Programme d’infrastructures municipales d’eau (PRIMEAU) – Volet 1 – Infrastructures d’eau

L’aide financière vise à soutenir les municipalités dans la réalisation des études et des plans et devis ainsi que dans la réalisation de travaux de construction, de réfection ou d’agrandissement d’infrastructures d’eau potable et d’eaux usées, notamment dans le cadre de la mise aux normes des infrastructures.

Le service en ligne PRIMEAU est une application sécuritaire et accessible à partir du Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales (PGAMR). La personne qui désire y accéder doit préalablement avoir en sa possession son identifiant unique ainsi que son mot de passe clicSÉQUR. De plus, qu’il s’agisse d’un employé d’un organisme municipal, d’un membre d’une firme-conseil, d’un consultant et ou d’un collaborateur externe, cette personne doit également être inscrite au PGAMR et avoir obtenu l’autorisation de la municipalité pour y avoir accès.

Pour obtenir un code d’utilisateur clicSÉQUR, vous devez vous adresser au responsable des services électroniques (RSÉ) qui a été désigné au sein de votre organisme. C’est votre RSÉ qui doit vous créer un compte et vous donner les accès au portail et service en ligne PRIMEAU. Si vous ne savez pas qui est le RSÉ de votre organisme, veuillez communiquer avec le service à la clientèle clicSÉQUR‑Entreprises.

Si votre organisme n’est pas inscrit à clicSÉQUR‑Entreprises, il doit d’abord s'inscrire à clicSÉQUR‑Entreprises auprès de Revenu Québec et faire une demande d’accès aux services électroniques offerts par le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation.

Les municipalités qui désirent confier à un mandataire la préparation d’une demande d’aide financière en leur nom, peuvent consulter les Instructions aux municipalités pour mandater une firme‑conseil, un consultant ou un collaborateur (PDF 41 Ko).

Le volet 1 du programme PRIMEAU prévoit l’octroi de l’aide financière en 2 étapes à l’égard d’un projet d’infrastructure. La première étape (sous‑volet 1.1) englobe la réalisation des études préliminaires, la conception des ouvrages et la confection des plans et devis définitifs. La seconde étape (sous‑volet 1.2) concerne l’appel d’offres de construction et la réalisation des travaux.

Les projets estimés à plus de 2 M$ comportant des travaux de traitement d’eau potable ou de traitement d’eaux usées retenus pour fins d’aide financière dans le cadre du volet 1, font l’objet d’un encadrement qui inclut certaines validations aux étapes clés du projet.

Lorsque la réalisation du projet d’infrastructure est prévue conjointement avec des travaux non subventionnés au programme PRIMEAU, un partage des travaux et des coûts doit être effectué et soumis pour approbation. Dans le cas où il s’agit de travaux de pose de conduites dans une tranchée commune, le partage doit être établi selon les pourcentages indiqués dans le document ci‑après. Ces pourcentages concernent les travaux d’excavation, de remblayage, de chaussée et de pavage. Ils s’appliquent également pour toute modification ou pour tout ajout de travaux lors de la réalisation du projet. Exceptionnellement, des pourcentages différents pourront être reconnus pour tenir compte de conditions spéciales.

Toutes les demandes retenues pour fins d’aide financière au volet 1 font l’objet d’un protocole d’entente établissant, entre autres, les activités ou travaux admissibles, les modalités de versement de l’aide financière ainsi que les obligations de chacune des parties.

Les dépenses effectuées en régie sont admissibles à compter du 15 mai 2018.

Pour que les dépenses en salaire effectuées en régie puissent être reconnues admissibles, le directeur général de la municipalité doit fournir dans le cadre du sous‑volet 1.1, la liste des employés municipaux directement affectés aux études et aux plans et devis et dans le cadre du sous‑volet 1.2, la liste des employés municipaux affectés à la réalisation des travaux. À cet effet, la municipalité doit tenir un registre des feuilles de temps remplies par ses employés et le rendre disponible aux fins de vérification.

Dans le cadre du sous‑volet 1.2, la municipalité doit rendre disponibles aux fins de vérification toutes les factures et les documents de paiement de fourniture ou de matériaux. Si la municipalité utilise une réserve de matériaux pour la réalisation des projets en régie, un ingénieur de la municipalité, le directeur général ou le secrétaire‑trésorier devra fournir comme pièce justificative un rapport établissant les coûts des matériaux utilisés basés sur le coût réel d’achat.

Également, dans le cadre du sous‑volet 1.2, le formulaire d’attestation du responsable de la réalisation des travaux devra être signé par un ingénieur ou un architecte responsable de la conception ou la surveillance des travaux réalisés en régie.

Dans le cadre du traitement des dépenses des projets bénéficiant d’une aide financière du présent programme, l’admissibilité des dépenses non prévisibles et incontournables pour des motifs de santé publique dans le contexte de la COVID‑19 sont évaluées au cas par cas selon la procédure d’approbation des directives de changement conformément aux normes du programme en vigueur.

Toutefois, ne sont pas recevables aux fins d’aide financière, d’éventuelles directives de changement présentant des dépenses associées à des mesures sanitaires visant les contrats dont les soumissions ont été déposées après l’entrée en vigueur de ces mesures, telles que l’ajout de lavabos alimentés avec de l’eau propre, la fourniture de lingettes désinfectantes, l’ajout de toilettes chimiques, l’ajout de roulottes pour permettre la distanciation de 2 mètres entre les travailleurs aux heures de repas et les équipements de protection individuelle additionnels.

Les municipalités sont invitées à adresser leurs questions concernant l’admissibilité de telles directives de changements dans le cas de situations particulières par courriel directement au chargé de projet assigné à leur dossier ou à l’adresse indiquée au bas de cette page.

Modifications des travaux ou des coûts d'un projet

En cours d’exécution des travaux, des situations nécessitant des modifications aux travaux et des coûts additionnels peuvent se présenter. L’admissibilité à l’aide financière de ces modifications et des coûts additionnels qu’elles impliquent doit être.

Pour soumettre toute demande de modification, la municipalité doit compléter et transmettre le Bordereau d’admissibilité (DOCX 67 Ko) en y incluant tous les renseignements demandés. Toutes les modifications aux travaux prévus au contrat de construction, incluant celles dont le coût est établi à partir du bordereau de prix du contrat, doivent être soumises pour approbation.

Pour les modifications autorisées par la municipalité ou l’un de ses mandataires avant le 15 mai 2018, les coûts additionnels imputables à des modifications résultant d’omissions ou d’erreurs sur les plans et devis de construction, de conditions prévisibles, d’un défaut par rapport aux obligations du contrat de construction ou d’ajout de travaux ne seront pas reconnus admissibles.

Pour les modifications autorisées par la municipalité ou l’un de ses mandataires à compter du 15 mai 2018, voir l’article 5.5.1.4 du Guide du programme en vigueur au 15 mai 2018.

Suivi de l’avancement des travaux

Les municipalités doivent rendre compte périodiquement des dépenses engagées pour tout projet subventionné dans le programme. Un courriel est envoyé aux municipalités concernées pour les inviter à remplir et à transmettre le formulaire de suivi de l’avancement des travaux à partir du service en ligne « Suivi des travaux », disponible dans le Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales (PGAMR).

Clause relative au contrôle de la qualité

Les travaux réalisés à contrat ou en régie seront assujettis à la clause relative au contrôle de la qualité. Le formulaire d’attestation du responsable de la réalisation des travaux doit être transmis lors de la réclamation finale des dépenses et est disponible à la section Réclamations de dépenses – sous‑volet 1.2.

Méthodologie à suivre pour la transmission des documents

Toutes les réclamations (partielles et finale), doivent être transmises avec les documents suivants en respectant la méthodologie présentée ci‑après afin d’accélérer le traitement des réclamations. Assurez‑vous que les documents numérisés sont lisibles :

• le formulaire de réclamation doit être transmis dans le format Excel;
• la première page du formulaire de réclamation doit être signée et transmise en format PDF;
• chaque décompte progressif doit faire l’objet d’un fichier PDF (un PDF par décompte) dans lequel on doit retrouver le sommaire signé du décompte, le bordereau de coûts détaillé ainsi que la recommandation de paiement signée. Prendre soin d’indiquer dans le nom des fichiers PDF, le nom de l’entrepreneur, n° du décompte et, le cas échéant, le numéro de lot lorsque plusieurs lots (applicable seulement au sous‑volet 1.2);
• chacune des pages d’annexes complétées du formulaire de réclamation doit être numérisée dans un fichier PDF séparé dans lequel on doit également retrouver une copie des factures des dépenses apparaissant sur la page d’annexe (excluant les décomptes progressifs qui font l’objet de fichiers PDF spécifiques). Prendre soin d’indiquer dans le nom des fichiers PDF, le n° de l’annexe (ex. Annexe B1).
  • Une page d'annexe doit être complétée pour chaque année financière différente (1^er avril au 31 mars). De plus, veuillez lister les dépenses dans chaque annexe en ordre chronologique (de la plus ancienne à la plus récente). Pour les annexes impliquant des factures, veuillez numériser les factures dans le même ordre que les dépenses et vous assurer que toutes les pages des factures sont présentes.

Sous-volet 1.1 – Études préliminaires et plans et devis

Pour toucher l’aide financière octroyée, les municipalités bénéficiaires doivent présenter une seule réclamation de dépenses. Le formulaire de réclamation de dépenses doit obligatoirement être transmis de façon numérique par courriel et être accompagné des documents énumérés ci‑dessous.

Sous-volet 1.2 – Réalisation des travaux

Pour toucher l’aide financière octroyée, les municipalités bénéficiaires doivent présenter des réclamations des dépenses engagées pour le projet. Les bénéficiaires d’aide financière ne devront soumettre une première réclamation des dépenses que lorsque le(s) contrat(s) de construction octroyé(s) totalisera(ront) au moins 50 % du coût maximal admissible indiqué au protocole d’entente. Tous les coûts admissibles devront avoir été payés par la municipalité avant d’être réclamés pour fins de remboursement, à l’exception des retenues contractuelles une fois la réception provisoire des travaux émise, lesquelles sont considérées comme des dépenses engagées et pouvant être remboursées.

Si l’aide financière indiquée à l’annexe B du protocole est inférieure à 1 000 000 $, les bénéficiaires devront transmettre une seule réclamation finale. Si l’aide financière indiquée au protocole est de 1 000 000 $ ou plus, les bénéficiaires devront transmettre un maximum de 2 réclamations de dépenses par année financière du gouvernement. Chaque réclamation partielle devra représenter au moins 25 % du coût maximal admissible indiqué au protocole.

Les bénéficiaires doivent présenter leurs travaux spécifiés au protocole d’entente.

Le formulaire de réclamation de dépenses ci‑dessous ainsi que les autres documents exigés doivent obligatoirement être transmis de façon numérique par courriel.

Après convenance avec le responsable du dossier, il est également possible de transmettre les documents volumineux au moyen d’un outil web de transfert de fichiers.

Documents à soumettre aux sous‑volets 1.1 et 1.2

Formulaire de réclamation (XLSX 448 Ko);

Instructions relatives au formulaire de réclamation (PDF 131 Ko);

Première page signée du formulaire de réclamation (PDF) ;

Le(s) décompte(s) progressif(s) des travaux liés à la réclamation (un PDF par décompte) incluant le sommaire signé, le bordereau de coûts détaillé ainsi que la recommandation de paiement signée (applicable seulement au sous‑volet 1.2);

Les pages d’annexes du formulaire de réclamation incluant les factures complètes associées (un PDF par page).

Copie du certificat d’autorisation de travaux du ministère de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques (MELCC) lorsque le projet nécessite une telle autorisation.

Utiliser le formulaire ci‑dessous pour les protocoles conclus avant le 15 mai 2018 :

Attestation du directeur général concernant le respect des obligations du protocole avant le 15 mai 2018 (XLSX 73 Ko)
Ce formulaire doit être joint à toute réclamation de dépenses

Utiliser le formulaire ci‑dessous pour les protocoles conclus à compter du 15 mai 2018 :

Attestation du directeur général concernant le respect des obligations du protocole après le 15 mai 2018 (XLSX 71 Ko)

Attestation du directeur général concernant la liste des employés municipaux affectés à la réalisation des travaux, si applicable (XLSX 38 Ko)
Ce formulaire doit être joint à la réclamation lorsque des salaires d’employés municipaux sont réclamés

Attestation du directeur général concernant le respect des lois, règlements et normes en vigueur (DOCX 48 Ko)
Ce document doit être joint uniquement à la réclamation finale de dépenses

Document additionnel à soumettre au sous‑volet 1.2

Formulaire d’attestation du responsable de la réalisation des travaux (PDF 253 Ko)
Ce formulaire doit être joint uniquement à la réclamation finale de dépenses