Muni-Express portant sur les mesures issues du Plan d’action pour le secteur de la construction (PAC) concernant l’allotissement et le regroupement d’achats au sein des organismes municipaux

N° 7 – 22 mars 2022

Le 21 mars 2021, le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) a publié un plan d’action pour maximiser l’effet des investissements du Plan québécois des infrastructures, dans un contexte de relance du marché de la construction.

Ce plan propose plusieurs mesures, dont deux qui concernent les organismes municipaux. De fait, il est proposé que les organismes municipaux considèrent l’allotissement de leurs contrats pour l’exécution de travaux et le regroupement d’achats lorsqu’il est pertinent de le faire. Rappelons que l’emploi de ces stratégies de gestion contractuelle est à l’entière discrétion de l’organisme municipal.

L’objectif de l’allotissement est de répartir un projet en lots afin de solliciter une plus grande participation aux marchés publics de l’organisme municipal tout en offrant un meilleur accès aux entreprises de plus petite taille. Les lots peuvent être attribués par types de biens, par types de services ou par types de travaux à effectuer, par exemple lorsque l’organisme municipal souhaite superviser les travaux en régie interne. Ils peuvent aussi être attribués en fonction de leur emplacement géographique.

Lorsqu’un organisme municipal procède à l’allotissement d’un projet, il est important qu’il cible bien les spécialités qui seront nécessaires pour les travaux. Il devrait aussi bien évaluer la pertinence d’attribuer les lots par emplacement géographique, par exemple dans le cas où il réalise qu’il serait impossible pour les petites entreprises de soumissionner sur un projet pour lequel ces dernières ne pourraient offrir une prestation sur l’ensemble des sites.

Il est impératif de mentionner que l’allotissement doit être conforme au principe énoncé à l’article 573.3.0.3 de la Loi sur les cités et villes (LCV) et à l’article 938.0.3 du Code municipal du Québec (CM), soit de répondre à un motif de saine administration.

Dans le cas de lots répartis selon l’emplacement géographique, l’objectif est d’offrir aux fournisseurs l’occasion de soumissionner sur une ou plusieurs parties du contrat ou sur l’ensemble de celui-ci. Il convient donc de s’assurer que l’appel d’offres couvre l’entièreté du projet. Dans le cas de travaux menés en régie interne, il convient également de s’assurer que l’appel d’offres couvre la globalité des travaux du même type. Il est également essentiel que l’organisme municipal documente par écrit pour chacun des appels d’offres, avec signature et inscription de la date, les raisons détaillées d’utiliser l’allotissement et une estimation des économies attendues. La documentation rigoureuse de son processus est nécessaire afin de justifier, au sens des articles 573.3.0.3 et 938.0.3, l’octroi de plusieurs contrats.

Il importe que l’organisme municipal évalue bien sa capacité à coordonner l’ensemble des travaux puisque ceux-ci seront partagés en plusieurs plus petits projets qui nécessiteront un suivi accru de sa part. Cette façon de procéder peut amener sa part de défis techniques, de gestion et de coordination de projet. Les gains d’échelle peuvent ainsi être limités par les erreurs et les complications d’un tel projet. Il convient donc que l’organisme municipal considère tous ces facteurs avant d’opter pour cette stratégie de gestion contractuelle.

Parmi les programmes d’aide financière du ministère des Affaires municipales et de l’Habitation, le Programme de la taxe sur l’essence et de la contribution du Québec est celui qui se prête le mieux pour favoriser ce découpage en lots, compte tenu de la flexibilité des règles relativement à l’admissibilité des projets. À l’inverse, il existe des programmes d’aide financière qui ne permettent pas le découpage en lots, en raison, notamment, des contraintes imposées par le gouvernement fédéral ou par le Vérificateur général du Québec. Une municipalité souhaitant appliquer à un programme d’aide financière du gouvernement doit donc d’abord vérifier l’admissibilité du découpage en lots auprès du ministère responsable.

Il est aussi possible pour les organismes municipaux de participer à des regroupements d’achats. Cette façon de faire permet de mettre en commun des ressources pour planifier les appels d’offres et effectuer un suivi de l’exécution du contrat. De plus, si un organisme municipal craint d’avoir peu de soumissionnaires lors d’un appel d’offres pour son projet, le fait de s’unir avec d’autres organismes municipaux qui ont des projets similaires pourrait contribuer à stimuler la concurrence.

Notons aussi, en ce qui concerne l’exécution de travaux seulement, qu’il est possible pour une municipalité ou une société de transport en commun de s’unir avec d’autres organismes ou certaines entreprises pour la réalisation de travaux. Une telle union peut se faire avec les organismes ou entreprises suivantes ^{Lire le contenu de la note numéro 1}  :

• un organisme public visé par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
• une personne ou un organisme que cette loi assimile à un organisme public;
• un organisme à but non lucratif;
• un établissement d’enseignement;
• une entreprise de télécommunications;
• une entreprise de transport;
• une entreprise de distribution ou de vente de gaz, d’eau ou d’électricité;
• un propriétaire de parc de maisons mobiles.

Ce type d’union permet aux municipalités et aux sociétés de transport en commun de mieux planifier la réalisation des travaux, d’en minimiser les inconvénients pour les citoyens et de générer des économies. Par exemple, une municipalité qui prévoit effectuer des travaux sur son réseau d’aqueduc pourrait conclure une entente sur le partage des coûts d’excavation et d’asphaltage avec une compagnie de télécommunications qui souhaite enfouir des fils pour bonifier son réseau de distribution. Un appel d’offres public serait donc lancé conjointement par la municipalité et l’organisme partenaire pour éventuellement retenir les services de l’un des soumissionnaires qui exécuterait, en même temps, le contrat pour les deux parties. Il est primordial que la municipalité s’assure de respecter tous les éléments des programmes de subventions et d’infrastructures dont elle pourrait bénéficier.

Finalement, il importe dans le cas de l’allotissement et du regroupement d’achats que l’organisme municipal respecte intégralement les lois et règlements applicables ainsi que son règlement de gestion contractuelle.

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