Répondre à un appel d’offres

Une approche méthodique est essentielle pour répondre à un appel d’offres dans le délai. 

Avant de commencer à rédiger la soumission, ciblez toutes les personnes qui y contribueront et assurez-vous de leur disponibilité.

Après avoir analysé les documents, préparez un échéancier à rebours avec chacune des étapes jusqu’à la date de dépôt de la soumission. Cette planification détaillée permet :

• de répartir le travail dans le temps ainsi qu’entre les participants;
• d’avoir en main tous les documents à joindre lors du dépôt de la soumission;
• de réduire les risques de rejet de votre soumission.

Pour vous aider dans ces tâches, vous pouvez utiliser les outils suivants :

• Échéancier à rebours (PDF 1,27 Mo);
• Planification de la rencontre de démarrage (PDF 1,27 Mo);
• Planification détaillée de la réponse à l’appel d’offres (PDF 1,27 Mo).

Connaître la structure et les différentes sections des documents d’appel d’offres aide à anticiper le travail à effectuer pour rédiger votre soumission et à gagner en efficacité. Voici les principaux éléments qui composent généralement ces documents.

Renseignements préliminaires

Cette section présente divers aspects administratifs, dont :

• les délais à respecter;
• les représentants de l’organisme public à contacter en cas de questions;
• les exigences préalables que l’entreprise doit respecter (autorisation de contracter, attestations, etc.).

Description des besoins publics

Cette section revêt une importance stratégique. Elle définit les besoins de l’organisme public auxquels votre soumission doit répondre :

• La problématique;
• Les objectifs particuliers de l’organisme;
• La description détaillée des biens ou des services à livrer;
• L’envergure du mandat;
• Le type de contrat (forfaitaire, à prix unitaire, etc.).

Critères et grille d’évaluation des soumissions

La rédaction de votre soumission doit tenir compte du mode d’adjudication du contrat :

• Le prix uniquement;
• La qualité minimale et le prix;
• Le rapport qualité-prix;
• La qualité seulement.

La réglementation prévoit deux règles d’adjudication spécifique aux services de professionnels en architecture et ingénierie liés à des travaux de construction :

• La règle du concours de conception;
• La règle de la pondération qualité-prix.

Pour plus de détails sur ces règles, consulter les guides d’application de l’évaluation correspondant à ce type de contrat.

À l’exception du mode d’adjudication basé sur le prix uniquement, l’évaluation des soumissions est basée sur le niveau de qualité atteint pour chaque critère. Étudiez attentivement les critères, les niveaux exigés et les méthodes de calcul présentés dans les documents d’appel d’offres de l’organisme public.

Instructions aux prestataires de services

Cette section traite :

• de la manière dont la soumission doit être présentée et déposée;
• de la sous-traitance;
• des preuves et des attestations à fournir (norme ISO, exigences liées au développement durable, garantie de soumission, etc.).

Conditions générales et complémentaires

Cette section explique les obligations des parties de l’entente, qui se trouvent d’ailleurs dans le gabarit de contrat annexé à l’appel d’offres. Ces obligations comprennent, entre autres :

• la nécessité de tenir un registre des dépenses;
• la possibilité d’effectuer une inspection de l’entreprise;
• la divulgation des conflits d’intérêts;
• les conditions de résiliation du contrat.

Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour rédiger le dossier de soumission, en fonction du mode d’adjudication de l’appel d’offres. Un dossier incluant des critères de qualité exigera une rédaction plus exhaustive.

Si les documents de l’appel d’offres incluent un schéma de présentation de la soumission, vous devez vous y conformer. Prenez soin d’intégrer dans un seul document les contributions de chacun des participants et de les harmoniser afin d’assurer la cohérence dans l’ensemble de la soumission.

Pour vous aider dans la rédaction de la soumission, le document Rédiger une soumission (PDF 1,27 Mo) propose un plan de travail détaillé.

Lorsque vous commandez les documents de l’appel d’offres, assurez-vous de cocher la case vous permettant de recevoir les addendas. Vous serez ainsi informé si l’organisme public apporte des modifications à son appel d’offres (ajout ou retrait d’exigences et de conditions, amendements, publication d’une foire aux questions, report de la date de dépôt des soumissions, etc.). Vous serez aussi informé des questions des autres fournisseurs et des réponses du donneur d’ouvrage.

Vous devrez tenir compte de tous les addendas lors de l’élaboration de votre soumission. Les addendas modifient les documents d’appels d’offres et en font partie intégralement.

L’étape de la fermeture de la soumission est cruciale. Entre autres, assurez-vous :

• de joindre et de signer tous les documents requis;
• de vous conformer à tous les critères de l’appel d’offres;
• d’obtenir l’autorisation finale de la direction pour le dépôt de la soumission.

Utilisez la Liste de vérification avant de fermer une soumission (PDF 1,27 Mo).

Il est important de suivre les instructions de l’appel d’offres quant au format du dossier, au nombre d’exemplaires, à la date, à l’heure et au lieu du dépôt, etc. Si l’appel d’offres autorise l’envoi de la soumission par voie électronique, utilisez le service sécurisé pour les soumissions transmises par voie électronique (STVE) du Système électronique d’appel d’offres (SEAO).

Seul le détenteur d’un profil utilisateur STVE peut transmettre des soumissions électroniques.

L’inscription au service de STVE est gratuite, mais des frais s’appliquent pour chaque soumission transmise par voie électronique. Les frais sont facturés lors de la fermeture de l’avis d’appel d’offres. Tant que l’avis n’est pas fermé, vous pouvez retirer et redéposer votre fichier de soumission sans frais supplémentaires. Pour en savoir davantage, consultez la grille des tarifs du SEAO.