Regroupement d'achats de biens et de services

Le gouvernement du Québec, par l’entremise du Centre d’acquisitions gouvernementales (CAG), mise entre autres sur une stratégie collaborative pour optimiser ses acquisitions : les regroupements d’achats. Cette approche permet de bénéficier d’un avantage concurrentiel sur une vaste gamme de produits et de services communs à l’ensemble de l’administration publique.

Le principe est simple : en unissant les besoins de plusieurs organisations, le gouvernement augmente son volume de commande pour générer des économies d’échelle et de processus. Cela permet également d'accroître son pouvoir d’achat et de négociation.

La clientèle du CAG est constituée des :

• ministères et organismes
• établissements publics du réseau de la santé et des services sociaux
• établissements des réseaux de l’éducation et du collégial et de l’universitaire
• autres organismes

Contrairement aux achats mandatés, les regroupements d’achats doivent répondre au besoin d’au moins deux organismes ou établissements publics. Les principaux critères sont :

• des biens et des services visés par les arrêtés ministériels
• des besoins récurrents
• des acquisitions de grande valeur monétaire

Stratégies d’acquisition  

L’innovation dans les stratégies d’acquisition est un levier clé pour atteindre les objectifs de qualité, d’acquisition responsable et de soutien à l’économie locale.

Le gouvernement intègre des critères environnementaux, sociaux et économiques aux processus d’achat de biens et de services pour :

• réduire l’impact environnemental
• augmenter les bénéfices sociaux
• renforcer la durabilité économique des organisations

C’est dans cette perspective qu’il favorise l’achat québécois et régional dans les contrats d’approvisionnement:

• Achat québécois : Le fournisseur ou le prestataire de services doit exercer ses activités de façon permanente dans un établissement situé au Québec.
• Achat régional : Les contrats sont conclus avec des fournisseurs ou des prestataires de services provenant des régions autres que Montréal et la Capitale-Nationale.

Avant d’octroyer un contrat, le gouvernement doit suivre les étapes d’un appel au marché public. Lors d’un regroupement d’achats, le processus est similaire, mais il diffère dans la préparation, puisqu’il nécessite la collaboration de la clientèle du CAG.

• Analyse du marché, évaluation du besoin, mise sur pied d’un comité consultatif et préparation du mandat : Ces étapes permettent, notamment, de préciser le besoin des organisations clientes (par exemple, la quantité nécessaire ou les exigences techniques). Un comité consultatif, composé de professionnels provenant de la clientèle visée, s’assure également que le bien ou le service correspond à la réalité du terrain.
• Préparation et publication de l’appel d’offres : Après l’analyse rigoureuse du besoin, l’appel d’offres est publié sur le Système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO). Les entreprises peuvent demander des précisions aux conseillères et conseillers en acquisition du CAG responsables du dossier et déposer leur soumission. À noter que les réponses aux questions sont partagées en addenda aux fournisseurs et prestataires de services afin d’assurer l’équité.
• Ouverture et évaluation des soumissions : Les soumissions sont analysées en collaboration avec le comité consultatif.
• Adjudication, préparation et implantation des contrats : Les contrats sont adjugés par le CAG et publiés sur le SEAO. Pour en savoir plus sur l’adjudication des contrats, consultez la section Faire affaire avec l’État.
• Gestion contractuelle : La prise en charge et le suivi des contrats sont assurés par le CAG. En cas de problématiques en cours de contrats, les clients peuvent contacter son service à la clientèle.

La clientèle peut utiliser le Logiciel d'achat en commun (LAC), notamment pour :

• Faire une demande de création d’un nouvel utilisateur
• Consulter la planification des appels d’offres à venir
• Mandater le CAG pour l’acquisition de certains produits et services
• Accéder au catalogue provincial des produits négociés
• Recevoir les communications du CAG

Si votre organisation n'est pas dans la liste des établissements faisant affaire avec le CAG, contactez le service à la clientèle ou faites une demande en remplissant le formulaire de « Demande dans le cadre d’un bien ou d’un service visé ou non par un arrêté ministériel (PDF 306 Ko) ».

Toute entreprise souhaitant soumissionner pour des contrats publics au Québec peut utiliser le SEAO pour accéder aux appels d'offres. Pour en savoir plus, consultez la page Devenir fournisseur de l’État.

Le CAG a l’obligation de publier chaque année un plan des acquisitions gouvernementales (PAG). Ce document présente les regroupements d’achats planifiés par le CAG afin de répondre aux besoins des organismes publics en biens et services nécessaires à la réalisation de leur mission.

Les entreprises intéressées, notamment québécoises et canadiennes, peuvent consulter la page du PAG afin de prévoir leurs activités et réaliser les investissements nécessaires pour soumettre une offre compétitive.