminée dans le Règlement sur le remboursement des dépenses de recherche et de soutien des conseillers  (chapitre C‑19, r. 4, ci‑après le Règlement). Les frais pour l’ameublement, l’équipement informatique, l’accès à Internet, la participation à un colloque, certains frais de déplacement et les frais pour les services d’une personne ou d’une société engagée à des fins de recherche ou de soutien sont des exemples de dépenses admissibles.

Les dépenses sont remboursables dans la mesure où elles sont faites pour l’exercice de la fonction de conseiller. Ainsi, une dépense faite pour la sollicitation d’adhésions et de contributions politiques, pour l’organisation d’assemblées d’investiture, pour la promotion à des fins partisanes ou électorales d’un parti autorisé ou d’une candidature ou pour toute autre fin similaire n’est pas remboursable ^{Lire le contenu de la note numéro 3} .

À noter qu’un conseiller membre d’un parti politique peut retenir les services de son parti à des fins de recherche et de soutien. À cet effet, le pourcentage du salaire d’un employé du parti correspondant au temps qu’il consacre à ces fins est admissible. Comme il s’agit d’un remboursement de dépenses et que le parti agit comme fournisseur de service, le parti ne doit pas tirer profit de ce mécanisme. Ces biens et services fournis par le parti devront être facturés selon le prix courant du marché.

Ces dépenses engagées et les remboursements obtenus par le parti devront être inscrits au rapport financier du parti.

En aucun cas, les revenus qu’un parti tire du soutien offert à un conseiller ne peuvent être versés au fonds électoral ou servir à financer des dépenses électorales. Un conseiller membre d’un parti peut également retenir les services d’une personne autre que sa formation politique.

Pour obtenir un remboursement, un conseiller doit fournir des pièces justificatives dont le contenu minimal est déterminé par le conseil, lequel doit respecter les exigences définies à l’article 4 du Règlement. Ainsi, les pièces justificatives doivent contenir au moins les renseignements et documents suivants :

1. le nom et l’adresse du fournisseur avec une mention indiquant, dans le cas où un parti a fourni des services à un conseiller membre de sa formation, si le fournisseur occupe une fonction au sein du cabinet d’un élu de la municipalité ou du parti politique qui soumet la demande de remboursement;
2. la description de la nature du bien ou du service;
3. le coût du bien ou du service, y compris les taxes;
4. la date de la transaction et, le cas échéant, la ou les dates auxquelles le service a été fourni;
5. une copie de la facture, le cas échéant;
6. la preuve de paiement;
7. le nom du conseiller ayant bénéficié du bien ou du service;
8. la fin pour laquelle la dépense a été faite.

Le Guide propose un formulaire pouvant être utilisé par les conseillers.

Dans le cas d’un parti offrant des services à un conseiller membre de sa formation politique, il doit transmettre une facture détaillée au conseiller, au même titre qu’un autre fournisseur. Le parti doit conserver une copie de ces factures et des autres pièces justificatives devant accompagner son rapport financier, tel que le précise l’article 483 de la LERM.

Les municipalités peuvent verser aux conseillers une avance sur les remboursements auxquels ils ont droit, pour leur permettre d’acquitter des dépenses sans s’endetter. Le Guide donne certaines indications à ce sujet.

Le Guide propose également une procédure dans le cas où un conseiller souhaiterait mandater une personne pour administrer ses dépenses et soumettre ses demandes de remboursement. Par exemple, un conseiller peut mandater le représentant officiel de son parti politique pour le faire.

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