Les bonnes pratiques en matière de participation à distance aux séances du conseil

N° 24– 9 décembre 2025

La Loi édictant la Loi visant à protéger les élus municipaux et à favoriser l’exercice sans entraves de leurs fonctions et modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal permet, depuis sa sanction le 6 juin 2024, aux membres des conseils municipaux de participer à distance à certaines séances ^{Lire le contenu de la note numéro 1} . Cette possibilité s’applique notamment lors de séances extraordinaires ou lorsque des raisons particulières, telles que des enjeux liés à la santé, un handicap, une grossesse ou des enjeux de sécurité, complexifient la participation en personne d’une ou un membre du conseil.

La Loi poursuit le double objectif d’accorder une souplesse aux membres de conseils municipaux ayant certaines contraintes personnelles, tout en maintenant la tenue des séances en présence comme moyen principal et habituel d’y participer.

Ce Muni-Express vise donc à informer les membres des conseils municipaux ainsi que les officières et officiers municipaux au sujet des modalités permettant une participation à distance à une séance du conseil.

Séances extraordinaires

La participation à distance est autorisée de plein droit lors de la tenue de séances extraordinaires du conseil. La souplesse accordée lors de ces séances, convoquées en dehors du calendrier ordinaire, vise à faciliter l’atteinte du quorum et à permettre de prendre rapidement certaines décisions urgentes.

Il est toutefois préférable de tenir des séances extraordinaires principalement en présentiel lorsqu’elles portent sur l’adoption du budget, le programme triennal d’immobilisations ou toute autre décision d’envergure. La tenue de séances en personne favorise une perception accrue de transparence pour le public.

Sécurité

La participation à distance est autorisée pour les séances ordinaires lorsqu’un risque important compromet la sécurité d’une ou un membre du conseil, par exemple en cas de tempête de neige, d’inondation ou de menace grave. Toutefois, une menace à la sécurité d’une personne ne signifie pas automatiquement qu’elle s’applique à une ou un autre membre du conseil. Chaque situation doit faire l’objet d’une analyse individuelle, en tenant compte des circonstances propres à chaque membre, à son lieu de résidence ou à ses déplacements.

Santé

Une ou un membre du conseil peut participer à distance lorsque sa santé ou celle d’un proche est en cause, notamment en cas de maladie, de complications liées à une grossesse ou d’obligations en tant que proche aidante ou proche aidant ^{Lire le contenu de la note numéro 2} . Cette possibilité est limitée à un maximum de trois séances ordinaires par année, sauf lorsqu’un certificat médical précise une durée spécifique. Il est recommandé qu’une officière ou un officier municipal soit désigné pour recevoir tout certificat médical. Certains renseignements personnels contenus dans ce document doivent être protégés conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Handicap

Lorsqu’un handicap empêche une ou un membre du conseil de participer en personne à une séance ordinaire, elle ou il peut recourir à la participation à distance. Cette possibilité ne soustrait cependant pas l’organisme municipal de son obligation d’accommoder la ou le membre qui souhaite participer en personne aux séances du conseil (ex. : aménager une rampe d’accès, fournir le matériel technologique nécessaire, etc.).

Grossesse, naissance ou adoption

La Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités (LERM) permet à une ou un membre du conseil de s’absenter de plein droit des séances du conseil pendant une période maximale de 18 semaines consécutives pour des motifs de grossesse, de naissance ou d’adoption d’un enfant (art. 317).

De plus, pour les mêmes motifs, les membres du conseil peuvent assister aux séances à distance pour une durée maximale de 50 semaines consécutives, desquelles seraient déduites leurs semaines d’absence complète. Par exemple, si une ou un membre du conseil s’absente pour une période de 18 semaines, il lui restera 32 semaines pendant lesquelles elle ou il pourra recourir à la participation à distance.

Dispositions particulières

En raison de leur situation géographique, la participation à distance est autorisée de plein droit pour tous les membres du conseil des MRC de Caniapiscau, de Minganie ou du Golfe-du-Saint-Laurent. Le même droit est accordé aux représentantes et représentants de la Municipalité de Rapides-des-Joachims (MRC du Pontiac), de la Municipalité de la paroisse de Notre-Dame-des-Sept-Douleurs (MRC de Rivière-du-Loup) ou de la Municipalité de la paroisse de Saint-Antoine-de-l’Isle-aux-Grues (MRC de Montmagny) siégeant au conseil de leur MRC, pour les séances de cette dernière. Ces situations étaient déjà prévues par le Code municipal du Québec avant la sanction de la Loi.

Il en est de même pour les membres du conseil du Gouvernement régional d’Eeyou-Istchee Baie-James désirant participer à distance. Cela dit, au moins deux séances de ce conseil doivent se tenir en présentiel chaque année :

• l’une sur le territoire d’une communauté crie;
• l’autre sur le territoire d’une municipalité enclavée (Matagami, Chibougamau, Lebel-sur-Quévillon ou Chapais) ou d’une localité (ex. : Valcanton ou Villebois).

Pour ces deux séances annuelles, les membres peuvent participer à distance pour un motif lié à :

• leur sécurité;
• leur santé ou celle d’un proche, à condition qu’un certificat médical atteste que la participation à distance est nécessaire;
• un handicap constituant un obstacle à leur participation en personne;
• leur grossesse;
• la naissance ou l’adoption d’un enfant.

Ces membres du conseil sont néanmoins soumis aux mêmes mesures de suivi et de transparence que les membres des autres conseils, comme indiqué plus bas.

Lieu situé au Québec ou dans une province limitrophe

La participation à distance doit avoir lieu à partir d’un endroit situé au Québec ou dans une province limitrophe. Dans le cas contraire, la personne serait considérée comme absente de la séance aux fins du calcul du nombre de jours d’absence (LERM, art. 317).

Cette précision dans les lois municipales vise à :

• faciliter les recours de la Commission municipale du Québec à l’égard d’une ou un membre du conseil qui souhaiterait notamment profiter de la possibilité de participer à distance pour voyager à l’extérieur de façon prolongée, ce qui l’amènerait à ne pas être présent sur son territoire;
• garantir la sécurité des échanges.

Moyen technologique utilisé

Le moyen technologique utilisé doit permettre aux membres du conseil, entre eux et avec l’assistance, de se voir et de s’entendre en temps réel, notamment lorsque l’un d’eux participe à distance. Cette exigence vise à préserver la transparence et le caractère public des séances.

D’ailleurs, le moyen technologique utilisé pour permettre la participation à distance des élues et élus est susceptible de faciliter la diffusion en temps réel de la séance du conseil. Une telle diffusion est une bonne pratique puisqu’elle permet aux citoyennes et citoyens qui ne peuvent se déplacer de suivre les délibérations.

Mention au procès-verbal

Le nom de toute membre ou tout membre du conseil participant à la séance doit apparaître au procès-verbal de la séance, avec l’indication qu’elle ou il a participé à distance, le cas échéant.

Enregistrement vidéo

Si la majorité des membres du conseil participent à distance, la séance doit être enregistrée et rendue publique dès le jour ouvrable suivant sur le site Web de l’organisme municipal ou sur tout autre site désigné par résolution.

Participation du public

Même dans une situation où une majorité, voire l’ensemble des membres du conseil, assiste à une séance à distance, le conseil demeure responsable d’assurer la participation du public depuis le lieu habituel des séances. À cette fin, il peut définir les modalités appropriées, par exemple pour :

• assurer la présence physique d’une représentante ou d’un représentant de l’organisme municipal, comme la présidente ou le président, la directrice générale ou le directeur général ou la greffière-trésorière ou le greffier-trésorier;
• fixer un quorum minimal en présentiel;
• désigner une employée ou un employé municipal sur place pour accueillir les citoyennes et citoyens, gérer l’équipement technique et assurer la diffusion ou la projection en direct de la séance.

Les lois municipales ne précisent pas explicitement la possibilité de participer à distance aux séances des conseils municipaux pour les officières et officiers municipaux (par exemple, pour ceux du greffe, de la trésorerie et de la direction générale). Cela dit, ces personnes ont l’obligation légale d’assister aux séances en raison de leurs rôles et de leurs responsabilités. Toutefois, si les moyens technologiques leur permettent d’exercer adéquatement leurs fonctions, telles que rédiger le procès-verbal, recevoir les documents déposés ou intervenir durant la séance, leur participation à distance pourrait être possible.

Le conseil municipal est invité à encadrer la participation à distance de ses officières et officiers et, le cas échéant, à leur fournir les outils nécessaires afin qu’ils remplissent adéquatement leurs tâches.

Pour une application efficace de ces dispositions, il est recommandé que les organismes municipaux adoptent une procédure interne établissant des balises claires sur la participation à distance. Ils devraient également former les membres du conseil ainsi que les officières et officiers municipaux à l’utilisation des outils de visioconférence, les outiller en conséquence et informer les citoyennes et citoyens sur les modalités de diffusion des séances.

Enfin, une élue ou un élu qui utiliserait la participation à distance de façon contraire à la loi ou de façon abusive (ex. : participer à distance pendant plusieurs séances depuis un autre pays ou ne pas fournir de preuve médicale, alors qu’elle ou il a participé à distance pendant plus de trois séances) pourrait faire l’objet d’une enquête de la Commission municipale du Québec.

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