Dépenses relatives aux fonctions d’élue municipale ou élu municipal

N^o 15 – 25 juin 2025

Les membres de conseils municipaux, dans le cadre de leurs fonctions, effectuent des dépenses pouvant être compensées par différents mécanismes prévus à la Loi sur le traitement des élus municipaux (LTEM). Elles et ils peuvent également bénéficier de dépenses assumées par leur municipalité.

Ce Muni-Express rappelle les différents mécanismes de remboursement des dépenses assumées par les élues et élus municipaux, ou des dépenses dont elles et ils bénéficient.

Comme prévu à l’article 19 de la LTEM, chaque membre d’un conseil municipal a droit, en plus de la rémunération fixée par règlement municipal, à une allocation de dépenses d’un montant égal à la moitié de cette rémunération jusqu’à concurrence de 20 294 $ pour l’année 2025 (ce montant est indexé annuellement).

Cette allocation est versée à titre de dédommagement pour la partie des dépenses inhérentes non autrement assumées par la municipalité.

Le versement de cette allocation ne nécessite pas de décision du conseil municipal, et la ou le membre du conseil n’a pas à justifier ni à fournir de reçus ou preuves de dépenses pour en bénéficier. L’allocation peut couvrir des frais de déplacement, l’achat de vêtements formels ou d’équipement, ainsi que des frais de repas avec des citoyennes et citoyens. L’allocation est non imposable aux fins de Revenu Québec, mais, depuis 2019, elle est imposable aux fins de l’Agence du revenu du Canada.

Le chapitre III de la LTEM prévoit les dispositions relatives au remboursement de dépenses assumées par une ou un membre d’un conseil municipal. Ces dépenses sont généralement liées à des activités de représentation de la municipalité.

Les activités de représentation incluent notamment la participation :

• à un congrès;
• à une instance d’un autre organisme municipal (ex. : une régie intermunicipale ou une municipalité régionale de comté);
• à une rencontre avec des partenaires de la municipalité (ex. : député, chambre de commerce, organisme de bassin versant).

Pour toute activité entraînant une dépense pour le compte de la municipalité, toute ou tout membre doit recevoir préalablement une autorisation du conseil et ne pas dépasser le montant prévu à cette autorisation. Dès lors, les dépenses engagées par cette ou ce membre peuvent être remboursées selon les modalités que s’est fixées le conseil (dont le critère de raisonnabilité).

Toutefois, la mairesse ou le maire n’est pas tenu d’obtenir une telle autorisation lorsqu’elle ou il agit dans l’exercice de ses fonctions et dans l’intérêt de la municipalité.

Les frais de déplacement engagés pour se rendre aux séances du conseil ne peuvent faire l’objet d’un remboursement. Ils sont déjà couverts par l’allocation de dépenses mentionnée dans la section précédente; cette activité étant inhérente à la fonction de membre du conseil.

Toutefois, une personne élue peut se faire rembourser des frais de repas à l’occasion d’une séance du conseil ou lors de toute réunion liée à cette séance, à condition que toutes et tous les membres du conseil y soient conviés (LTEM, art. 30.0.2). Par exemple, à l’occasion d’une réunion préparatoire visant à approfondir certains dossiers, laquelle pourrait également impliquer le personnel de la municipalité.

La municipalité peut, par les politiques financières adoptées par son conseil, choisir de prendre en charge certaines dépenses au bénéfice de ses élues et élus (en dehors des dispositions de la LTEM) ainsi que de son personnel. Toutefois, ces dépenses doivent être justifiées et réalisées dans un esprit de bonne gouvernance municipale et de saine gestion des fonds publics.

Notamment, en vertu de son pouvoir de dépenser, il peut être plus efficace que la municipalité assume la totalité de la facture d’un repas lors d’une réunion préparatoire à une séance du conseil, réunissant les personnes élues et le personnel municipal, plutôt que de procéder à un remboursement individualisé au prorata de la part revenant aux membres du conseil.

De même, la municipalité peut décider de fournir aux membres de son conseil un espace de travail pour la gestion de leurs dossiers ainsi qu’un téléphone cellulaire. Bien que ces avantages ne constituent pas un droit minimal prévu à la LTEM, ils peuvent être accordés, le cas échéant, conformément aux politiques financières de la municipalité.

Le chapitre IV.1 de la LTEM prévoit que toute municipalité de 20 000 habitants ou plus doit prévoir un crédit destiné au remboursement des dépenses de recherche et de soutien des conseillères et des conseillers. Dans ces municipalités, ce mécanisme s’ajoute aux autres moyens présentés précédemment.

Le Règlement sur le remboursement des dépenses de recherche et de soutien des conseillers, entré en vigueur le 1^er janvier 2013, encadre la gestion des budgets en précisant, notamment, les types de dépenses admissibles à un remboursement.

Le guide administratif Remboursement des dépenses de recherche et de soutien des conseillers (PDF 0,99 Mo) a été élaboré et constitue un complément utile d’information fournissant certaines précisions supplémentaires à l’égard des dépenses admissibles.

Étant donné la sensibilité associée à la gestion de fonds publics, le remboursement de dépenses liées aux fonctions des élues et des élus municipaux doit être fait de manière cohérente et rigoureuse, tout comme lorsque la municipalité assume directement certaines dépenses pour les personnes élues. Il importe de préciser qu’une même dépense ne pourra être assumée plus d’une fois par la municipalité.

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