Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Différents articles de la Loi sur l’accès exigent la réalisation d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Voici ces cas :

• Lors d’un projet d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services qui implique des renseignements personnels (article 63.5);
• Lorsqu’un organisme public souhaite collecter des renseignements personnels nécessaires à l’exercice des attributions ou à la mise en œuvre d’un programme de l’organisme public avec lequel il collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d’une mission commune (article 64);
• Lorsqu’un organisme public veut communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées à une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces renseignements à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques (article 67.2.1);
• Lorsqu’un organisme public a l’intention de communiquer des renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées, conformément à l’article 68 de la Loi sur l’accès;
• Lorsqu’un organisme public veut communiquer, à l’extérieur du Québec, des renseignements personnels ou qu’il souhaite confier à une personne ou à un organisme à l’extérieur du Québec la tâche de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de conserver pour son compte de tels renseignements (article 70.1).

Selon la Commission d’accès à l’information, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est une démarche préventive qui vise à mieux protéger les renseignements personnels et à respecter davantage la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer tous les facteurs qui auraient des conséquences positives et négatives sur le respect de la vie privée des personnes concernées. Ces facteurs sont :

• la conformité du projet ^{Lire le contenu de la note numéro 1} à la législation applicable à la protection des renseignements personnels et au respect des principes qui l’appuient;
• la détermination des risques d’atteinte à la vie privée engendrés par le projet et l’évaluation de leurs conséquences;
• la mise en place de stratégies pour éviter ces risques ou les réduire efficacement.

La réalisation d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée peut servir à démontrer que l’organisme public a respecté toutes les obligations en matière de protection des renseignements personnels et que toutes les mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces renseignements.

Il faut commencer cette évaluation au début du projet et la mettre à jour tout au long de l’évolution de ce dernier.

Conformément au dernier alinéa de l’article 63.5 de la Loi sur l’accès, la réalisation d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit être proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support.

Par exemple, un petit projet de développement d’un système d’information impliquant des renseignements personnels qui ne sont pas considérés comme sensibles et qui sont en faible quantité pourra faire l’objet d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée moins détaillée. Néanmoins, tous les aspects essentiels d’une bonne évaluation doivent être couverts.

Le Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques, à l'accès à l'information et à la laïcité invite les personnes qui devront procéder à un tel exercice à consulter le guide d’accompagnement de la Commission d’accès à l’information Réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée  ainsi que le Modèle générique de rapport  afin de rendre compte des résultats d’une telle évaluation.