Appel de projets en développement des collections des bibliothèques publiques autonomes

Le ministère de la Culture et des Communications a pour mission de contribuer au rayonnement de la culture et des communications, à l’épanouissement individuel et collectif de la population ainsi qu’à la mise en place d’un environnement propice à la création et à la vitalité des territoires. Son action, qui se situe notamment dans le domaine de la lecture et du livre, vise à offrir à l’ensemble des citoyennes et des citoyens, dans chaque région du Québec, des services équitables et diversifiés dans ses secteurs d’intervention.

La population du Québec doit avoir accès à l’information, à la connaissance et à la culture. À l’instar de l’UNESCO et de ce que la littérature scientifique tend à démontrer, le Ministère reconnaît le rôle important des bibliothèques publiques à cet égard. Pour remplir ce rôle, les bibliothèques doivent rendre disponibles des ressources documentaires diversifiées qui tiennent compte des intérêts et des besoins variés de la population qu’elles servent ainsi que du milieu dans lequel elles évoluent. Historiquement, cette condition s’est avérée difficile à remplir sans une aide soutenue de l’État, car la quantité et la qualité des ressources documentaires généralement offertes par les bibliothèques publiques ont été jugées inadéquates à plus d’une reprise dans le passé. Ainsi, l’État québécois contribue financièrement aux acquisitions documentaires des bibliothèques publiques autonomes, qui sont principalement situées dans les municipalités de plus de 5000 habitants.

Selon des données datant de 2019, les bibliothèques publiques autonomes servent approximativement 85 % de la population et leurs collections continuent d’être utilisées de façon soutenue. Les aides financières versées dans le cadre de la présente norme s’inscrivent en complémentarité non seulement des aides au fonctionnement accordées par le Ministère aux centres régionaux de services aux bibliothèques publiques, qui soutiennent les plus petites municipalités offrant des services de bibliothèque, mais également du financement par l’État québécois de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, qui offre des services de bibliothèque à tous les résidents et résidentes du Québec.

• Maintenir ou améliorer l’accès à des collections documentaires de qualité dans les bibliothèques publiques autonomes du Québec.
• Maintenir ou améliorer l’accès à des livres et à des publications en série édités au Québec.

Admissibilité du demandeur

Le programme s’adresse aux personnes morales sans but lucratif (organisme, coopérative exploitée à des fins non lucratives ou autorité publique) :

• qui réalisent la majeure partie de leurs activités au Québec;
• qui ont respecté, le cas échéant, leurs engagements envers le Ministère lors de l’attribution d’une précédente subvention;
• qui appartiennent à l’une des catégories suivantes :
  • les municipalités d’au moins 5000 habitants qui offrent un service de bibliothèque publique à leur population;
  • les bibliothèques d’association  situées dans une municipalité de plus de 5000 habitants où le service de bibliothèque municipale n’existe pas;
    • Une bibliothèque d’association est indépendante de la structure administrative municipale. Cependant, pour profiter du présent programme, elle doit être reconnue comme bibliothèque publique et être soutenue par la Municipalité dont elle sert la population.
  • les municipalités de moins de 5000 habitants ou les bibliothèques d’association servant moins de 5000 habitants, recevant une subvention directe du Ministère pour le développement de leurs collections au moment de l’entrée en vigueur du présent programme.

De plus, le service de bibliothèque publique du demandeur doit :

• offrir gratuitement l’abonnement pour l’ensemble des résidents et résidentes de son territoire;
• disposer d’un catalogue en ligne;
• disposer ou s’engager à disposer, dans un délai maximal de 12 mois, d’une politique de développement des collections, incluant un cadre d’évaluation et d’élagage conforme aux exigences ministérielles et dont la mise à jour a été produite au cours des 5 dernières années au maximum.
  • Cet engagement devra prendre la forme d’une résolution du conseil municipal (ou du conseil d’administration d’une bibliothèque d’association) adoptée avant le dépôt de la demande d’aide financière.

Abonnement gratuit : l’inscription à la bibliothèque publique s’effectue sans frais pour le résident ou la résidente de la municipalité. Toutefois, certains autres types de services pourraient être assujettis à des frais dont la valeur est à la discrétion des gestionnaires de la bibliothèque.

Admissibilité du projet

Le projet doit avoir pour seul objet l’acquisition, sur tout support, de livres, de publications en série et de documents audiovisuels, ainsi que l’acquisition de bases de données, conformément au document Précisions sur les documents admissibles au programme (PDF 56 Ko). De plus, le projet ne doit pas constituer un chevauchement ni une concurrence avec des activités existantes ou des projets en cours financés par le Ministère pour le même territoire.

En fonction de la disponibilité budgétaire, les projets reçus seront annuels ou pluriannuels, sans toutefois dépasser une période maximale de 2 ans.

La demande d’aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans le service en ligne di@pason  et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement.

La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes .

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou des documents joints, les renseignements suivants permettant d’évaluer sa demande :

• une description du projet précisant :
  • la planification de ses acquisitions de ressources documentaires en fonction de la durée du projet,
  • le budget détaillé du projet;
• dans le cas d’une bibliothèque d’association :
  • ses états financiers les plus récents,
  • la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et le mandataire,
  • tout renseignement pertinent permettant d’appuyer la demande.

Au cours de l’analyse du projet, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera, le cas échéant.

Pour être soumis à l’évaluation, le dossier doit être complet, compréhensible et fondé sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

La contribution que le demandeur compte verser pour la réalisation du projet devant être comptabilisée, elle doit obligatoirement faire partie de la présentation du budget. Cette contribution est uniquement monétaire.

Convention d’aide financière

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le ou les versements de la subvention comporte :

• l’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
• des clauses relatives aux cessions des droits d’auteur;
• des engagements ayant trait aux communications entourant l’objet de la subvention.

Dépenses admissibles

Sont admissibles dans le cadre du présent Appel de projets les coûts d’achat des documents mentionnés dans les conditions spécifiques du projet (conformément au document Précisions sur les documents admissibles au programme (PDF 56 Ko), et ce, dans le respect de la Loi sur le développement des entreprises québécoises dans le domaine du livre (RLRQ, chapitre D-8.1). L’acquisition des livres numériques et audionumériques, quant à elle, doit s’effectuer à prix courant dans au moins 3 librairies agréées de la région administrative de la bibliothèque publique autonome, lorsque les livres recherchés y sont disponibles.

Dépenses non admissibles

• Les dépenses présentées dans le cadre d’autres programmes d’aide financière.
• Les dépenses informatiques; elles incluent les coûts des ordinateurs, des réseaux (mise en service et entretien), des licences (plateformes numériques, logiciels et applications) et des télécommunications.
• Les frais de traitement documentaire.
• Les livres édités à compte d’auteur.
• Les dépenses administratives et les frais de service.
  • Les frais de service peuvent correspondre, sans toutefois s’y limiter, aux frais de verrou numérique, aux frais d’entrepôt numérique ou encore aux frais de traitement des librairies, incluant entre autres les frais d’accès.

Calcul de la subvention

La subvention maximale pouvant être offerte par le Ministère résulte de l’addition des éléments suivants (le total de la subvention maximale est obtenu par la somme des paramètres 1, 2 et 3 qui sont calculés de façon indépendante) :

1. une contribution de base calculée à partir d’une somme d’argent par habitant modulée en fonction de la richesse foncière de la Municipalité dont la population est servie. La population qui sert de référence est celle du décret établissant la population des municipalités pour l’année en cours, de laquelle est déduite, le cas échéant, la population servie par un centre régional de services aux bibliothèques publiques.
2. une somme d’argent représentant un pourcentage (sujet à varier selon les disponibilités budgétaires du Ministère) de 75 % des dépenses prévues par la bibliothèque et réservées à l’acquisition de livres (imprimés, numériques et audionumériques) et de périodiques (imprimés) édités par des entreprises ayant leur siège au Québec. Cette somme, qui est établie sur la base des prévisions budgétaires des bibliothèques, peut être rajustée lors de l’analyse de la demande d’aide financière suivante si les montants présentés dans l’Enquête annuelle ou les états financiers montrent à ce chapitre des dépenses réelles inférieures.
3. une somme d’argent établie en fonction du taux de rafraîchissement des exemplaires imprimés.

L’addition de ces 3 paramètres permet de déterminer la somme maximale de la subvention pouvant être attribuée au bénéficiaire. L’aide financière maximale du Ministère s’établit à 2 000 000 $ annuellement.

Au moment du dépôt de la demande d’aide financière, la contribution de la Municipalité ou de la bibliothèque d’association prévue au projet d’acquisition doit représenter un minimum de 33,3 % du total des dépenses admissibles prévues pour l’année en cours. Ainsi, le calcul de la subvention du Ministère ne peut pas dépasser 66,7 % de ce total prévisionnel. Pour les municipalités avec un indice de richesse foncière uniformisée de 75 et moins, leur contribution au projet est d’un minimum de 20 %. Ainsi, le calcul de la subvention du Ministère ne peut pas dépasser 80 % du total prévisionnel.

Au terme de l’année visée, la contribution réelle de la Municipalité devra avoir respecté les ratios présentés ci-haut. Dans le cas contraire, la subvention du Ministère pour l’année suivante est ajustée en conséquence.

Lorsqu’une entente pluriannuelle est prise avec le Ministère, l’ajustement est effectué au terme de cette entente, en fonction de la moyenne des contributions de la Municipalité ou de la bibliothèque d’association des années concernées.

Règles de cumul des aides financières publiques

Le calcul du cumul des aides financières directes ou indirectes reçues des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada, incluant les crédits d’impôt, ainsi que des entités municipales qui ne sont pas directement bénéficiaires du programme, ne doit pas dépasser 100 % des dépenses admissibles.

En ce qui a trait aux règles de calcul du taux de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

L’actif visé au paragraphe 1º du premier alinéa de l’article 89 de la Loi instituant le gouvernement régional d’Eeyou Istchee Baie-James (RLRQ, chapitre G-1.04) n’est pas considéré dans la règle de cumul de la présente norme.

Aux fins de calcul du taux de cumul, toutes les formes d’aide financière accordées par un organisme public doivent être calculées à 100 % de leur valeur, qu’elles soient remboursables ou non.

Par ailleurs, les aides financières provenant de la Banque de développement du Canada, de Financement agricole Canada et de la Financière agricole du Québec sont à considérer comme des contributions privées si elles n’offrent aucun avantage conféré, soit qu’elles sont convenues aux conditions du marché.

Versement de l’aide financière

L’aide financière est versée en service de dette pour l’ensemble des subventions accordées.

La participation financière du Ministère est répartie sur une période de :

• 2 à 5 ans pour une contribution de moins de 3 000 000 $;
• 5 à 10 ans pour une contribution de 3 000 000 $ ou plus.

Le bénéficiaire doit réaliser le financement temporaire et à long terme du projet.

La reddition de comptes doit être faite conformément aux dispositions de la convention d’aide financière :

• elle est produite suivant la périodicité qui y est établie ou au terme du projet, selon la nature et la durée de celui-ci;
• elle fait l’objet d’un rapport final écrit.

La reddition de comptes comprend obligatoirement :

• le bilan des activités d’acquisition réalisées;
• un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées, incluant la déclaration relative à l’achat de livres numériques dans au moins 3 librairies agréées de la région administrative;
• tout renseignement ou tout document requis par le Ministère, suivant la convention de résultat;
• tout autre renseignement ou tout autre document demandé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de visiter les lieux où se déroule le projet et de vérifier l’affectation des subventions accordées, et ce, à toute heure raisonnable.

Le bilan des résultats du programme sera réalisé selon l’échéancier du plan ministériel d’évaluation. Il sera transmis au Secrétariat du Conseil du trésor (Sous-secrétariat aux politiques budgétaires et aux programmes) au plus tard le 30 novembre 2024 ou préalablement à toute demande de renouvellement de la présente norme.

La norme prend fin le 31 mars 2025.