Règles en matière de gestion des copropriétés divises

Tous les syndicats de copropriété divise au Québec doivent se conformer au Règlement. Le conseil d’administration du syndicat ou l’assemblée des copropriétaires ne peuvent décider de s’y soustraire.

Ce règlement s’inscrit dans la continuité du projet de loi n^o 16 (2019, chapitre 28) et du projet de loi n^o 31 (2024, chapitre 2). Il vise une gestion plus transparente et plus responsable des copropriétés. Plus précisément, il permet :

• de renforcer la protection financière des copropriétaires;
• d’améliorer la gouvernance des syndicats;
• d’assurer la pérennité du parc de copropriétés divises;
• de protéger les acheteurs lors d’une transaction.

Les syndicats de copropriété divise ont l’obligation de faire établir un carnet d’entretien et de faire produire une étude du fonds de prévoyance.

Les syndicats ont un délai de trois ans et un jour pour faire établir leur carnet d’entretien et obtenir une première étude du fonds de prévoyance.

Nouvelles copropriétés : Si le promoteur ou la promotrice a le contrôle du syndicat ou s’il ou elle vient tout juste de le perdre, il ou elle a la responsabilité de fournir ces documents au syndicat. 

Objectif : consigner l’ensemble des travaux faits et à faire sur l’immeuble pour assurer un suivi rigoureux de son état.

Les syndicats doivent tenir à jour un carnet d’entretien contenant :

• un inventaire détaillé :
  • des parties communes de l’immeuble dont les matériaux, les appareils et les équipements qui les composent;
  • des matériaux, des appareils et des équipements installés dans les parties privatives de l’immeuble et dont le syndicat est responsable de l’entretien;
• une section distincte comprenant :
  • une description des réparations majeures et des remplacements à effectuer sur chacun des matériaux, des appareils et des équipements durant les 25 prochaines années – une année de réalisation pour chaque réparation majeure et chaque remplacement à effectuer doit être indiquée;
  • une évaluation de l’état et une estimation de la durée de vie utile restante des matériaux, des appareils et des équipements énumérés dans l’inventaire;
• une liste des réparations majeures et des remplacements effectués ainsi que leur date de réalisation et leur coût;
• les documents afférents aux travaux (plans, devis et contrats, etc.).

Le carnet d’entretien est exigé par l’article 1070.2 du Code civil du Québec.

Qui peut produire le carnet d’entretien?

Seule une personne habilitée par le Règlement peut établir le carnet d’entretien. Elle doit être membre de l’un des ordres suivants :

• Ordre des ingénieurs du Québec;
• Ordre des évaluateurs agréés du Québec;
• Ordre des architectes du Québec;
• Ordre des technologues professionnels du Québec.

Cette personne doit travailler principalement en gestion, en construction, en rénovation, en évaluation ou en inspection immobilière. 

Elle ne doit pas avoir de lien direct avec la copropriété ou avec ses occupants. Par exemple, elle ne peut pas être :

• membre du conseil d’administration;
• gérante de la copropriété;
• copropriétaire ou occupante de l’immeuble;
• conjointe d’un ou d’une copropriétaire ou d’un occupant ou d’une occupante de l’immeuble;
• actionnaire, dirigeante, administratrice ou employée d’une compagnie qui est copropriétaire de l’immeuble, qui l’occupe ou qui en est gestionnaire.

Qui peut mettre à jour le carnet d’entretien?

C’est le conseil d’administration qui doit mettre à jour le carnet d’entretien. Il doit le faire au moins une fois par année. 

Il doit ajouter au carnet d’entretien les documents et les informations sur tous les entretiens effectués. 

Si des réparations ou des remplacements prévus n’ont pas été effectués, le conseil d’administration doit le noter au carnet et en justifier la raison.

Quand doit-on réviser le carnet d’entretien et qui peut le réviser?

Le carnet d’entretien doit être révisé au moins tous les cinq ans. Les professionnels et professionnelles qui peuvent réviser le carnet d’entretien sont les mêmes que ceux qui peuvent le produire. 

Dans certains cas, une révision tous les dix ans est suffisante. Cela s’applique si la copropriété remplit au moins l’une des conditions suivantes :

• l’immeuble comprend huit parties privatives ou moins, sans compter les espaces de stationnement ou de rangement ou les autres parties privatives accessoires;
• les parties communes ne se trouvent pas dans un bâtiment (ex. : un terrain ou une piscine extérieure);
• l’immeuble compte au plus 3 étages entièrement hors sol.

Exemples de copropriétés qui se trouvent dans cette situation : 

• une copropriété de 10 parties privatives dont 4 sont des logements, 2 ont une destination commerciale et 4 sont des stationnements ;
• une copropriété composée d’une piscine ou d’une bande de terrain;
• une copropriété composée de plus de 12 maisons de ville de trois étages dont seule la toiture est considérée comme une partie commune.

Chaque fois qu’un carnet d’entretien est établit ou révisé, une visite de la copropriété doit être effectuée. Celle-ci est réalisée par une professionnelle ou un professionnel habilité ou par une personne étant sous sa supervision. L’inspection permet de faire le point sur l’état actuel de la copropriété, de vérifier les équipements présents et de s’assurer que les informations inscrites dans le carnet sont justes et à jour. 

Objectif : s’assurer que la copropriété dispose des fonds nécessaires pour financer les réparations majeures et les remplacements à effectuer dans les parties communes.

L’étude du fonds de prévoyance s’appuie sur les données du carnet d’entretien, notamment les travaux prévus sur 25 ans pour les parties communes et la révision effectuée par la professionnelle ou le professionnel habilité. Elle permet d’évaluer combien d’argent doit être mis de côté chaque année pour éviter les mauvaises surprises lorsque des réparations majeures et des remplacements sur les parties communes doivent être faits. 

L’étude du fonds de prévoyance recommande le montant que doit contenir le fonds de prévoyance au début de chaque année et les sommes à y verser. Elle permet de déterminer une partie des frais de condo. 

Cette étude est exigée par l’article 1071 du Code civil du Québec.

Qui peut produire l’étude du fonds de prévoyance?

Seule une personne habilitée par le Règlement peut établir l’étude du fonds de prévoyance. Elle doit être membre de l’un des ordres suivants :

• Ordre des ingénieurs du Québec;
• Ordre des évaluateurs agréés du Québec;
• Ordre des architectes du Québec;
• Ordre des technologues professionnels du Québec;
• Ordre des comptables professionnels agréés du Québec.

Comme pour le carnet d’entretien, cette personne ne doit pas avoir de lien avec la copropriété ou ses occupants. 

Quand doit-on réviser l’étude du fonds de prévoyance et qui doit la réviser?

Le conseil d’administration doit obtenir une étude du fonds de prévoyance tous les 5 ans. 

Les professionnels et professionnelles qui peuvent réviser l’étude du fonds de prévoyance sont les mêmes que ceux qui peuvent la réaliser. 

Objectif : procurer à un promettant acheteur ou à une promettant acheteuse tous les éléments nécessaires pour lui permettre de prendre une décision éclairée.

Lorsqu’un ou une copropriétaire vend son condo, le syndicat doit remettre au vendeur ou à la vendeuse une attestation sur l’état de la copropriété dans un délai de 15 jours suivant sa demande. 

Voici les informations obligatoires que doit contenir l’attestation :

• le montant actuel du fonds de prévoyance, ainsi que la somme devant être disponible pour entreprendre l’année en cours selon l’étude la plus récente;
• les contributions aux charges communes demandées aux copropriétaires et celles payées au cours des trois dernières années;
• les liquidités disponibles pour couvrir les dépenses courantes;
• les excédents ou déficits des trois derniers états financiers;
• le budget prévu pour l’année en cours;
• la confirmation que le syndicat détient bien les assurances obligatoires en vertu du Code civil du Québec;
• le montant du fonds d’autoassurance et celui de la franchise la plus élevée prévue par les assurances;
• un résumé des éléments suivants :
  • les inspections ou expertises menées par le syndicat sur l’état de l’immeuble depuis cinq ans;
  • les sinistres connus ayant touché l’unité en vente ou les parties communes au cours des 5 dernières années;
  • les réparations majeures et remplacement des parties communes effectués durant les 5 dernières années, leur date et leur coût;
  • les travaux importants prévus dans les dix prochaines années, leur date estimée et leur coût;
  • les litiges en cours impliquant le syndicat;
  • les modifications apportées à la déclaration de copropriété depuis trois ans.

L’attestation doit être datée et signée par une personne autorisée. 

À retenir! Advenant le cas où un vendeur ou une vendeuse demande au syndicat de copropriété de remplir un autre modèle d’attestation (DRCOP, RGCQ, etc.), seules les informations minimales prescrites par le Règlement demeurent obligatoires. Toutefois, le syndicat peut y inclure tout autre élément qu’il juge essentiel de transmettre au promettant acheteur ou à la promettant acheteuse, dans le respect de la vie privée des copropriétaires.

Cette obligation est inscrite à l’article 1068.1 du Code civil du Québec.

Objectif : offrir une option de plus pour protéger les acomptes versés lors de l’achat de copropriétés neuves.

Seuls les membres des ordres suivants peuvent détenir un acompte dans un compte en fidéicommis : 

• Barreau du Québec
• Chambre des notaires du Québec
• Ordre des administrateurs agréés du Québec
• Ordre des comptables professionnels agréés du Québec

Les promoteurs devront rembourser les acomptes aux acheteurs lorsqu’un condo n’aura pas été livré à la date convenue dans le contrat préliminaire. 

La date convenue peut être un moment précis ou se rapporter à une période pouvant s’échelonner sur plusieurs mois (par exemple, l’automne 2025). Dans ce dernier cas, la date convenue serait considérée comme la dernière journée de l’automne.

La date convenue peut être modifiée. Pour que la modification soit valide, elle doit avoir été apportée au contrat préliminaire et le contrat doit être à nouveau signé par les deux parties.

Il s’agit d’une mesure prévue à l’article 1791.1 du Code civil du Québec.

En plus des mesures prévues au Règlement, d’autres mesures prévues par le projet de loi n^o 16 entrent en vigueur avec ce dernier.

Fonds de prévoyance 

• Après l’obtention de la première étude du fonds de prévoyance, le conseil d’administration dispose d’un maximum de 30 jours après l’assemblée annuelle pour établir les sommes à verser en suivant les recommandations de l’étude.
• Si l’étude démontre que le fonds est insuffisant pour couvrir les réparations majeures et les remplacements prévus dans les parties communes, le conseil d’administration devra ajuster les contributions annuelles. Il dispose d’un maximum de 10 ans pour renflouer le fonds.
• Pour les copropriétés en construction, jusqu’à ce que le promoteur ou la promotrice obtienne l’étude du fonds de prévoyance, les sommes à verser dans ce fonds doivent correspondre à 0,5 % de la valeur de reconstruction de l’immeuble.

Délais de transmission du carnet d’entretien et de l’étude du fonds de prévoyance

• Dès que ces documents sont produits, le conseil d’administration a 60 jours pour les rendre disponibles aux copropriétaires. Si l’assemblée annuelle a lieu avant cette échéance, il doit les rendre disponibles avant l’assemblée.
• Le promoteur ou la promotrice doit fournir au syndicat le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance en même temps que les autres documents prévus à l’article 1106.1 du Code civil du Québec, soit dans les 30 jours suivant l’assemblée extraordinaire de transition. Pour les copropriétés dont l’assemblée de transition a eu lieu entre le 30^e jour précédant la date d’entrée en vigueur du règlement et le 90^e jour suivant cette date, le promoteur ou la promotrice doit fournir les documents au syndicat dans les 6 mois suivant la date de l’assemblée.
• Le règlement étant entré en vigueur le 14 août 2025, si l’assemblée de transition a eu lieu entre le 15 juillet 2025 et le 12 novembre 2025, le promoteur ou la promotrice aura jusqu’à 6 mois après l’assemblée de transition pour remettre les documents au syndicat. Par exemple, si l’assemblée de transition a lieu le 1^er septembre 2025, le promoteur aura jusqu’au 1^er mars 2026 pour le faire.