Exigences à remplir avant de déposer une soumission

Pour déposer une soumission, les entreprises doivent répondre à diverses exigences et conditions. Avant même de préparer une soumission, assurez-vous de satisfaire les exigences préalables en effectuant les tâches suivantes.

Les entreprises qui figurent à ce répertoire ne peuvent pas soumissionner pour un contrat public.

Consultez le Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics.

Vous aurez besoin de votre code d’accès tout au long de la démarche pour obtenir un contrat public ou municipal. Ce service d’authentification du gouvernement du Québec permet aux entreprises d’accéder gratuitement et en toute sécurité à plusieurs services en ligne offerts par l’administration publique.

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L’attestation est nécessaire pour les contrats de 25 000 $ et plus. Elle confirme que l’entreprise, au moment de la demande, a produit les déclarations et les rapports exigés en vertu des lois fiscales québécoises et n’a aucun compte en souffrance à l’égard du ministère du Revenu du Québec.

Soumettez une demande d’attestation de Revenu Québec.

Pour avoir accès aux contrats publics, les entreprises employant 25 personnes ou plus au Québec doivent respecter les exigences du processus de francisation établies par l’Office québécois de la langue française (OQLF).

Si ce n’est déjà fait, inscrivez votre entreprise auprès de l’OQLF pour entamer une démarche de francisation conforme aux objectifs de la Charte de la langue française. Les dispositions de la Charte visent à faire du français la langue d’usage normale et habituelle du travail, du commerce et des affaires.

Le Programme d’obligation contractuelle – Égalité en emploi fait partie intégrante des règles gouvernementales relatives aux contrats et aux subventions. Que la soumission soit assujettie ou non à ce programme, vous devez remplir le formulaire fourni dans les documents de l’appel d’offres et le joindre à la soumission lors de son dépôt.

Les entreprises québécoises ainsi que leurs sous-traitants doivent s’engager à mettre en place un programme d’accès à l’égalité conforme à la Charte des droits et libertés de la personne lorsqu’ils :

• comptent plus de 100 employés;
• déposent une soumission pour un contrat d’approvisionnement ou de services de 100 000 $ ou plus.

Les organismes municipaux sont libres d’exiger auprès des soumissionnaires d’implanter ce programme.

Le formulaire de déclaration concernant les activités de lobbyisme doit être joint à toutes les soumissions lors de leur dépôt. Les soumissionnaires doivent le remplir, qu’ils soient concernés ou non par des activités de lobbyisme relatives à un appel d’offres.

Les entreprises qui souhaitent conclure des contrats publics doivent faire une demande auprès de l’Autorité des marchés publics (AMP) pour :

• tout contrat et sous-traitance de travaux de construction ou de partenariat public-privé de 5 millions de dollars et plus;
• tout contrat et sous-traitance de services, conclus à la suite d’un appel d’offres ou attribués de gré à gré, de 1 million de dollars et plus.

Au niveau municipal, les seuils peuvent être différents. Visitez le site Internet des différentes villes pour savoir si elles ont d’autres critères.

Consultez le site Internet de l’AMP pour obtenir une autorisation de contracter.

Consultez attentivement les documents d’appels d’offres publics et les appels d’offres des organismes municipaux. Selon le secteur, ils pourraient comprendre d’autres exigences, dont :

• une déclaration en lien avec leur propre règlement sur la gestion contractuelle;
• une licence émise par la Régie du bâtiment du Québec;
• une déclaration garantissant que le soumissionnaire se conforme aux exigences et souscrit à tous les engagements décrits en annexe de l’appel d’offres.

Les documents des appels d’offres présentent les conditions à satisfaire. Lisez-les attentivement : si une seule d’entre elles n’est pas respectée, la soumission pourrait être rejetée.

Conditions d’admissibilité

Les conditions d’admissibilité concernent les soumissionnaires. Certaines sont imposées par la réglementation, d’autres relèvent d’exigences propres aux différents organismes publics. À la suite de l’ouverture des soumissions, un organisme public peut demander aux soumissionnaires d’apporter la preuve de leur admissibilité.

Exemples de conditions d’admissibilité :

• Posséder les compétences, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires.
• Avoir, au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où le soumissionnaire exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau.

Conditions de conformité

Les conditions de conformité concernent les soumissions. Relativement constantes d’un appel d’offres à un autre, elles déterminent les situations qui entraînent un rejet automatique.

Exemples d’éléments non conformes :

• La soumission est remise après la date et l’heure limites, ou au mauvais endroit.
• Un document demandé n’a pas été joint à la soumission.
• Dans le cas d’une soumission transmise sur support papier, un des documents n’a pas été signé par une personne autorisée.

En cas de rejet pour ces raisons, une demande de révision de la décision a peu de chances d’aboutir. L’organisme public doit s’assurer que le principe d’égalité entre les soumissionnaires est préservé s’il permet à l’un d’entre eux de corriger la situation ou de préciser une information.