Programme Aide au fonctionnement pour les centres régionaux de services aux bibliothèques publiques

Le ministère de la Culture et des Communications a pour mission de contribuer au rayonnement de la culture et des communications, à l’épanouissement individuel et collectif de la population ainsi qu’à la mise en place d’un environnement propice à la création et à la vitalité des territoires. Son action vise à offrir à l’ensemble des citoyennes et des citoyens, dans chaque région du Québec, des services équitables et diversifiés dans les secteurs de la culture et des communications. En ce sens, le Ministère reconnaît les bibliothèques publiques comme des acteurs incontournables de la démocratisation de l’accès à la culture et au savoir.

Les onze centres régionaux de services aux bibliothèques publiques (CRSBP), aussi appelés Réseaux BIBLIO régionaux, offrent des services professionnels aux bibliothèques publiques situées dans les municipalités les moins populeuses du Québec, soit celles de moins de 5000 habitants, afin que les citoyennes et citoyens qui les fréquentent puissent bénéficier de services de qualité.

Ces bibliothèques, souvent localisées en zone rurale, n’ont généralement pas les ressources humaines ni financières suffisantes pour assumer, de manière indépendante, tous les défis que présente la gestion d’une bibliothèque municipale. Cette différence s’explique notamment par la faible capacité des plus petites localités à générer des revenus, à engager des bibliothécaires et des employés à temps plein. Cette réalité explique la présence importante de bénévoles (près de 60 bénévoles par 10 000 habitants contre 2,8 dans les villes de 5000 et plus) dans les municipalités desservies par les CRSBP. Pour les aider à jouer pleinement leur rôle au sein de leur communauté, les CRSBP ont reçu le mandat de soutenir ces bibliothèques, selon l’article 18 de la Loi sur le ministère de la Culture et des Communications (chapitre M-17.1) sous la forme des rôles reconnus suivants :

1. établir, maintenir et développer des collections de documents publiés, des services de traitement documentaire ainsi que tout autre service professionnel ou technique relatif au fonctionnement d’une bibliothèque publique;
2. conclure des contrats de services documentaires, professionnels ou techniques relatifs au fonctionnement d’une bibliothèque publique;
3. favoriser la mise en commun des ressources, les échanges entre les bibliothèques publiques et la coopération avec toute bibliothèque ou tout organisme intéressé;
4. promouvoir toute autre activité reliée au fonctionnement d’une bibliothèque publique;
5. encourager et soutenir des programmes de formation, d’information, d’animation et de développement culturel compatibles avec les objets mentionnés aux paragraphes 1 à 4.

À ce titre, le ministère de la Culture et des Communications soutient les CRSBP par l’entremise du programme Aide au fonctionnement pour les centres régionaux de services aux bibliothèques publiques, afin de favoriser l’établissement, le maintien ainsi que le développement des bibliothèques publiques dans les municipalités moins populeuses du Québec.

L’Aide au fonctionnement a pour objectifs, dans le cas présent, de permettre aux centres régionaux de services aux bibliothèques publiques :

• le maintien ou l’amélioration de la qualité des services offerts aux bibliothèques affiliées en visant un niveau similaire sur l’ensemble du territoire québécois, plus spécifiquement les services concernant :
• l’acquisition de ressources documentaires aux fins des collections régionales et l’actualisation de ces collections,
• la circulation et l’accessibilité des collections régionales de livres imprimés dans les bibliothèques affiliées du territoire desservi,
• le soutien offert aux équipes des bibliothèques affiliées, notamment en matière de formation pour les animations et d’outils d’animation,
• le suivi des besoins des bibliothèques affiliées et la planification des services offerts à celles-ci, notamment en matière de numérique;
• la poursuite des efforts déployés afin :
  • de maintenir ou d’améliorer la desserte des municipalités de moins de 5000 habitants,
  • de maintenir ou d’améliorer la desserte des communautés autochtones, y compris la mise en place d’approches adaptées répondant à leurs besoins spécifiques.

Clientèle admissible

L’aide financière est uniquement destinée aux centres régionaux de services aux bibliothèques publiques.

Clientèle non admissible 

Ne sont pas admissibles au programme :

• les ministères et organismes budgétaires du gouvernement du Québec mentionnés dans l’annexe 1 de la Loi sur l’administration financière (chapitre A-6.001);
• les personnes désignées par l’Assemblée nationale, un ministère ou un organisme fédéral;
• les organismes ayant fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’octroi d’une aide financière antérieure par un ministère ou un organisme du gouvernement du Québec;
• les demandeurs insolvables, en faillite, ayant déposé une proposition concordataire ou ayant retiré un avantage d’une loi concernant la faillite ou l’insolvabilité;
• les demandeurs qui ne satisfont pas aux exigences élevées d’intégrité à laquelle le public est en droit de s’attendre d’un bénéficiaire d’une aide financière versée à même des fonds publics;
• les organismes inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics, incluant leurs sous-traitants inscrits à ce registre.

L’aide financière ne peut pas servir à effectuer un paiement au bénéfice de toute entité se trouvant dans l’une ou l’autre des situations décrites dans les paragraphes précédents.

Dépenses admissibles

Sont admissibles les dépenses suivantes, directement imputables à la mission de l’organisme :

• les coûts de la main-d’œuvre (avantages sociaux compris);
• les coûts liés à l’exploitation des lieux et à leur entretien, incluant les coûts d’infrastructure;
• les coûts d’achat et de maintenance de matériel ou d’équipement;
• les coûts de location d’équipement ou de locaux;
• les coûts associés à l’activité principale, aux activités courantes et aux activités connexes de l’organisme;
• les frais associés aux technologies de l’information, incluant l’adaptation numérique et la gestion numérique;
• les frais d’étude, de formation et d’expertise-conseil;
• les frais de sous-traitance;
• les frais de représentation et de promotion;
• les frais de déplacement nécessaires à la réalisation de la mission (lesquels ne doivent pas dépasser les barèmes en vigueur au sein de la fonction publique du Québec);
• frais d’honoraires pour les besoins de la mission ou de la reddition de comptes;
• les frais d’administration;
• les coûts pour les documents admissibles comme il est indiqué dans l’annexe I, Précisions sur les documents admissibles au programme (PDF 92 Ko), incluant les frais de traitement documentaire.

Dépenses non admissibles

Toutes les dépenses n’étant pas directement liées à la mission de l’organisme sont considérées comme non admissibles :

• les contraventions et les frais juridiques, les frais afférents à des infractions ou à des condamnations;
• les dépenses donnant droit à un crédit d’impôt remboursable par le gouvernement du Québec;
• la portion remboursable de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente du Québec;
• les coûts pour les documents non admissibles au programme.

La demande d’aide financière est normalement produite en ligne, sur un formulaire accessible dans di@pason, et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement.

Le demandeur s’engage à mettre à jour son profil dans di@pason lorsque des changements surviennent (coordonnées, personne-ressource, présidence, direction).

La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes (PDF 0,93 Mo).

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire d’aide financière ou les documents joints, les renseignements suivants :

• son plan d’action annuel ou pluriannuel, selon le cas;
• les informations actualisées entourant sa desserte réelle et potentielle, incluant l’état des affiliations;
• sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l’accomplissement de sa mission, de la réalisation de son plan d’action et de l’acquisition de collections documentaires;
• le nombre de ses employés, le poste qu’ils occupent et leur type d’emploi (permanent, occasionnel, saisonnier, etc.);
• son rapport d’activité le plus récent;
• sa politique de développement des collections documentaires, entrant en vigueur au plus tard le 31 mars de l’année courante;
• ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et sur le mandataire;
• le document Conditions d’octroi de l’aide financière (PDF 1,57 Mo), dûment signé;
• toute information pertinente permettant d’appuyer sa demande.

Au cours de l’analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

• en informer le Ministère en établissant l’identité de chacune d’entre elles par son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec;
• démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
• fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • sont documentées formellement par contrat ou entente écrite,
  • font l’objet d’une divulgation par voie de notes aux états financiers, conformément aux principes comptables généralement reconnus,
  • sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie,
• rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être soumis à l’évaluation, le dossier doit être complet, compréhensible et fondé sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

L’évaluation de la demande est faite par les responsables sectoriels des directions régionales du Ministère et par le coordonnateur du programme, lors de la période d’analyse des demandes, dont la durée minimale est de six semaines. Le Ministère peut recourir, au besoin, à de l’expertise externe. Le cas échéant, le Ministère s’assurera que cette expertise ne se retrouve pas dans une situation de conflit d’intérêts réel ou apparent par rapport à la demande.

Critères généraux

Une demande d’aide au fonctionnement est évaluée d’après :

• la pertinence et la qualité du plan d’action du demandeur en rapport avec les objets énoncés à l’article 18 de la Loi sur le ministère de la Culture et des Communications (chapitre M-17.1);
• l’équilibre de la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement;
• la gestion optimale de ses ressources et l’adéquation de sa structure organisationnelle;
• l’interaction du demandeur dans son milieu et son secteur d’intervention.

Critères spécifiques

Une demande soumise par un centre régional de services aux bibliothèques publiques est aussi évaluée d’après :

• la nature et la qualité des services qu’il offre aux bibliothèques affiliées;
• les activités prévues pour :
• l’établissement et le maintien d’un réseau de bibliothèques sur son territoire de desserte;
• le développement, la coopération et la concertation entre les bibliothèques sur son territoire de desserte;
• l’appui professionnel ou technique pour l’organisation et la gestion des bibliothèques publiques sur son territoire de desserte;
• l’acquisition de ressources documentaires;
• les services offerts aux autres centres régionaux (le cas échéant).

Modalités générales

Tout engagement financier du gouvernement du Québec n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la dépense découlant de cet engagement, conformément aux dispositions de l’article 21 de la Loi sur l’administration financière (chapitre A-6.001).

L’aide financière offerte est composée de deux éléments :

• une aide pour la mission de l’organisme;
• une aide pour l’acquisition de ressources documentaires (consultez les Précisions sur les documents admissibles au programme (PDF 92 Ko) à l’annexe I).

De façon générale, la portion de l’aide financière accordée pour la mission ainsi que celle pour l’acquisition de ressources documentaires ont une portée triennale.

Règles de calcul de l’aide financière

Le montant de l’aide accordée à chaque centre régional de services aux bibliothèques publiques pour sa mission ne peut pas dépasser 100 % des dépenses admissibles, jusqu’à concurrence de 1 M$ annuellement. Le total de l’aide accordée annuellement pour l’acquisition de ressources documentaires aux fins des collections régionales ne peut lui non plus dépasser 1 M$.

A. Aide pour la mission de l’organisme

1. Afin d’aider à l’exploitation des centres régionaux de services aux bibliothèques publiques et à la poursuite de leur mission globale, une somme de base identique de 445 000 $ est attribuée annuellement à chaque centre régional.
2. Afin d’aider à la poursuite des efforts déployés pour le maintien et le développement de la desserte des municipalités de moins de 5000 habitants, incluant les communautés autochtones, un montant établi selon les particularités du territoire de desserte ainsi qu’en fonction des objectifs du programme :

• par habitant des municipalités desservies et pouvant être desservies;
• par municipalité desservie et pouvant être desservie*;
• par point de services des municipalités desservies et pouvant être desservies;
• afin de prendre en considération les enjeux liés à la densité de population des municipalités desservies et pouvant être desservies;
• afin de prendre en considération les enjeux liés à la typologie des régions dans lesquelles se trouvent les municipalités desservies et pouvant être desservies (éloignement);
• afin de prendre en considération les enjeux liés à la vitalité économique des municipalités desservies et pouvant être desservies**.

* Les municipalités desservies correspondent aux municipalités de moins de 5000 habitants situées sur le territoire de desserte du centre régional et disposant ou ayant accès à une bibliothèque publique affiliée et, dans certains cas, les municipalités de plus de 5000 habitants ou les parties de municipalités qu’il peut desservir, conformément aux directives établies par le Ministère en fonction de ses objectifs de développement.

** Le calcul de l’indice de vitalité économique des territoires a été réalisé par l’Institut de la statistique du Québec. La version la plus récente disponible est utilisée dans le cadre du présent programme.

B. Aide pour l’acquisition de ressources documentaires

Pour l’acquisition de ressources documentaires, un montant est établi selon les besoins financiers exprimés par les centres régionaux pour l’achat des documents admissibles (présentés à l’annexe I). Ce montant ne peut pas dépasser 60 % de la subvention totale (A + B) accordée annuellement.

Les achats de livres imprimés doivent être réalisés dans le respect de la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre (RLRQ, chapitre D-8.1). L’acquisition des livres numériques et audionumériques, quant à elle, doit s’effectuer à prix régulier dans au moins trois librairies agréées de la région administrative du centre régional, lorsque l’offre recherchée y est disponible. Pour ce faire, l’abonnement à la plateforme Pretnumerique.ca est obligatoire.

C. Aide pour les services coopératifs

Une somme annuelle de 256 300 $ est allouée au centre régional du Centre-du-Québec, de Lanaudière et de la Mauricie pour la gestion des Services techniques coopératifs au bénéfice des centres régionaux.

Règles de cumul des aides financières

Le calcul du cumul des aides financières directes ou indirectes reçues des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada, incluant les crédits d’impôt, ainsi que des entités municipales qui ne sont pas directement bénéficiaires du programme, ne doit pas dépasser 100 % des dépenses admissibles.

Aux fins des règles de calcul du taux de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

L’actif visé au paragraphe 1º du premier alinéa de l’article 89 de la Loi instituant le gouvernement régional d’Eeyou Istchee Baie-James (RLRQ, chapitre G 1.04) n’est pas considéré dans la règle de cumul de la présente norme.

Aux fins du calcul du taux de cumul, toutes les formes d’aide financière accordées par un organisme public doivent être calculées à 100 % de leur valeur, qu’elles soient remboursables ou non.

Également, lorsque le taux de cumul des aides financières publiques est inférieur à 100 % des dépenses admissibles, un apport minimal du bénéficiaire est ainsi exigé pour s’assurer que les aides gouvernementales ne financent pas la totalité des dépenses admissibles du projet.

Par ailleurs, les aides financières provenant de la Banque de développement du Canada, de Financement agricole Canada et de la Financière agricole du Québec sont à considérer comme des contributions privées si elles n’offrent aucun avantage conféré, soit qu’elles sont convenues aux conditions du marché.

Modalités de versement

A. Aide pour la mission de l’organisme

Le montant calculé pour la mission globale est remis en 2 versements, dont le premier, en début d’année financière gouvernementale (après le 1^er avril), représente un maximum de 80 % de l’aide financière accordée annuellement. Le second versement, conditionnel au dépôt de la reddition de comptes de la subvention reçue par le centre régional l’année précédente, au plus tard trois mois après la fin de chacun de ses exercices financiers, et à l’approbation de celle-ci par le Ministère, représente la portion restante de l’aide accordée pour cette partie de la subvention.

B. Aide pour l’acquisition de ressources documentaires

Le montant calculé pour l’acquisition de ressources documentaires est remis en un seul versement en début d’année financière gouvernementale (après le 1^er avril).

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide, le document Conditions d’octroi de l’aide financière, que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention, comporte :

• l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
• au plus tard 3 mois après la fin de chacun des exercices financiers, un rapport d’utilisation de l’aide financière pour l’année écoulée, conforme aux mesures de contrôle du programme;
• après chaque assemblée annuelle :
• le bilan annuel des activités,
• la liste à jour des membres du personnel et leur catégorie d’emploi,
• les états financiers produits conformément aux exigences du programme,
• sur demande, tout document ou renseignement lié à l’application du document de Conditions d’octroi de l’aide financière,
• des engagements ayant trait aux communications entourant l’objet de la subvention.

Chaque bénéficiaire doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions du document Conditions d’octroi de l’aide financière. Cette reddition de comptes comprend obligatoirement :

• le bilan des activités réalisées, prenant la forme d’un rapport annuel d’activités;
• dans le cadre de la mise à jour annuelle du plan d’action du centre régional, la description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs visés et détaillés dans le tableau Indicateurs de mesure du programme (PDF 212 Ko) (annexe II);
• le rapport financier réservé aux centres régionaux dans le cadre de l’Enquête annuelle sur les bibliothèques publiques du Québec de Bibliothèques et Archives nationales du Québec;
• le formulaire rempli de l’Enquête annuelle;
• le Rapport annuel sur l’acquisition de livres par les acheteurs institutionnels;
• le rapport financier du dernier exercice financier terminé, adopté par le conseil d’administration et dûment signé par une administratrice ou un administrateur. Il doit comprendre les états financiers complets et conformes aux principes comptables généralement reconnus, c’est-à-dire un bilan, un état des résultats, les notes complémentaires ainsi que le détail des contributions gouvernementales. Ce rapport doit être signé par une ou un professionnel en exercice et prendre la forme :
• d’un rapport de l’auditeur indépendant, signé par une ou un auditeur, lorsque le cumul des aides financières municipales et provenant du gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics) est équivalent ou supérieur à 500 000 $;
• d’un rapport de mission d’examen, lorsque le cumul des aides financières municipales et provenant du gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics) est inférieur à 500 000 $ et équivalent ou supérieur à 50 000 $;
• d’un rapport de mission de compilation, lorsque le cumul des aides financières municipales et provenant du gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics) est inférieur à 50 000 $;
• toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Cette reddition de comptes annuelle doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l’information fournie par le centre régional dans sa demande d’aide financière pour les années couvertes par le document Conditions d’octroi de l’aide financière, en ce qui concerne son programme d’activités et son budget.

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et l’organisme subventionné est tenu de présenter, pour l’année suivante, des prévisions budgétaires détaillées, adoptées par son conseil d’administration.

Reddition de comptes du programme

Un bilan du programme sera réalisé, au plus tard le 30 novembre 2027.

Le programme entre en vigueur à compter de sa date d’autorisation par le Conseil du trésor et prend fin le 31 mars 2028.