Documents à transmettre pour une demande au Programme des étudiants étrangers

Une fois que vous aurez présenté votre Demande en ligne de sélection temporaire pour études, nous déposerons dans votre dossier un aide-mémoire personnalisé regroupant les documents et formulaires à nous transmettre pour compléter votre demande. Vous devez transmettre ces documents en les déposant dans votre dossier Arrima. 

Les documents doivent obligatoirement être en français ou en anglais. Tous les documents dans une autre langue doivent être accompagnés d’une traduction signée et authentifiée par une traductrice ou un traducteur professionnel. 

Des documents additionnels dans Arrima sont exigés si votre demande concerne un enfant de 16 ans et moins.

Des documents additionnels sont aussi exigés si vous présentez une demande visant à prolonger votre séjour d’études.

Les renseignements suivants doivent y apparaître :  

• Vos renseignements personnels;
• Votre photo;
• Votre signature;
• La durée de validité de votre passeport.

Si vous êtes une personne âgée de 18 ans et plus et que votre passeport ne porte pas votre signature, vous devez également fournir une autre pièce d’identité officielle qui porte votre signature et votre photo. 

La lettre doit comprendre les coordonnées de votre établissement d’enseignement au Québec et les informations sur votre programme d’études au Québec, notamment :  

• Le nom du programme;
• Le type de diplôme (ex. : certificat de 1^er cycle universitaire, attestation d’études collégiales, diplôme d’études collégiales, etc.);
• La date de début et de fin;
• Le nombre de crédits;
• Le nombre d’heures de cours effectuées au Québec, à l’étranger et en ligne, s’il y a lieu;
• Le nombre d’heures de stage (ou une mention selon laquelle le temps de stage ne dépasse pas 50 % de la durée totale du programme d’études), s’il y a lieu;
• Les conditions d’admission, s’il y a lieu;
  Remarque : l’établissement doit garantir que vous pourrez étudier à la date prévue de votre programme d’études. Si vous êtes au Québec à titre d’étudiante ou d’étudiant étranger, vous avez l’obligation de faire des études votre principale activité tout au long de votre séjour d’études.
• Si vous faites partie d’un programme d’échange;
• Le montant des frais de scolarité.

Déclaration, engagements et autorisations

Vous devez transmettre le formulaire Déclaration, engagements et autorisations (PDF 208 Ko) dûment signé. 

Vous devez transmettre la copie d'un ou de plusieurs de ces documents qui prouvent votre capacité financière à payer tous les frais associés aux études au Québec :

Autorisation récente de transfert de fonds de l’Office du contrôle des changes de votre pays d’origine ou de résidence

Cette preuve est acceptée si votre pays limite la sortie de fonds.

Confirmation officielle et récente de l’octroi d’une bourse d’études

Celle-ci doit préciser le montant, la répartition des versements et la durée.

Relevés d’un compte bancaire, au Canada ou à l’étranger couvrant les six derniers mois

Ceux-ci doivent indiquer l’ensemble de vos opérations bancaires ainsi que le solde actuel de votre compte en plus d’une preuve que vous en êtes la ou le titulaire.

Certificat de placement garanti (CPG)

Celui-ci doit avoir été émis par une institution financière canadienne participante.

Preuve d’un prêt d’études

Celle-ci doit être accordée par une banque et préciser le montant ainsi que la durée du prêt.

Les revenus d’un travail dans le cas d’une personne résidente du Québec

S’applique à la personne résidente du Québec qui prend la charge financière du séjour d’études d’une ressortissante ou d’un ressortissant étranger.

La preuve du paiement des frais de scolarité

Si les frais liés à votre séjour d’études au Québec sont pris en charge par une autre personne, vous devez transmettre les documents suivants : 

• Le formulaire Déclaration de soutien financier (PDF 227 Ko) dûment signé;
• Les preuves financières détaillées de cette personne, listées dans la section précédente.

D’autres documents peuvent être nécessaires pour compléter votre demande de sélection temporaire pour études, notamment un document qui justifie que vous bénéficiez d’une exemption de la gestion des demandes, si c’est votre cas.

Les signatures sur les formulaires, déclarations et documents exigés doivent être manuscrites. Nous acceptons les types de signature suivants :

• Les signatures manuscrites apposées à l’aide d’un accessoire technologique (par exemple, un stylet, un écran tactile ou une souris);
• Les signatures manuscrites numérisées (par exemple en apposant une signature manuscrite sur un document papier et en numérisant le document signé).

Les autres types de signatures (numériques dactylographiées) ne sont pas acceptées.

Si vous présentez une demande de sélection temporaire pour prolonger votre séjour d’études au Québec, vous devez transmettre des documents additionnels selon votre situation.

Ces documents doivent permettre de déterminer la date de fin de votre programme d’études et démontrer que :

• Vous avez étudié au niveau inscrit et, le cas échéant, au sein de l’établissement d’enseignement inscrit sur votre Certificat d’acceptation du Québec (CAQ) pour études précédent;
• Vous avez fait des études votre principale activité;
• Vous avez maintenu et continuez de maintenir une assurance maladie et hospitalisation.

Si vous entamez un nouveau programme d’études, vous devez également fournir une lettre d’admission.

Notez que des documents supplémentaires peuvent également vous être demandés si ceux que vous avez transmis ne vous permettent pas de faire cette démonstration.

Conservez l’original ou la copie certifiée conforme des documents que vous transmettez. On pourrait vous les demander lors de l’examen de votre demande.

Relevé de notes officiel de l’établissement d’enseignement

Le relevé de notes officiel produit par l’établissement scolaire doit couvrir toute la période de validité de votre CAQ pour études précédent et permettre de démontrer que vous avez fait des études votre principale activité dans le niveau et, le cas échéant, dans l’établissement d’enseignement inscrit sur votre CAQ pour études précédent.

Si votre relevé de notes ne vous permet pas de faire cette démonstration, veuillez fournir une lettre explicative accompagnée de documents officiels à l’appui de vos explications. Par exemple :

Lettre officielle de l’établissement d’enseignement au Québec

La lettre officielle de l’établissement d’enseignement au Québec (lettre de fréquentation scolaire) doit comprendre les coordonnées de votre établissement d’enseignement au Québec et les informations sur votre programme d’études au Québec, notamment :

• Le nom du programme ;
• Le niveau d’études ;
• Le type de diplôme (ex. : certificat de 1er cycle universitaire, attestation d’études collégiales, diplôme d’études collégiales, etc.) ;
• Le statut à temps plein ou à temps partiel ;
• La date de début et de fin ;
• Le nombre de crédits ou de cours restants ;
• Le nombre d’heures de cours effectuées au Québec, à l’étranger et en ligne, s’il y a lieu ;
• Le nombre d’heures de stage (ou une mention selon laquelle le temps de stage ne dépasse pas 50 % de la durée totale du programme d’études), s’il y a lieu ;
• Si vous faites partie d’un programme d’échange ;
• Le montant des frais de scolarité qui reste à débourser.

Preuve d’assurance maladie et hospitalisation

La preuve d’assurance doit démontrer que vous avez maintenu une assurance maladie et hospitalisation pour toute la durée de votre séjour d’études au Québec. Un des documents suivants doit être fourni :

• Votre carte d’assurance maladie, votre avis de confirmation d’inscription ou votre confirmation d’admissibilité à l’assurance maladie de la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) ;
• Votre preuve d’inscription au régime collectif d’assurance maladie pour les étudiantes et étudiants étrangers de votre établissement d’enseignement ;
• Votre preuve de couverture par une assurance émise par une compagnie d’assurance privée.