Volet 4 – Soutenir les événements qui se tiennent ou se tiendront au Québec

Le volet 4 vise à soutenir les événements d’affaires d’envergure internationale récurrents et tenus au Québec dans les efforts déployés pour accroître leur clientèle provenant de l’étranger, contribuant ainsi à l’augmentation des retombées du tourisme d’affaires international au Québec. Ce volet permet également de soutenir la mise en place de moyens pour assurer la participation d’une clientèle internationale à un événement d’affaires d’envergure internationale non récurrent et dont la venue est confirmée au Québec.

Cette mesure vise à :

• stimuler la croissance en ce qui a trait à la tenue d’événements d’affaires d’envergure internationale au Québec;
• multiplier les retombées positives du tourisme d’affaires sur la vitalité économique des régions, dans une perspective de développement durable;
• mettre en valeur les aspects économique et touristique des régions et faire rayonner le Québec à l’étranger;
• soutenir le développement des créneaux d’excellence du Québec, des zones d’innovation et des grappes industrielles.

Clientèles admissibles

Les clientèles admissibles doivent vouloir accroître la participation d’une clientèle internationale à un événement d’affaires existant ou dont la venue est confirmée au Québec.
Sont admissibles :

• les organismes à but lucratif;
• les organismes à but non lucratif;
• les coopératives;
• les entités municipales;
• les communautés, les nations autochtones et les organismes reconnus par l’Assemblée nationale. 

Les demandeurs spécialisés en recherche ou associés à un établissement de recherche et d’enseignement bénéficieront de modalités d’aide financière distinctes.

L’organisme doit être une entité active dans le secteur événementiel, soit :

• une entité organisatrice;
• une entité spécialisée dans la promotion d’événements;
• un organisme de gestion de la destination.

L’organisme doit être une société ou une entité d’un autre type légalement constituée au Québec.

Clientèles non admissibles

Ne sont pas admissibles :

• les entreprises fournisseurs et les agences événementielles;
• les ministères et organismes du gouvernement du Québec ou du Canada;
• les sociétés contrôlées directement ou indirectement par un gouvernement (provincial ou fédéral);
• les entreprises détenues majoritairement par une société d’État;
• les entreprises sous la protection de la Loi sur les arrangements avec les créanciers des compagnies ou de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité;
• les entreprises inscrites au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics;
• les entreprises qui, au cours des deux années précédant la demande d’aide financière, ont fait défaut de respecter leurs obligations ou ont été dûment mises en demeure en lien avec l’octroi antérieur d’une aide financière;
• les partis politiques.

Projets admissibles

Sont admissibles les types d’événements d’affaires suivants :

• congrès;
• exposition commerciale;
• réunion d’entreprise.

Les projets doivent :

• se tenir au Québec;
• être des événements d’envergure internationale récurrents et viser l’augmentation de leur clientèle internationale ou la création d’un volet international;
• inclure des activités admissibles :
  • activité promotionnelle auprès de la clientèle,
  • visite d’inspection,
  • repas promotionnel avec des clients,
  • participation à un événement (bourse, foire, congrès) dans un objectif de démarchage,
  • rencontre avec un ou plusieurs clients,
  • activité d’interprétation simultanée,
  • activité innovante réservée aux participantes et participants.

Les projets ne doivent pas avoir obtenu l’incitatif dans le cadre du volet 3 du FSTAI.

Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles sont :

• les frais de déplacement (transport, hébergement, repas et faux frais) :
  • frais de déplacement à l’étranger d’une entité demanderesse,
  • frais de déplacement au Québec du client potentiel assumés par l’entité demanderesse;
• les frais d’inscription à des événements (l’admissibilité des événements sera déterminée selon les informations fournies dans le formulaire);
• les frais d’honoraires pour les activités de marketing et de promotion ciblant spécifiquement les marchés internationaux;
• les frais d’honoraires liés au développement d’une programmation et de contenus visant à accroître le nombre de participantes et participants internationaux;
• les frais associés à la mise en place de services facilitant la participation internationale (ex. : interprétation simultanée, espaces facilitant le réseautage par l’utilisation de technologies pour mettre en relation les participantes et participants, activités sociales immersives);
• les frais liés à des initiatives innovantes permettant la croissance de l’événement (ex. : conférences inversées, espaces d’innovation ou zones interactives, partenariats avec l’écosystème local);
• les frais associés à l’amélioration de l’expérience des participantes et participants internationaux (ex. : espaces de bien-être et d’adaptation au décalage horaire, transport facilité, accueil et orientation personnalisés, conciergerie réservée aux participantes et participants).

Les dépenses admissibles pour le volet 4 doivent être directement liées à l’augmentation du nombre de participantes et participants internationaux par rapport à l’édition précédente dans le cas d’événements existants et récurrents.

Prenez connaissance du Guide du demandeur (PDF 446 Ko).

Pour qu’une demande d’aide financière soit étudiée, il faut préparer les documents suivants :

• le formulaire de demande (XLSX 88 Ko) d’aide rempli et signé dans le format Excel d’origine;
• les demandes déposées ou les confirmations des engagements des autres ordres de gouvernement.

Un dossier incomplet à la date du début de la période d’analyse ne sera pas traité par le comité de gestion. Il sera reporté à la période suivante, s’il y a lieu.

Les événements admissibles au volet 4 doivent être réalisés avant le 30 novembre 2027 et les sommes doivent être engagées avant le 31 mars 2026.

Après la date limite de l’appel de projets :

• analyse de la pertinence et de l’aspect financier de la demande par le comité directeur et décision;
• transmission d’une lettre à l’entité demanderesse (lettre d’acceptation avec le montant octroyé ou lettre de refus);
• signature par l’entité bénéficiaire et Tourisme Laval d’une convention d’aide financière pour les projets retenus.

Les projets seront évalués selon les critères suivants :

• l’admissibilité;
• la qualité de la demande;
• le réalisme du budget;
• les retombées potentielles;
• l’envergure et le rayonnement potentiels;
• le potentiel de récurrence;
• l’arrimage à la capacité de la destination d’accueil;
• la valorisation des créneaux d’excellence du Québec, des zones d’innovation ou des grappes industrielles, ou encore des filières touristiques à haut potentiel, telles que :
  • le tourisme de nature,
  • le tourisme autochtone,
  • le tourisme hivernal,
  • le tourisme gourmand et l’agrotourisme,
  • le tourisme haut de gamme.

L’aide accordée dans le cadre du FSTAI est une contribution financière non remboursable (subvention).

Pour un événement d’envergure internationale existant et récurrent admissible, le volet 4 consiste à donner des moyens pour augmenter le nombre de participantes et participants internationaux et à fournir un incitatif financier pour l’augmentation réelle du nombre de participantes et participants internationaux.

Pour un événement d’affaires d’envergure internationale dont la venue est confirmée au Québec, le volet 4 vise à donner des moyens pour attirer une clientèle internationale au cours de l’année précédant (year prior) la tenue de l’événement, sans toutefois fournir d’incitatif financier lié à l’attraction de nouvelles participantes et nouveaux participants internationaux.