Programme d’amélioration et de construction d’infrastructures municipales (PRACIM)

Le Programme d’amélioration et de construction d’infrastructures municipales (PRACIM) vise à soutenir l’amélioration, l’ajout, le remplacement et le maintien de bâtiments municipaux de base, qu’ils aient une vocation municipale ou communautaire. Cela a pour but de résoudre des problématiques importantes associées à leur état ou de remédier à leur absence. Le programme a également pour objectif de favoriser la réalisation de projets visant la mise en commun de services pour ces mêmes bâtiments.

Plus particulièrement, le PRACIM offre un accompagnement financier aux municipalités dont la capacité financière est plus limitée. Il permet aussi d’appuyer financièrement la réalisation de projets préconisant la mise en commun de services et le partage d’infrastructures entre les municipalités.

Le PRACIM est composé de deux volets :

• Volet 1 — Projets de bâtiments de base à vocation municipale ou communautaire;
• Volet 2 — Projets de bâtiments de base à vocation municipale ou communautaire dans le cadre d’une mise en commun de services ou d’un regroupement municipal.

Pour consulter la description complète du PRACIM et de ses deux volets ou encore obtenir des précisions sur les modalités d’admissibilité d’un projet, veuillez consulter les guides suivants :

À moins d’un avis contraire, les demandes d’aide financière peuvent être déposées en tout temps. Les municipalités peuvent remplir le formulaire de présentation d’un projet à partir du service en ligne PRACIM, accessible via le Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales  (PGAMR).

Si vous souhaitez présenter plus d’un projet, vous devez remplir un formulaire de présentation pour chacun des projets et y joindre les documents obligatoires.

Chaque demande d’aide financière présentée dans le cadre du PRACIM doit être accompagnée du formulaire suivant : 

Pour les projets de mise en commun de services du volet 2, un seul formulaire de demande d’aide financière doit être transmis. Il doit être rempli par la Régie intermunicipale ou une des municipalités admissibles au programme. La municipalité qui sera propriétaire de l’infrastructure est à privilégier ou, sinon, celle qui sera le maître d’œuvre des travaux.

La Régie intermunicipale ou la municipalité doit, dans son formulaire de renseignements complémentaires, identifier les municipalités qui participent au projet.

Pour accéder au service en ligne PRACIM, vous devez vous rendre sur le Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales (PGAMR) et vous connecter avec vos accès clicSÉQUR Entreprises.

Tous les employés et employées d’une municipalité, d’une MRC ou d’une régie intermunicipale inscrite au PGAMR et possédant un code d’utilisateur clicSÉQUR ont accès automatiquement au service en ligne PRACIM.

Pour accéder au service en ligne PRACIM, les firmes-conseils, les consultants et les collaborateurs doivent s’inscrire au PGAMR à l’aide de leurs accès clicSÉQUR Entreprises et ensuite être ajoutés à titre de mandataires par la municipalité, la MRC ou la régie intermunicipale.

Les municipalités ou les régies intermunicipales qui désirent confier à un mandataire la préparation d’une demande d’aide financière en leur nom peuvent consulter les Instructions aux municipalités pour mandater une firme-conseil, un consultant ou un collaborateur (PDF 41 Ko).

Accéder au service en ligne

Obtenir de l’aide pour s’inscrire au PGAMR 

Évaluation de la conception d’un bâtiment avec une structure principale en bois et émissions des gaz à effet de serre

À la suite de l’adoption de la Politique d’intégration du bois dans la construction , le gouvernement du Québec s’est doté d’un plan d’action dont l’un des objectifs vise à accroître le nombre de constructions en bois qui bénéficient d’une aide financière du Québec.

Dans un souci de contribuer à cet objectif, tous les requérants qui ont l’intention de réaliser un projet d’agrandissement ou de construction, peu importe les matériaux utilisés, doivent, à l’étape d’avant‑projet :

• Réaliser l’évaluation de la conception d’un bâtiment avec une structure principale en bois en remplissant la Grille d’évaluation de la conception d’un bâtiment avec une structure principale en bois (XLSX 42 Ko).
• Réaliser une évaluation comparative des émissions de gaz à effet de serre  sur le site Web de Gestimat. Cette évaluation doit aussi être effectuée après la réalisation des travaux, et ce, peu importe les matériaux de construction utilisés.

Bonification pour l’utilisation du bois

Une bonification du taux d’aide financière de 8 % peut être accordée à un projet lorsque l’infrastructure visée est composée d’une structure principale en bois. Afin de pouvoir tirer profit de cette bonification, la professionnelle ou le professionnel responsable de la conception des plans et devis devra attester que le projet sera réalisé avec une telle structure en remplissant l’Attestation de conception d’un bâtiment ayant une structure principale en bois (PDF 321 Ko) préalablement à la recommandation pour la promesse d’aide financière liée au projet. Cette attestation n’a pas à être transmise au moment du dépôt de la demande.

Les demandes d’aide financière soumises au PRACIM sont évaluées selon une grille d’analyse comportant plusieurs critères, tels que :

• l’importance et la démonstration de la problématique soulevée;
• l’état de désuétude générale et le niveau de fonctionnalité du bâtiment;
• les conséquences sur le maintien des services.

La demande d’aide financière doit être documentée, structurée et accompagnée de photographies venant appuyer la déclaration sur la problématique et l’état physique du bâtiment.

Les demandes sont présélectionnées à trois périodes dans l’année, soit en janvier, en mai et en septembre, dans le respect de l’enveloppe budgétaire annuelle.

Celles qui n’auront pas été analysées préalablement à l’une de ces périodes et celles jugées prioritaires mais non retenues demeureront actives en vue de la prochaine période de présélection. 

Les demandes non prioritaires ou non admissibles au programme sont quant à elles fermées en continu.

Lorsque le Ministère présélectionne une demande, il informe le requérant concerné par une lettre administrative. Cette lettre précise également les renseignements supplémentaires requis pour compléter l’analyse du dossier. Ce n’est qu’après la transmission de ces renseignements à la satisfaction du Ministère que l’aide financière pourra être confirmée au requérant par la transmission d’une lettre de promesse d’aide financière signée par la ministre.

Tant que la ministre n’a pas signé la lettre de promesse d’aide financière, le requérant ne peut pas octroyer de contrat de construction pour son projet, et ce, même sous la condition d’obtenir cette aide financière. Les travaux ne peuvent en aucun cas débuter avant cette signature. À défaut de respecter l’une ou l’autre de ces conditions, le projet ne sera plus admissible au programme. À noter qu’une lettre d’approbation d’un règlement d’emprunt n’est pas une lettre de promesse d’aide financière.

Ainsi, lorsqu’à la suite d’un appel d’offres ou de l’obtention de soumissions, les représentants de la municipalité et le conseil municipal prennent connaissance de ces offres et soumissions, ils doivent se garder de poser tout geste qui pourrait être interprété comme l’octroi d’un contrat avant la date de la signature par la ministre de la lettre de promesse. Ces gestes pourraient être, par exemple, de confirmer, conditionnellement ou non, par résolution ou par un autre moyen, le contrat au soumissionnaire, d’accepter son offre ou de retenir ses services.

Enfin, les municipalités doivent s’assurer de prendre les mesures appropriées afin que les contrats nécessaires à la réalisation des travaux admissibles soient octroyés dans le respect des lois, des règlements et des normes en vigueur, incluant leur règlement de gestion contractuelle.

Toutes les demandes retenues aux fins d’aide financière feront l’objet d’une convention qui établit, entre autres, les travaux admissibles, l’échéancier, les modalités de versement de l’aide financière ainsi que les obligations de chacune des parties. Les dates de réalisation des travaux spécifiées dans la convention d’aide financière doivent être respectées. Pour faire modifier ces dates, le bénéficiaire doit justifier sa demande par écrit au ministère des Affaires municipales et de l’Habitation.

Les bénéficiaires de l’aide financière doivent rendre compte des dépenses engagées pour tout projet subventionné par le programme. À cet égard, les bénéficiaires seront sollicités en temps opportun.

Pour bénéficier de l’aide financière octroyée, les bénéficiaires doivent présenter des réclamations de dépenses engagées et payées pour le projet. Une première réclamation de dépenses pourra être soumise uniquement lorsque le ou les contrats de construction octroyés totaliseront au moins 50 % du coût maximal admissible indiqué à la convention d’aide financière.

Si l’aide financière indiquée à l’annexe A de la convention d’aide financière est inférieure à 1 000 000 $, les bénéficiaires devront transmettre une seule réclamation finale.

Si l’aide financière indiquée à la convention d’aide financière est de 1 000 000 $ ou plus, les bénéficiaires devront transmettre un maximum d’une réclamation de dépenses par année financière du gouvernement.

Chaque réclamation partielle devra représenter au moins 25 % du coût maximal admissible indiqué à la convention d’aide financière.

Les bénéficiaires doivent présenter leur réclamation finale de dépenses au plus tard trois mois après la date de fin des travaux spécifiée à la convention d’aide financière.

Instructions relatives au formulaire de réclamation de dépenses

Nous vous invitons à prendre connaissance des Instructions relatives au formulaire de réclamation avant d’entamer la préparation de toute réclamation de dépenses.

Documents à joindre aux réclamations de dépenses

Toute réclamation de dépenses doit comprendre les documents suivants :

• Formulaire de réclamation (XLSX 844 Ko)
• Attestation de la directrice générale ou du directeur général (PDF 227 Ko)
• Attestation du directeur général concernant la liste des employés municipaux affectés à la réalisation des travaux (XLSX 164 Ko) (si applicable)
  Afin que les dépenses en salaires effectuées en régie puissent être reconnues admissibles, la direction générale du bénéficiaire doit fournir la liste des employées et employés municipaux affectés au projet, en plus de tenir un registre des feuilles de temps remplies par ces derniers et de le rendre disponible aux fins de vérification. En termes de reddition auprès du Ministère, la direction générale devra remplir et transmettre cette attestation avec chacune des réclamations de remboursement de dépenses.
• Rapport établissant les coûts des matériaux utilisés basés sur le coût réel d’achat (XLSX 43 Ko) (si applicable) 
  Lorsque le bénéficiaire utilise une réserve de matériaux pour la réalisation des projets en régie, une ingénieure ou un ingénieur de la municipalité, la directrice générale ou le directeur général, ou la secrétaire-trésorière ou le secrétaire-trésorier doit fournir ce rapport comme pièce justificative.

La réclamation finale doit aussi comprendre :

• Formulaire d’attestation du responsable de la réalisation des travaux (PDF 751 Ko)
  Les bénéficiaires doivent soumettre ce formulaire avec la réclamation finale de dépenses. Les bénéficiaires pour lesquels une ou un architecte ou une ingénieure ou un ingénieur a réalisé des plans et devis ou a effectué la surveillance des travaux doivent obligatoirement faire remplir le formulaire par cette personne. 

Toutes les pièces justificatives originales doivent être conservées, car les projets peuvent être assujettis à une vérification.

Admissibilité des dépenses non prévisibles et incontournables pour des motifs de santé publique dans le contexte de la COVID-19

Dans le cadre du traitement des dépenses des projets bénéficiant d’une aide financière du présent programme, l’admissibilité des dépenses non prévisibles et incontournables pour des motifs de santé publique dans le contexte de la COVID-19 sera évaluée au cas par cas par le Ministère, selon la procédure d’approbation des directives de changement et conformément aux normes du programme en vigueur.

Les municipalités sont invitées à adresser leurs questions concernant l’admissibilité de telles directives de changement dans le cas de situations particulières par courriel directement à la personne chargée de projet du Ministère qui leur est assignée.