Documents exigés

Le plan d’affaires concernant le projet doit comprendre minimalement les éléments suivants :

• les coordonnées de l'organisation;
• la description de l'organisation et du projet;
• l’analyse du marché;
• le plan marketing;
• le plan opérationnel ;
• les ressources humaines;
• le financement ;
• le curriculum vitae.

Pour la mise de fonds, le ou les documents confirmant chaque source de financement sont exigés.

Pour un apport de fonds propres, les preuves de financement doivent préciser que l’organisation dispose de la mise de fonds nécessaire à la réalisation de son projet, avec date et signature. Voici quelques exemples de preuves de financement :

• Un courriel ou une attestation d’un établissement financier confirmant que la mise de fonds requise est disponible.
• Un courriel ou une attestation d’un établissement financier confirmant le renouvellement de la marge de crédit.
• Un courriel ou une attestation d’un comptable (CPA, CA – CPA, CGA – CPA, CMA) confirmant que la mise de fonds requise est disponible.
• Un relevé du compte bancaire (p. ex. : un état de compte) de l’organisation confirmant que la mise de fonds requise est disponible.
• Un budget adopté par un conseil municipal.
• Une résolution d’un conseil d’administration d’un organisme à but non lucratif confirmant que la mise de fonds requise est disponible.

Pour un prêt, les preuves de financement doivent préciser le nom de l’établissement financier ou de l’organisation prêteuse, le nom de l’organisation bénéficiaire, le montant et la raison (nom du projet), avec date et signature. Voici quelques exemples de preuves de financement :

• Un contrat de prêt signé.
• Une lettre d’offre de financement.
• Une lettre d’intention dans laquelle l’établissement financier s’engage à faire une offre de financement conditionnelle à l’obtention d’une aide financière dans le cadre du Programme d’aide à la relance de l’industrie touristique (PARIT).
• Une lettre d’un investisseur privé indiquant qu’il dispose des sommes requises et que celles-ci se trouvent dans un compte bancaire courant et une lettre de l’établissement financier de l’organisation prêteuse qui confirme qu’elle dispose des fonds nécessaires.

Les lettres d’intérêt, sans engagement et avec mention que l’établissement financier considérera ou évaluera le projet ne sont pas acceptées.

Les transferts d'actifs, les biens et services (p. ex. salaires d’employés ou valeur d’un terrain déjà acheté), les REER, les CELI ainsi que les actions en bourse ne sont pas considérés dans la mise de fonds.

Pour les sources de financement autres que celles liées à la mise de fonds, les confirmations ne sont pas obligatoires lors du dépôt de la demande. Toutefois, toute source de financement confirmée doit être mentionnée au ministère du Tourisme.

Pour que le Ministère considère une source de financement :

• confirmée : vous devez transmettre la lettre d'annonce ou tout autre document démontrant que l'aide financière a été accordée;
• dans l'attente d'une confirmation : vous devez transmettre le nom du programme ainsi que le nom et les coordonnées de la personne-ressource de l’organisation où la demande a été déposée.

Cette résolution est obligatoire pour les entités municipales et les communautés ou nations autochtones seulement. Elle doit confirmer les éléments suivants :

• La contribution au projet par une mise de fonds minimale de 20 % du coût de celui-ci, selon le montage financier présenté, et une participation complémentaire au financement du projet, le cas échéant (dans le cas d'une communauté ou nation autochtone, la mise de fonds minimale est de 10 %). L’apport des entités municipales et des communautés ou nations autochtones est considéré comme une mise de fonds et n'est pas comptabilisé dans le cumul des aides gouvernementales.
• À l'achèvement des travaux, la prise en charge complète des coûts d'exploitation et de fonctionnement des infrastructures, des équipements et des bâtiments mis en place et financés dans le cadre du PARIT, et ce, pendant une période d'au moins cinq ans.

Les états financiers sont obligatoires, sauf pour les entités municipales et les communautés ou nations autochtones.

Trois états financiers comprenant le bilan et l'état des résultats pour chacune des années visées sont requis, soit :

• deux états financiers complets de votre organisation pour les deux années financières précédant le début de la pandémie de COVID-19 (avant mars 2020);
• les états financiers complets de votre organisation pour une année financière s’étant déroulée pendant la pandémie de COVID-19;
• si vos états financiers indiquent un lien avec des parties apparentées, vous devrez joindre un document présentant la structure de l'organisation et incluant ces dernières.

Trois états financiers prévisionnels comprenant le bilan et l'état des résultats pour les trois premières années financières suivant la réalisation du projet sont aussi requis. Ils doivent inclure le projet et les activités courantes de l’organisation.

Les hypothèses ayant servi à la préparation des états financiers prévisionnels sont également exigées.

L’analyse de la bonification écoresponsable évalue deux aspects :

• La qualité de chaque mesure proposée, soit la planification, la pérennité, les retombées environnementales, l’innovation, l’expertise et les coûts.
• L’intervention globale proposée, c’est-à-dire le nombre et la diversification des mesures et des thématiques environnementales abordées.

Pour obtenir la bonification liée à l'écoresponsabilité, le projet doit présenter un engagement concret allant au-delà d’une simple intention ou d’une volonté d’obtenir les conseils d’un expert lors de sa réalisation.

Vous devez fournir les documents probants permettant de juger de la qualité des mesures en fonction des critères décrits précédemment :

• Une planification détaillée de la mise en place de la mesure (p. e x. : calendrier d’exécution, diagramme de Gantt, échéancier, etc.).
• La description des bénéfices environnementaux y compris les principaux paramètres touchés (p. ex. : quantité estimée de GES évités, tonnes de matières résiduelles détournées de l’enfouissement, mètres cubes d’eau recyclée, etc.).
• La description du degré d’innovation de la mesure environnementale par rapport aux pratiques courantes (p. ex. : l’utilisation de toilettes à débit réduit est une pratique courante qui ne se qualifie pas comme une mesure écoresponsable de qualité).
• La liste des expertises (internes ou externes) affectées à la réalisation de la mesure.
• L’évaluation sommaire du coût de la mesure.

Veuillez consulter à ce sujet la page sur la bonification liée à l’écoresponsabilité.

• Une copie du courriel confirmant qu'une démarche a été amorcée auprès du ministère de la Culture et des Communications (MCC) pour vérifier si le projet est assujetti ou non à la Politique d'intégration des arts à l'architecture et à l'environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux et publics. Pour ce faire, l’organisation doit soumettre au MCC une description de son projet et une liste des coûts liés à celui-ci en utilisant le formulaire Politique d'intégration des arts (PDF 183 Ko) prévu à cet effet.
• Lorsqu'il est requis, le document prouvant que les normes du programme Qualité-Sécurité d’Aventure Écotourisme Québec (AEQ)  sont respectées ou qu’une démarche a été entreprise par l’organisation à cet effet (sceau Accrédité Qualité-Sécurité, confirmation d’AEQ, etc.).
• Le cas échéant, un certificat permettant de reconnaître le statut autochtone de l'organisme à but lucratif, de l'organisme à but non lucratif ou de la coopérative.

Vous devez être propriétaire du terrain sur lequel les travaux seront réalisés.   Si ce n'est pas le cas, vous devez fournir une copie de l'entente conclue avec le propriétaire du terrain confirmant qu'il vous autorise à effectuer ces travaux et à exploiter les infrastructures, les équipements ou les bâtiments qui s’y trouvent pendant au moins cinq ans.

N'hésitez pas à joindre les documents et l’information permettant de démontrer la planification du projet, son sérieux et la probabilité qu'il se réalise à court terme, par exemple :

• les plans et devis relatifs au projet;
• les soumissions obtenues;
• une copie des études réalisées;
• la planification stratégique de votre organisation;
• un ou des documents qui témoignent de votre engagement dans une démarche structurée de développement durable ou de responsabilité sociale (p. ex. : politique, plan stratégique ou plan d’action en développement durable ou responsabilité sociale des organisations, certification ou processus de certification en cours, rapport de diagnostic de développement durable, adhésion à une initiative sectorielle ou territoriale de développement durable, accompagnement par un expert en développement durable et reddition de comptes publique transparente sur vos engagements en la matière);
• les démarches entreprises auprès de la municipalité pour connaître la réglementation en vigueur et les permis requis;
• une stratégie ou un plan de développement régional dans lesquels s’inscrit votre projet, avec preuve à l’appui. Le titre de cette stratégie ou de ce plan doit être inscrit dans le formulaire de demande, ou l’adresse URL menant à l’un ou l’autre de ces documents doit être fournie;
• les lettres d’appui d’acteurs du milieu (comité citoyen, communauté autochtone, municipalité, municipalité régionale de comté, chambre de commerce, entreprise du secteur, partenaire touristique, etc.).