Règlement excluant certains organismes publics de l’obligation de former un comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels

N° 5 – 15 juin 2023

L’article 8.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après « la Loi ») prévoit, depuis le 22 septembre 2022, l’obligation de former un comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (CAIPRP). Ce comité permet de soutenir l’organisme municipal ^{Lire le contenu de la note numéro 1} dans l’exécution des différentes obligations de la Loi. 

Le 1^er juin 2023, le Règlement excluant certains organismes publics de l’obligation de former un comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (ci-après « le Règlement ») entrera en vigueur.

Le présent Muni-Express vise à informer les organismes municipaux des modalités de l’exclusion prévue au Règlement.

Le Règlement prévoit que tout organisme municipal qui emploie 50 salariés ou moins est exclu de l’obligation de former un CAIPRP. Aux fins du calcul des employés, l’organisme municipal doit s’appuyer sur une moyenne établie en fonction du nombre de salariés inscrits sur le registre de l’employeur par période de paie au cours d’une année civile.

Certains salariés ^{Lire le contenu de la note numéro 2}  ne sont pas compris dans ce calcul, soit :

• l’étudiant qui travaille au cours de l’année scolaire au sein d’un établissement (qui peut être un organisme municipal) choisi par une institution d’enseignement en vertu d’un programme, reconnu par le ministère de l’Éducation ou par le ministère de l’Enseignement supérieur, qui intègre l’expérience pratique à la formation théorique;
• l’étudiant qui travaille durant ses vacances;
• l’étudiant qui travaille à temps partiel pendant l’année scolaire;
• le stagiaire dans un cadre de formation professionnelle reconnu par la loi;
• la personne qui réalise une activité dans le cadre d’une mesure ou d’un programme d’aide à l’emploi établi en application du titre I de la Loi sur l’aide aux personnes et aux familles et à l’égard de qui les dispositions relatives au salaire minimum prévues à la Loi sur les normes du travail ne s’appliquent pas;
• le pompier (incluant celui volontaire).

En l’absence d’un CAIPRP, le Règlement prévoit que le directeur général de l’organisme municipal exercera les fonctions confiées au CAIPRP par la Loi, soit les suivantes :

• assurer un rôle de leadership et contribuer à la promotion d’une culture organisationnelle qui renforce la protection des renseignements personnels et favorise la transparence;
• approuver des règles de gouvernance de l’organisme municipal à l’égard des renseignements personnels;
• être consulté, dès le début du projet et aux fins de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, pour tous les projets d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou d’une prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels. Il peut également suggérer, à toutes les étapes du projet :
  • la nomination d’une personne chargée de la mise en œuvre des mesures de protection des renseignements personnels;
  • des mesures de protection des renseignements personnels dans les documents relatifs au projet, comme un cahier des charges ou un contrat;
  • une description des responsabilités des participants au projet en matière de protection des renseignements personnels;
  • la tenue d’activités de formation sur la protection des renseignements personnels pour les participants;
• toute autre fonction attribuée par l’organisme municipal qui permettrait une meilleure gestion de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels.

Pour toute demande de soutien, les responsables de l’accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels des organismes municipaux sont invités à remplir le formulaire de service-conseil du Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques, à l’accès à l’information et à la laïcité.

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