Programme Aide au fonctionnement pour les institutions muséales

La culture joue un rôle essentiel dans la qualité de vie des citoyennes et citoyens, le dynamisme social et économique des collectivités, ainsi que dans l’occupation et la vitalité des territoires. À cet égard, les institutions muséales sont intimement liées à l’accès et à la participation des citoyennes et citoyens à la culture ainsi qu’à l’affirmation de l’identité culturelle québécoise. Les rôles reconnus des institutions muséales en font des lieux de réflexion, de création, de diffusion, de conservation et d’apprentissage dans des domaines variés tels que l’histoire, les arts ou les sciences.

Pour tirer le plein potentiel de la culture, l’ensemble de la population devrait donc pouvoir compter sur un réseau d'institutions muséales ^{Lire le contenu de la note numéro 1} diversifié, accessible et de qualité. À ce titre, le Québec peut déjà compter sur un réseau d’institutions muséales vaste et pertinent qui compte près de 400 organismes offrant des activités de nature muséale, dont plus de 180 institutions muséales sont agréées.

Dans le souci d’établir un niveau de qualité dans le domaine de la muséologie, le gouvernement du Québec a mis en place une procédure d’agrément des institutions muséales. Cet agrément, qui prend la forme d’un sceau de qualité, permet de garantir à la population qu’une institution muséale est conforme aux normes reconnues internationalement en matière de pratiques muséologiques, de planification, de protection et de mise en valeur du patrimoine. Tous ces éléments sont intrinsèquement liés à l’intérêt public et à la qualité de l’offre muséale.

Par la nature de leur secteur et des services y étant associés, les institutions muséales disposent de sources de revenus diverses (aides publiques, revenus autonomes, aide privée), mais leurs possibilités d’autofinancement demeurent limitées, alors que leurs coûts de fonctionnement fixes représentent une large part de leur budget. La situation financière des institutions muséales peut donc fragiliser l’accessibilité et la qualité de l’offre muséale présentée à la population. C’est pourquoi le gouvernement du Québec offre aux institutions muséales agréées un programme d’aide financière visant à soutenir une partie de leurs coûts de fonctionnement.

Le programme Aide au fonctionnement pour les institutions muséales a pour objectif d’offrir un soutien à ces dernières de manière à :

• maintenir l’accessibilité des institutions muséales;
• préserver la qualité de l’offre muséale sur le territoire;
• contribuer à la santé financière des institutions muséales.

Le programme s’adresse aux personnes morales à but non lucratif (organisme ou coopérative) qui :

• ont leur siège au Québec et y réalisent la majorité de leurs activités;
• sont des institutions muséales agréées par le Ministère en vertu de la procédure instaurée à cette fin;
• ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l’attribution d’une précédente subvention.

Pour être jugé admissible au programme, le demandeur doit pouvoir démontrer qu’au cours de l’année précédant sa demande, il a satisfait aux conditions spécifiques énumérées dans les sections suivantes, selon son profil, soit :

• institutions muséales ouvertes au public tout au long de l’année;
• institutions muséales gestionnaires d’une collection vivante;
• institutions muséales gestionnaires de biens patrimoniaux protégés en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel.

Institutions muséales ouvertes au public tout au long de l’année 

Sont admissibles les institutions muséales agréées qui :

• sont ouvertes au public au moins 40 semaines par année (en basse saison, un minimum de 24 heures par semaine et minimalement le samedi ou le dimanche; en haute saison, un minimum de 36 heures par semaine et obligatoirement les samedis et dimanches; ou 1440 heures au minimum par année en respectant l’ouverture requise la fin de semaine);
• ont au minimum 3 employées et employés permanents à temps plein tout au long de l’année.

Institutions muséales gestionnaires d’une collection vivante 

Sont admissibles les institutions muséales agréées qui :

• sont ouvertes au public au moins 21 semaines par année et gèrent une collection vivante dont les spécimens nécessitent des soins tout au long de l’année (en basse saison, minimum de 12 heures par semaine et obligatoirement le samedi ou le dimanche; en haute saison, minimum de 36 heures par semaine et obligatoirement les samedis et dimanches);
• ont au minimum 3 employées et employés permanents à temps plein tout au long de l’année.

Institutions muséales gestionnaires de biens patrimoniaux protégés en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel 

Sont admissibles les institutions muséales agréées qui :

• sont ouvertes au public au moins 12 semaines consécutives par année (minimum de 36 heures par semaine en haute saison et obligatoirement les samedis et dimanches);
• ont 1 employée ou employé permanent pendant minimalement 20 semaines annuellement;
• gèrent au moins 1 bien patrimonial classé avant 2025 en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel, lequel fait l’objet principal de leur énoncé de mission, ou sont situées dans un site patrimonial déclaré avant 2025 en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel, lequel fait l’objet principal de leur énoncé de mission.

N.B. Répondre aux conditions d’admissibilité générales et spécifiques ne constitue pas une garantie de financement et n’entraîne aucune obligation de la part du Ministère.

Clientèles non admissibles 

Ne sont pas admissibles au programme les :

• institutions muséales de gestion municipale ^{Lire le contenu de la note numéro 2} ou scolaire (au 1er avril 2015) ;
• lieux de culte en activité;
• centres d’exposition en arts visuels;
• institutions muséales déjà soutenues au fonctionnement ou admissibles à une telle aide dans le cadre d’un autre programme du Ministère, du Conseil des arts et des lettres du Québec ou de la Société de développement des entreprises culturelles;
• organismes ayant fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’octroi d’une aide financière antérieure par un ministère ou un organisme du gouvernement du Québec;
• organismes inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics, incluant leurs sous-traitants inscrits à ce registre;
• demandeurs sous la protection de la Loi sur les arrangements avec les créanciers des compagnies (LRC [1985], chapitre C-36) ou de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (LRC [1985], chapitre B-3);
• demandeurs qui ne satisfont pas aux exigences élevées d’intégrité à laquelle le public est en droit de s’attendre d’un bénéficiaire d’une aide financière versée à même des fonds publics.

La demande d’aide financière est produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle doit être transmise aux dates déterminées par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes (PDF 0,93 Mo).

N.B. Le bénéficiaire s’engage à mettre à jour son profil sur di@pason lorsque des changements surviennent (coordonnées, personne-ressource, présidence, direction, etc.).

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements suivants sur son organisme :

• type et envergure des collections qu’il gère, ainsi que biens classés;
• type d’activité proposée au public;
• informations sur les espaces d’exposition et de réserves;
• informations sur le personnel et les bénévoles de l’organisme;
• planification financière pluriannuelle;
• heures d’ouverture officielles telles qu’elles sont indiquées sur son site Web;
• toute information pertinente permettant d’appuyer sa demande.

Le demandeur doit joindre à sa demande les documents suivants :

• plan d’action adopté par le conseil d’administration;
• copie de l’ordre du jour et du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle;
• liste de ses employées et employés, le poste qu’elles et ils occupent et leur type d’emploi (permanent, occasionnel, saisonnier);
• liste des membres de son conseil d’administration, leur rôle et leur municipalité de résidence;
• statistiques de fréquentation des 3 dernières années;
• programmes des expositions et des activités éducatives et culturelles des 2 dernières années;
• rapport annuel d’activités le plus récent entériné à l’assemblée générale annuelle;
• états financiers les plus récents, dûment adoptés par résolution du conseil d’administration;
• document Conditions d’octroi de l’aide financière (PDF 2,82 Mo) dûment signé;
• résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et la ou le mandataire.

N.B. Le demandeur qui, en plus de ses fonctions muséales, exerce d’autres fonctions ne doit prendre en compte, pour sa demande au présent programme, que ce qui fait partie intégrante des fonctions d’une institution muséale.

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administratrices et administrateurs que les siens), il doit :

• en informer le Ministère en fournissant, pour chacune d’entre elles, son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec;
• démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
• fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • sont documentées formellement par contrat ou entente écrite;
  • font l’objet d’une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus;
  • sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie;
• rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Au cours de l’analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Pour être soumis à l’évaluation, le dossier doit être complet, compréhensible et fondé sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de limiter le nombre de demandes sélectionnées afin de respecter l’enveloppe budgétaire disponible.

L’évaluation de la demande est réalisée par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à de l’expertise externe. Le cas échéant, le Ministère s’assurera que cette expertise externe ne se retrouve pas dans une situation de conflit d’intérêts réel ou apparent par rapport au demandeur.

Critères généraux

Une demande d’aide au fonctionnement est évaluée d’après :

• la pertinence et la qualité du plan d’action du demandeur en lien avec sa mission  (20 %);
• l’équilibre de la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de revenus (15 %);
• la saine gouvernance de l’organisme, déterminée par le respect des règlements généraux, la diversité des profils des membres du conseil d’administration (C.A.) et la séparation claire des rôles et responsabilités du C.A. et de la direction (15 %).

Critères spécifiques

Une demande soumise par une institution muséale est aussi évaluée d’après :

• la gestion, la conservation et la mise en valeur des collections (20 %);
• la pertinence de ses programmes (expositions, actions d’interprétation, activités éducatives et culturelles) au regard de son mandat (20 %);
• l’accessibilité de ses installations ^{Lire le contenu de la note numéro 3} (5 %);
• l’engagement envers l’établissement d’une stratégie, d’une politique ou d’un plan d’action visant l’écoresponsabilité et ayant un apport au développement durable (5 %).

*Les demandes déposées par un demandeur situé dans une région ou un secteur géographique dont la desserte muséale est limitée bénéficieront d’un supplément de 10 % lors de l’évaluation. Les demandes déposées par un demandeur gestionnaire ou propriétaire d’un bien patrimonial classé bénéficieront d’un supplément de 10 % lors de l’évaluation.

Modalités générales 

De façon générale, l’aide financière est accordée sur une base triennale. Néanmoins, un demandeur qui ne répond plus adéquatement à sa mission ou qui perd son agrément pourrait se voir retirer l’aide financière du Ministère.

Tout engagement financier du gouvernement du Québec n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la demande découlant de cet engagement, conformément aux dispositions de l’article 21 de la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001).

Règles de calcul de l’aide financière 

La somme minimale accordée en aide financière annuelle est de 50 000 $. Cette somme peut être bonifiée selon la prise en compte des éléments suivants

Élément général	Éléments spécifiques du calcul
Collections et mise en valeur	Types de collections conservées et mises en valeur (objets et œuvres d’art, spécimens vivants) et leur nombre Types de biens patrimoniaux classés, conservés et mis en valeur (immeubles, sites, objets, documents, ensembles) et leur nombre Mise en valeur d’un site patrimonial déclaré
Taille de l’institution muséale	Ressources humaines Budget d’exploitation Superficie des espaces d’exposition et de réserve Superficie des sites extérieurs classés Superficie des espaces extérieurs de conservation et de mise en valeur des collections
Accessibilité au public	Nombre de semaines d’ouverture au public
Programmes en adéquation avec la mission	Diversité des activités éducatives et culturelles ainsi que du public visé par celles-ci
Facteur d’éloignement	Situation géographique de l’organisme

L’aide financière totale accordée ne peut pas dépasser 950 000 $ annuellement, soit 2 850 000 $ pour 3 ans. De plus, l’aide financière totale est limitée aux seuils suivants, en fonction des dépenses admissibles de l’institution muséale.

Dépenses admissibles de l’institution muséale	Pourcentage maximal que peut représenter l’aide financière annuelle par rapport aux dépenses admissibles du demandeur
Moins de 400 000 $	60 %
400 000 $ et plus	50 %

Règles de cumul des aides financières 

Le calcul du cumul des aides financières directes ou indirectes reçues des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada, incluant les crédits d’impôt, ainsi que des entités municipales qui ne sont pas directement bénéficiaires du programme, ne doit pas dépasser 100 % des dépenses admissibles.

Aux fins du calcul du taux de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

L’actif visé au paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 89 de la Loi instituant le Gouvernement régional d’Eeyou Istchee Baie-James (RLRQ, chapitre G-1.04) n’est pas considéré dans la règle de cumul de la présente norme.

Aux fins du calcul du taux de cumul, toutes les formes d’aides financières accordées par un organisme public doivent être calculées à 100 % de leur valeur, qu’elles soient remboursables ou non.

Par ailleurs, les aides financières provenant de la Banque de développement du Canada, de Financement agricole Canada et de la Financière agricole du Québec sont à considérer comme des contributions privées si elles n’offrent aucun avantage conféré, soit qu’elles sont convenues aux conditions du marché.

	Cumul des aides financières des gouvernements du Canada et du Québec et des entités municipales	Contribution minimale du demandeur
Toutes institutions muséales	100 %	S. O.

Sont admissibles les dépenses suivantes, directement imputables à la mission de l’organisme :

• les coûts de la main-d’œuvre (avantages sociaux compris);
• les coûts associés aux activités principales;
• les coûts associés aux activités connexes et aux services auxiliaires
• les coûts de location d’équipement ou de locaux;
• les coûts d’achat et de maintenance de matériel ou d’équipement;
• les coûts associés pour obtenir de l’aide privée;
• les frais d’exploitation du lieu;
• les frais d’étude et d’expertise-conseil;
• les frais de sous-traitance;
• les frais de représentation, de communication et de promotion;
• les frais associés aux technologies de l’information, incluant l’adaptation numérique et la gestion numérique;
• les frais de déplacement (lesquels doivent respecter les barèmes en vigueur dans la fonction publique du Québec);
• les frais d’administration.

Sont non admissibles toutes les dépenses non directement liées à la mission de l’organisme dont :

• les contraventions et frais juridiques,
• les frais afférents à des condamnations pour des infractions civiles ou criminelles;
• les dépenses donnant droit à un crédit d’impôt remboursable par le Québec;
• la portion remboursable de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente du Québec.

La subvention est généralement versée en 2 parties :

• le 1er versement, en début d’année financière gouvernementale (après le 1er avril), représente un maximum de 50 % de l’aide financière accordée sur la base annuelle;
• le second versement est effectué à la suite de la réception de la reddition de comptes pour l’année précédente.

Chaque bénéficiaire doit faire état de toute modification, mise à jour ou précision relative à l’information fournie dans sa demande pour les années visées par l’aide financière.

Chaque bénéficiaire doit produire une reddition de comptes annuelle, au plus tard 3 mois après la fin de chaque année financière. Cette reddition de comptes comprend obligatoirement :

• le bilan du plan d’action;
• le rapport annuel des activités;
• la description des résultats des indicateurs de suivi;
• le rapport financier du dernier exercice financier terminé;
• toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Le rapport financier du dernier exercice financier terminé, adopté par le conseil d’administration et dûment signé par une administratrice ou un administrateur, doit comprendre les états financiers complets et conformes aux principes comptables généralement reconnus, c’est-à-dire un bilan, un état des résultats, les notes complémentaires ainsi que le détail des contributions gouvernementales. Ce rapport doit être signé par une professionnelle ou un professionnel en exercice et prendre la forme :

• d’un rapport de l’auditeur indépendant, signé par une auditrice ou un auditeur, lorsque le cumul d’aides financières municipales et provenant du gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics) est équivalent ou supérieur à 500 000 $;
• d’un rapport de mission d’examen, lorsque le cumul d’aides financières municipales et provenant du gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics) est inférieur à 500 000 $ et équivalent ou supérieur à 50 000 $;
• d’un rapport de mission de compilation, lorsque le cumul d’aides financières municipales et provenant du gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics) est inférieur à 50 000 $.

Le bilan du programme sera transmis au Secrétariat du Conseil du trésor, selon une forme et des modalités à convenir avec ce dernier, au plus tard le 30 novembre 2027.

La norme prend fin le 31 mars 2028.