Volet 1: Général

• Favoriser le déploiement de repères commémoratifs et de manifestations commémoratives dans toutes les régions du Québec
• Augmenter la participation à des activités de commémoration d’intérêt tant local que régional ou national

Le volet 1 s’adresse aux organisations constituées selon l’une des formes juridiques suivantes :

• une personne morale à but non lucratif;
• une coopérative constituée en vertu de la Loi sur les coopératives (RLRQ, chapitre C-67.2) ou de la Loi canadienne sur les coopératives (L.C. 1998, ch. 1);
• une entreprise collective définie au sens de la Loi sur l’économie sociale (RLRQ, chapitre E-1.1.1);
• un organisme municipal régi par la Loi sur les cités et villes (RLRQ, chapitre C-19) ou le Code municipal du Québec (RLRQ, chapitre C-27.1).

Pour être admissible, le demandeur doit :

• être légalement constitué depuis plus de 12 mois;
• avoir son siège et principal établissement au Québec. Le Ministère entend par siège l’endroit où se situe le centre de décision, là où s’exerce la direction véritable de l’organisation.

Ne sont pas admissibles au volet 1 :

• les demandeurs des Premières Nations et Inuit, lesquels sont admissibles au volet 2;
• les ministères, les établissements de santé et d’éducation ainsi que les organismes budgétaires et autres que budgétaires du gouvernement du Québec régis par la Loi sur l’administration financière (L.R.Q., chapitre A-6.001);
• les universités et les centres de recherche;
• les entreprises privées à but lucratif;
• les entreprises individuelles;
• les demandeurs inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics;
• les demandeurs qui ont, au cours des 2 années précédant la demande d’aide financière, fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’octroi d’une aide financière antérieure par le Ministère.

Chaque demandeur ne peut présenter qu’un seul projet dans le cadre du présent Appel de projets. Il peut cependant être partenaire d’autres projets.

Pour être admissible, le projet doit être en cohérence avec la définition de la commémoration (voir les Définitions relatives au programme (PDF 98 Ko)). Plus précisément, le geste commémoratif proposé par le projet doit répondre aux conditions suivantes :

• être un acte collectif, c’est-à-dire qui s’adresse à une collectivité pour permettre à ses membres de se souvenir ensemble;
• être un acte public, c’est-à-dire qui s’inscrit dans la sphère publique et qui s’adresse à tous les membres de la collectivité visée, par exemple les citoyennes et citoyens d’une municipalité ou les membres d’une communauté;
• adopter l’une des formes suivantes ou une combinaison des deux :
  • une manifestation commémorative, qu’elle ait un caractère événementiel (exemples : cérémonie, concert, fête ou colloque) ou qu’elle emprunte un support physique (exemples : publication, exposition ou pavoisement) ou virtuel (exemples : exposition virtuelle ou site Web);
  • un repère commémoratif fixe et permanent dans l’espace public (exemples : plaque, monument ou espace commémoratif);
• viser la commémoration d’un personnage, d’un événement, d’un lieu ou d’un fait du passé significatif de l’histoire du Québec et qui est l’objet d’un anniversaire d’un multiple de 25 (25e, 50e, 75e anniversaire, etc.) en 2024 :
  • dans le cas de la commémoration d’un personnage, celui-ci doit être décédé depuis au moins 25 ans.
• Le projet doit également :
  • débuter au plus tôt le 1er octobre 2023 et se terminer au plus tard le 31 décembre 2024;
  • être réalisé entièrement au Québec;
  • recourir uniquement à des artistes, ainsi qu’à des artisanes et artisans du Québec, par exemple pour la réalisation d’un monument ou des prestations scéniques;
  • être présenté dans un dossier complet (le formulaire dûment rempli et tous les documents demandés joints) et être clairement défini;
  • contribuer pleinement et concrètement à l’atteinte des objectifs du présent volet.
• Ne sont pas recevables les projets :
  • portant sur le fonctionnement courant des organismes, c’est-à-dire relevant d’activités tenues pour normales et habituelles (par exemple, le renouvellement d’une exposition permanente);
  • de nature récurrente (par exemple les activités habituelles d’une commémoration annuelle);
  • ayant fait l’objet d’une aide financière du Ministère, du Conseil des arts et des lettres du Québec, de la Société de développement des entreprises culturelles ou de Bibliothèque et Archives nationales du Québec;
  • soulignant l’anniversaire de fondation d’une entité territoriale (exemples : incorporation d’une municipalité ou érection canonique d’une paroisse).

La demande d’aide financière doit être produite en ligne sur un formulaire accessible par le service en ligne di@pason  et est automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle doit être transmise aux dates déterminées par le Ministère, soit pendant l’Appel de projets qui a lieu du 27 mars au 18 mai 2023.

En amont du dépôt de sa demande, le demandeur doit s’inscrire au système di@pason à titre de client-partenaire (ou mettre à jour sa fiche s’il y est déjà inscrit). Il est recommandé de terminer l’inscription (ou la mise à jour) au plus tard 1 semaine avant la la date limite de dépôt des projets, pour laisser le temps au Ministère de valider la fiche. Aucune extension de la date de dépôt ne sera accordée à un demandeur qui commence ses démarches trop tard pour les accomplir dans les délais prescrits.

En plus du formulaire di@pason dûment rempli, le demandeur doit obligatoirement joindre, au moment du dépôt, les documents suivants relatifs au projet :

• le formulaire Description sommaire du projet (PDF 87 Ko) dûment rempli;
• le calendrier de réalisation, incluant les activités de promotion et de communication;
• ses états financiers les plus récents;
• la liste à jour des membres de son conseil d’administration, incluant le nom des administratrices et administrateurs, leur citoyenneté et leur lieu de résidence fiscale;
• les lettres d’engagement de ses partenaires, s’il y a lieu. Tous les partenaires ayant confirmé leur aide doivent fournir une lettre d’engagement dans laquelle ils précisent la somme de leur contribution (les contributions en biens et en services doivent être estimées selon leur valeur au marché);
• la résolution prise par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et le ou la mandataire.

Pour être soumis à l’analyse, le dossier doit être complet, compréhensible et fondé sur des données exactes. Au cours de l’analyse du projet, le demandeur doit fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclame.

Il est par ailleurs de la responsabilité du demandeur de s’assurer d’obtenir toutes les autorisations requises, s’il y a lieu, pour la réalisation de son projet (exemples : permis municipal, autorisation du propriétaire ou autorisation en vertu de la Loi sur le patrimoine culturel).

L’évaluation de la demande est réalisée par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à de l’expertise externe.

La demande admissible est évaluée selon les critères suivants :

• l’expérience, l’expertise et les compétences de l’équipe de réalisation;
• la capacité du demandeur à réaliser le projet dans son entièreté et en respectant le cadre budgétaire prévu;
• la pertinence du projet, révélée par :
  • la concordance avec la finalité et les objectifs poursuivis par le présent programme;
  • la pertinence du sujet de la commémoration, qui peut être d’intérêt national, régional ou local et qui doit être significatif au regard de l’histoire du Québec, que ce soit son histoire politique, sociale, culturelle, économique ou autre;
  • l’importance des appuis que le projet a reçus dans la collectivité qu’il vise;
  • la cohérence avec la mission principale du demandeur et ses autres activités;
• la qualité générale du projet, révélée par :
  • la clarté et la précision des objectifs poursuivis;
  • le réalisme du calendrier de réalisation et des prévisions budgétaires;
  • la faisabilité du projet;
  • l’acceptabilité sociale du projet;
  • la pertinence et la portée des moyens de communication envisagés;
  • le caractère inclusif du projet, c’est-à-dire sa capacité à joindre différents groupes de la société;
  • les méthodes adéquates permettant de collecter les données nécessaires à l’évaluation des résultats attendus (sondage, données de fréquentation, etc.);
• la prise en considération des normes de qualité (PDF 146 Ko) de l’Appel de projets concernant :
  • le décalage temporel entre la commémoration et son sujet;
  • le lien entre l’élément commémoré et l’occasion commémorative;
  • l’équilibre entre l’élément commémoré et le moyen choisi;
  • la cohérence entre l’élément commémoré et le lieu d’accueil;
  • le lieu d’accueil et les normes d’aménagement;
  • la qualité et la lisibilité des messages;
  • les consultations;
  • le rayonnement, la promotion et la visibilité;
  • la langue;
  • la pérennité du geste commémoratif;
• le respect des principes de développement durable .

Le Ministère se réserve par ailleurs le droit de limiter le nombre de projets subventionnés dans chaque région administrative afin de respecter les ressources financières disponibles pour le programme, ainsi que par souci d’équité entre les régions. Il se réserve également le droit de favoriser des projets mettant en valeur des sujets sous-représentés, par souci de diversité et d’inclusion.

La subvention octroyée à un bénéficiaire pour son projet ne peut pas excéder 50 000 $.

Le programme permet d’accorder à un bénéficiaire une aide financière pouvant représenter jusqu’à 80 % des dépenses admissibles liées à la réalisation du projet. À noter qu’aucun dépassement de coût des activités ou du projet approuvé ne sera accepté pour l’obtention d’une aide financière supplémentaire.

Aux fins du cumul des aides financières, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux régis par la Loi sur les cités et villes ou le Code municipal du Québec.

Le Ministère verse, à la signature de la convention, une première tranche de sa subvention représentant au moins 50 % et au plus 80 % de la somme annoncée. Le solde est versé selon des modalités et des étapes déterminées par la nature du projet, sa durée et les biens livrables attendus.

Tout engagement financier du gouvernement n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la dépense découlant de cet engagement, conformément à l’article 21 de la Loi sur l’administration financière.

Dépenses admissibles 

Seules sont admissibles les dépenses suivantes et directement liées à la réalisation du projet :

• les coûts de main-d’œuvre (incluant les avantages sociaux);
• les frais de sous-traitance;
• les dépenses engagées pour des consultants, des consultantes ou des spécialistes externes possédant une expertise reconnue et pertinente;
• les frais de déplacement, lesquels doivent respecter les barèmes en vigueur  dans la fonction publique du Québec;
• les frais de transport d’une œuvre ou de matériel;
• les cachets et les droits d’auteur;
• les frais de traduction ou d’interprétation;
• la portion des taxes non remboursées (pour un organisme à but non lucratif);
• les coûts de location d’équipement ou de locaux;
• les coûts d’achat de matériel ou d’équipement (le choix de recourir à l’achat plutôt qu’à une location doit être justifié);
• les frais de promotion;
• les frais liés à la mesure des résultats (exemples : sondages ou exploitation de données);
• les frais d’administration, jusqu’à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus;
• les frais de contingence (imprévus), jusqu’à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus.

Dépenses non admissibles

Les dépenses suivantes et les dépenses non directement liées à la réalisation du projet, ne sont pas admissibles :

• les dépenses récurrentes (exemples : entretien d’une œuvre ou d’une plateforme ou frais de licence);
• les dépenses de fonctionnement (exemples : locaux du demandeur, matériel informatique de base ou main-d’œuvre affectée aux activités courantes du demandeur);
• les dépenses déjà soutenues par un autre programme gouvernemental;
• les dépenses liées à l’entretien ou à la restauration d’un repère commémoratif (nouveau ou existant);
• les dépenses effectuées avant que la subvention n’ait été annoncée par lettre du Ministère; elles doivent être clairement signalées comme telles dans le budget. Ces dépenses ne sont pas remboursées. Le demandeur assume donc tout risque ou inconvénient pouvant découler de l’acceptation ou du refus, par le Ministère, de sa demande dans le cadre du présent programme;
• les dépenses ayant trait au remboursement d’une dette, au remboursement d’emprunts ou au financement d’un projet déjà réalisé;
• les dépenses d’immobilisations liées à l’acquisition de terrains ou à l’acquisition, à la construction ou à l’agrandissement de bâtiments;
• les dépenses liées à toute activité hors Québec;
• les frais juridiques.

La reddition de comptes doit être réalisée conformément aux dispositions de la convention d’aide financière :

• elle est produite selon la périodicité qui y est établie ou au terme du projet, selon la nature et la durée de celui-ci;
• le bénéficiaire rédige lui-même un rapport final et, le cas échéant, des rapports d’étape.

Le rapport final est rédigé à l’aide du formulaire Rapport de reddition de comptes (PDF 251 Ko), auquel sont obligatoirement joints :

• les indicateurs de suivi (PDF 188 Ko) prévus à la convention d’aide financière;
• la documentation visuelle du projet et de sa promotion (exemples : photos de l’événement ou du repère, revue de presse ou visuels développés);
• les derniers états financiers vérifiés;
• tout autre renseignement ou document demandé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de vérifier l’affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.