Programme Aide au fonctionnement pour les organismes nationaux de loisir culturel

La culture joue un rôle essentiel dans la qualité de vie des citoyens et citoyennes, le dynamisme social et économique des collectivités, ainsi que dans l’occupation et la vitalité des territoires. Par la politique culturelle du Québec Partout, la culture (2018), le gouvernement s’engage à soutenir une participation culturelle élargie et inclusive et reconnaît la place importante que joue le loisir culturel dans la participation active des citoyennes et citoyens à la culture. Le programme Aide au fonctionnement pour les organismes nationaux de loisir culturel vise ainsi à améliorer l’accès à une offre de qualité en loisir culturel dans les 17 régions administratives du Québec.  

Reconnus dans le cadre du Programme de reconnaissance des organismes nationaux de loisir  du ministère de l’Éducation du Québec, responsable gouvernemental en matière de loisir, les organismes nationaux de loisir culturel offrent des services à leurs membres et à la population. Ces services permettent l’éveil à la vie culturelle et la construction d’une représentation positive de la culture comme un bien accessible à tous et à toutes. Ils favorisent les maillages entre les sphères sociales et culturelles, le dynamisme des milieux de vie, la diversification et l’adaptation des modalités de participation culturelle ainsi que l’atténuation de certains obstacles qui risquent d’éloigner divers groupes et personnes de la vie culturelle. Alors que les coûts de fonctionnement fixes des organismes nationaux de loisir culturel représentent une large part de leurs dépenses et que ces derniers disposent de possibilités d’autofinancement limitées, étant donné la nature de leurs secteurs et services, leur situation financière peut influencer l’accessibilité et la qualité de l’offre proposée à la population. 

Aussi, le ministère de la Culture et des Communications soutient l’offre de services des organismes nationaux de loisir culturel dont il reconnaît l’importance, qui sont des chefs de file dans un champ d’activités spécifique, qui mènent des actions de portée québécoise et qui favorisent la prise en charge collective. Aussi, le programme Aide au fonctionnement pour les organismes nationaux de loisir culturel offre à ces derniers une aide financière visant à soutenir la réalisation de leur mission. 

Le programme Aide au fonctionnement pour les organismes nationaux de loisir a pour objectifs de :

• contribuer à la santé financière de ces organismes;
• maintenir ou augmenter l’offre de services aux membres des organismes;
• maintenir ou augmenter l’offre de services en loisir culturel auprès de la population;
• augmenter la pratique du loisir culturel;
• améliorer l’accessibilité au loisir culturel dans l’ensemble des 17 régions administratives du Québec.

Conditions générales

Le programme Aide au fonctionnement pour les organismes nationaux de loisir culturel vise à appuyer, dans l’accomplissement de leur mission et la réalisation de leur plan d’action, les personnes morales sans but lucratif :

• qui ont leur siège au Québec et qui y réalisent la majorité de leurs activités;
• dont les activités s’inscrivent dans l’un des secteurs d’intervention du Ministère;
• dont la mission et le plan d’action contribuent de façon significative et durable à l’atteinte des objectifs du Ministère pour le secteur et le territoire d’intervention visés;
• dont la bonne gestion et l’efficience permettent de garantir la qualité des services qu’ils offrent à la population ou à leurs pairs;
• qui ont établi des partenariats dans leur secteur ou sur leur territoire d’intervention et qui bénéficient de l’appui de la collectivité dans laquelle ils travaillent;
• qui offrent à la population ou à leurs membres (selon le cas) les conditions optimales d’accès à leurs activités, à leurs biens et à leurs services;
• qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l’attribution d’une précédente subvention.

Conditions spécifiques

L’aide est accordée aux organismes qui :

• sont des associations de loisir nationales du secteur culturel et qui sont des chefs de file dans leur champ d’intervention;
• sont en activité depuis au moins 2 ans;
• ont reçu la reconnaissance gouvernementale officielle des organismes nationaux de loisir lors du dépôt de la demande;
• répondent aux critères permettant d’identifier les organismes d’action communautaire (PDF 185 Ko);
• démontrent une stabilité et une vie démocratique saine, en conformité avec les règles et exigences reconnues pour les organismes à but non lucratif;
• ont pour membres soit un minimum de 1000 personnes, soit des groupes représentant ensemble un effectif affilié d’au moins 1000 personnes; ou qui regroupent des fournisseurs de services constituant un effectif affilié d’au moins 15 organismes ou associations;
• assurent le déploiement de services dans au moins 9 des 17 régions administratives du Québec (voir le lexique (PDF 185 Ko));
• fournissent des services diversifiés favorisant l’exercice du droit au loisir culturel;
• fournissent des services favorisant le regroupement de communautés d’intérêts et la prise en charge citoyenne du loisir culturel, dans une perspective de pérennité de la pratique.

Clientèles non admissibles

N’est pas admissible au programme tout participant qui se trouve dans l’une des situations suivantes :

• est un ministère ou un organisme budgétaire du gouvernement du Québec mentionné dans l’annexe 1 de la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A‑6 001);
• est une personne désignée par l’Assemblée nationale, un ministère ou un organisme fédéral;
• a, au cours des 2 années précédant la demande d’aide financière, fait défaut de respecter ses obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’octroi d’une aide financière antérieure par le Ministère;
• est en situation de faillite ou d’insolvabilité au sens de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (LRC 1985, c B-3);
• est inscrit au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics.

La demande d’aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason  et est automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement.

La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées par le Ministère, soit pendant la période de dépôt des demandes qui a lieu du 10 au 20 octobre 2023.

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou des documents joints, les renseignements suivants sur l’organisme permettant d’évaluer sa demande :

• le formulaire de suivi des objectifs (XLSX 28 Ko) ;
• la liste des membres de son conseil d’administration, leur rôle et leur municipalité de résidence;
• la liste du personnel, soit le nombre de ses employés et employées et leur catégorie d’emploi (personnel de direction, de gestion, professionnel, technique et de soutien);
• le nombre de bénévoles contribuant à ses activités et le nombre d’heures que leur travail représente (le cas échéant);
• son rapport d’activité le plus récent;
• ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par résolution du conseil d’administration;
• la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et le ou la mandataire;
• sa charte et ses règlements généraux;
• ses lettres patentes;
• ses services comptabilisés et exemptions (PDF 587 Ko);
• le document d’engagement relatif au développement durable (PDF 98 Ko);
• ses politiques, le cas échéant;
• toute information pertinente permettant d’appuyer sa demande.

Au cours de l’analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administratrices et administrateurs que les siens), il doit :

• en informer le Ministère en identifiant chacune d’entre elles par son nom et son numéro d’entreprise du Québec;
• démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus, ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
• fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • sont documentées formellement par contrat ou entente écrite;
  • font l’objet d’une divulgation par voie de note aux états financiers conformément aux normes comptables canadiennes pour les organismes sans but lucratif;
  • sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie[A4] .
• rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être soumis à l’évaluation, le dossier doit être complet, compréhensible et fondé sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes à l’intérieur d’un délai de 10 jours ouvrables suivant le dépôt de sa demande d’aide financière.

L’évaluation de la demande est réalisée par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à de l’expertise externe.

Critères généraux

Une demande d’aide au fonctionnement est évaluée d’après :

• la pertinence et la qualité des objectifs du demandeur en lien avec sa mission;
• l’équilibre de la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement;
• la gestion optimale des ressources du demandeur et l’adéquation de sa structure organisationnelle en fonction de l’envergure de l’organisme et de son champ d’action;
• l’interaction de l’organisme avec son milieu et son secteur d’intervention.

Critères spécifiques

Une demande soumise par un organisme national de loisir culturel est aussi évaluée d’après :

• le leadership de l’organisme dans son secteur d’intervention (30 %);
• la représentativité de l’organisme dans l’ensemble des 17 régions administratives, notamment démontrée par la répartition de ses membres et les interventions menées à l’échelle du Québec en vue de :
  • constituer des communautés d’intérêts;
  • favoriser la prise en charge citoyenne (30 %);
• la qualité des services offerts aux membres et à la population à l’échelle locale, régionale et nationale pour soutenir la pratique organisée du loisir culturel (25 %);
• la saine gouvernance de l’organisme, déterminée par le nombre de rencontres du comité d’administration et le nombre de personnes présentes aux assemblées générales (10 %);
• l’établissement de lignes directrices visant l’écoresponsabilité et contribuant au développement durable (voir le lexique) (5 %).

Modalités générales

De façon générale, l’aide financière est accordée sur une base triennale. Cependant, selon les résultats de l’analyse du rapport d’activité annuel et, le cas échéant, ceux de l’évaluation de la demande, une aide financière accordée sur une base triennale pourra à son terme être révisée pour être reconduite sur une base annuelle.  

Tout engagement financier du gouvernement du Québec n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la dépense découlant de cet engagement, conformément aux dispositions de l’article 21 de la Loi sur l’administration financière.

Calcul de la somme de l’aide financière

La somme de l’aide financière annuelle accordée aux organismes nationaux de loisir culturel est constituée :

• d’une somme de base, fixée à 81 850 $;  
• d’une somme additionnelle, établie en fonction du niveau d’atteinte des indicateurs suivants :
  • la taille de l’organisme et sa gouvernance (45 %) :
    • membrariat,
    • personnes touchées,
    • médias sociaux et sites Internet,
    • activités de promotion;
  • les activités et les réalisations de l’organisme (35 %) :
    • événements nationaux,
    • autres événements ou activités de diffusion,
    • activités de concertation des acteurs du milieu,
    • activités de représentation,
    • activités de formation;
  • l’utilité sociale (20 %) :
    • développement de la pratique et du champ d’activités,
    • outils de diffusion d’information,
    • excellence,
    • bénévolat.

La somme totale maximale accordée annuellement à un organisme est fixée à 175 000 $.

Dépenses admissibles

Sont admissibles les dépenses suivantes, directement imputables à la mission de l’organisme :

• les coûts de la main-d’œuvre (avantages sociaux compris);
• les coûts de location d’équipement ou de locaux;
• les coûts d’achat de matériel ou d’équipement;
• les frais d’études et d’expertise-conseil;
• les frais de sous-traitance;
• les frais de promotion;
• les frais de déplacement (lesquels doivent respecter les barèmes en vigueur dans la fonction publique du Québec);
• les frais d’administration (maximum de 15 % du total des dépenses admissibles);
• toutes autres dépenses associées à la mission de l’organisme.

Dépenses non admissibles

Sont non admissibles toutes les dépenses non directement liées à la mission de l’organisme, notamment :

• les contraventions et frais juridiques, les frais afférents à des condamnations pour des infractions civiles ou criminelles;
• les dépenses donnant droit à un crédit d’impôt remboursable par le Québec;
• la portion remboursable de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ).

Règle de cumul des aides financières publiques

Le calcul du cumul des aides financières directes ou indirectes reçues des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada, incluant les crédits d’impôt, ainsi que des entités municipales qui ne sont pas directement bénéficiaires du programme, ne doit pas dépasser 90 % des dépenses admissibles.

Aux fins du calcul du taux de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

L’actif visé au paragraphe 1º du premier alinéa de l’article 89 de la Loi instituant le gouvernement régional d’Eeyou Istchee Baie-James (RLRQ, chapitre G-1.04) n’est pas considéré dans la règle de cumul de la présente norme.

Aux fins du calcul du taux de cumul, toutes les formes d’aide financière accordées par un organisme public doivent être calculées à 100 % de leur valeur, qu’elles soient remboursables ou non.

Par ailleurs, les aides financières provenant de la Banque de développement du Canada, de Financement agricole Canada et de la Financière agricole du Québec sont à considérer comme des contributions privées si elles n’offrent aucun avantage conféré, soit qu’elles sont convenues aux conditions du marché.

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

• l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
• des engagements ayant trait au cadre de référence en matière de visibilité liée aux programmes d’aide financière du Ministère.

Le bénéficiaire reçoit généralement sa subvention en 2 versements, dont le premier, en début d’année financière gouvernementale, représente un maximum de 80 % de l’aide financière accordée. Le dernier versement est effectué quand toutes les exigences et les modalités prévues par la convention d’aide financière ont été respectées.

Chaque bénéficiaire doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention d’aide financière. Cette reddition de comptes prend la forme d’un rapport comprenant obligatoirement :

• le suivi des objectifs conforme au gabarit fourni par le Ministère;
• toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Cette reddition de compte est accompagnée des états financiers de l’organisme. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et la somme de chaque subvention reçue de source publique (provinciale, fédérale, municipale, du Conseil des arts et des lettres du Québec, de la Société de développement des entreprises culturelles, etc.) et satisfaire aux exigences suivantes :

• si le total de ces subventions se situe entre 50 000 $ et 100 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission de compilation et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• si le total se situe entre 100 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’examen et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• si le total est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’audit et être adoptés par une résolution du conseil d’administration.

Cette reddition de comptes doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l’information fournie par l’organisme dans sa demande pour les années couvertes par la convention d’aide financière.

De plus, chaque bénéficiaire doit remettre, au terme de chacune des ententes de fonctionnement et dans un formulaire triennal conforme au gabarit fourni par le Ministère, les résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs déterminés dans ladite entente.

Le bilan des résultats du programme sera transmis au Secrétariat du Conseil du Trésor, selon une forme et des modalités à convenir avec ce dernier, au plus tard le 30 novembre 2025.

La norme prend fin le 31 mars 2026.