À propos du Bureau de projets régionaux du préhospitalier

Le Bureau de projets régionaux du préhospitalier (BPRP) a pour mission de soutenir l’établissement territorial, l’instance régionale, le promoteur ou le mandataire dans la réalisation efficace et cohérente de ses projets stratégiques et opérationnels en préhospitalier. Il agit comme un partenaire clé en offrant un encadrement structuré, un accompagnement personnalisé et une assurance qualité rigoureuse tout au long du cycle de vie du projet.

Le BPRP établit un cadre de gouvernance et de gestion exigeant, adapté aux réalités du secteur préhospitalier. Il veille à ce que les projets respectent les orientations de la Direction des services préhospitaliers d’urgence (DSPU) et de la Direction médicale nationale des services préhospitaliers d’urgence (DMN), les exigences réglementaires, les contraintes budgétaires et les échéanciers, tout en favorisant une approche centrée sur l’usager. Il maintient l’équilibre entre le nombre de nouvelles autorisations de réalisation et le nombre de projets actifs.

Il joue un rôle de conseiller et de facilitateur auprès des promoteurs et des mandataires de nouveaux projets préhospitaliers. Il les guide dans l’élaboration, la planification, la réalisation, la reproductibilité et le suivi des projets en assurant une coordination efficace entre les parties prenantes. Il cible et accompagne les établissements territoriaux et les instances régionales dans la duplication d’un projet une fois la reproductibilité démontrée, et ce, jusqu’à sa pérennisation.

Le BPRP mesure la performance et la pertinence clinique et opérationnelle des projets à l’aide d’indicateurs clés de performance reconnus et adaptés au contexte préhospitalier. Il s’assure que le projet a atteint les résultats attendus en matière d’accès, de qualité et d’efficience des soins et des services préhospitaliers dans chacune des régions du Québec. Le BPRP assure un suivi rigoureux, identifie les leviers d’amélioration, fait ajuster les actions en cours et favorise l’amélioration continue, amenant ainsi tous les acteurs à s’engager concrètement envers des soins plus sécuritaires, plus efficaces et centrés sur les besoins des usagères et des usagers.

En favorisant une culture de gestion de projets axée sur la rigueur, l’agilité et la valeur ajoutée, le BPRP contribue activement à la réussite des initiatives et à l’atteinte des priorités de Santé Québec. À terme, les projets transiteront vers le plan d’assurance qualité entériné par la DMN.

Le BPRP est guidé par les objectifs suivants :

• centraliser les demandes de projets préhospitaliers régionaux;
• standardiser et optimiser les processus communs à la réalisation de projets en milieu préhospitalier;
• assurer une vigie par rapport à l’équilibre entre le nombre de nouveaux projets et les projets qui sont en cours vers un déploiement national (partiel ou complet);
• standardiser les processus de formation et d’évaluation régionale des techniciens ambulanciers paramédicaux et des techniciennes ambulancières paramédicales;
• conseiller le promoteur et le mandataire dans l’élaboration, la planification, la réalisation, la reproductibilité et le suivi des projets;
• maximiser l’utilisation des ressources partagées;
• coordonner le travail des parties prenantes;
• conseiller la DSPU et la DMN au regard des autorisations de déploiement régional et provincial (quatre étapes : autorisation régionale, duplication circonscrite, déploiement provincial et pérennisation);
• instaurer et promouvoir une philosophie d’assurance qualité en harmonie avec les orientations nationales;
• mesurer la performance et la pertinence clinique et opérationnelle tout au long du cycle de vie du projet;
• communiquer les indicateurs de performance dans un tableau de bord global;
• assurer la transition vers le plan d’assurance qualité permanent des éléments développés pour les projets où cela est pertinent;
• valider la pertinence scientifique et clinique des projets déposés pour les usagères et les usagers du milieu préhospitalier.

Le BPRP agit comme soutien pour la méthodologie, le conseil, le contrôle et la formation pour tous les projets régionaux du milieu préhospitalier.

Le BPRP assure un rôle méthodologique. En effet, il :

• rédige des lignes directrices et des normes en gestion de projets en préhospitalier;
• met en œuvre les bonnes pratiques de gestion de projets;
• met en place et assure le maintien des outils de gestion pour chacune des phases d’un projet préhospitalier;
• établit et maintient des procédures pour les demandes de changements;
• encadre le promoteur à travers les quatre phases (élaboration, planification, réalisation, clôture) d’un projet préhospitalier;
• rédige et maintient une procédure de dépôt de projet préhospitalier;
• conçoit et maintient des gabarits de formulaires liés aux quatre phases d’un projet régional;
• rédige et maintient un plan de communication;
• conçoit et maintient des gabarits de reddition de comptes;
• produit des rapports de situation et des rapports d’avancement à la direction dans un tableau de bord global;
• accompagne les établissements territoriaux et les instances régionales dans le déploiement d’une nouvelle pratique préhospitalière;
• assure l’amélioration continue des processus et des procédures en place au BPRP;
• compare les pratiques de gestion de projets du BPRP avec les meilleures pratiques du milieu préhospitalier;
• expérimente de nouveaux outils en gestion de projets.

Le BPRP conseille :

• Santé Québec, les établissements territoriaux et les instances régionales impliquées dans les décisions stratégiques au regard des projets régionaux présentés;
• les établissements territoriaux et les instances régionales dans l’élaboration, la planification, la réalisation, la reproductibilité, la duplication et le suivi des projets, et ce, jusqu’à leur pérennisation.

Pour mettre en œuvre la formation, le BPRP :

• assure le transfert des savoirs;
• soutient les promoteurs ou les mandataires dans l’utilisation des formulaires et des documents de référence mis à leur disposition.

La gestion des projets préhospitaliers soumis à Santé Québec par l’entremise de son BPRP repose sur un processus cyclique composé de cinq phases :

1. Inventaire des services
2. Identification des besoins
3. Analyse
4. Planification
5. Autorisation

La première phase permet au BPRP de mettre à jour la liste des services offerts aux usagères et aux usagers dans le réseau de la santé.

L’identification des besoins permet au BPRP de mettre à jour la liste des besoins du réseau de la santé et des services sociaux pour lesquels les ressources humaines, financières et matérielles du milieu préhospitalier peuvent contribuer significativement. Les besoins identifiés constituent l’intrant principal de la troisième phase : l’analyse.

L’analyse d’un projet régional déposé par un promoteur s’appuie sur certains paramètres, tels que :

• la mission des services préhospitaliers d’urgence;
• l’amélioration du service à la population;
• la prise en compte des besoins des diverses parties prenantes;
• le développement de l’offre de service;
• l’utilisation optimale des ressources préhospitalières.

La sélection initiale des projets régionaux, guidée par le Cadre normatif de développement des pratiques préhospitalières régionales, est effectuée par le BPRP.

Lors de la phase de planification, le BPRP classe les projets soumis par ordre de priorité en fonction des budgets disponibles. De plus, il évalue la possibilité de regrouper divers projets dont l’objectif est très similaire, voire identique au sein d’un même projet. Cette priorisation permet d’élaborer et de coordonner une planification triennale des projets soumis en tenant compte à la fois des besoins, des budgets disponibles, de la Politique gouvernementale sur le système préhospitalier d’urgence et de l’allocation des ressources humaines et matérielles.

Une fois la programmation déterminée, une autorisation de déploiement est accordée aux projets régionaux retenus.

Le BPRP relève de Santé Québec. Ainsi, l’analyse d’un projet régional implique le recours, au personnel du BPRP ainsi qu’à celui de différentes unités administratives de Santé Québec :

• la DSPU est responsable de la gestion des parties prenantes et des télécommunications et prend en charge les opérations ambulancières et cliniques;
• la Direction financière gère le budget.

C’est après avoir consulté le personnel des unités administratives ciblées que le BPRP transmet ses recommandations à la DSPU et à la DMN. La DMN autorise cliniquement le projet, qui doit ensuite obtenir les autorisations administratives courantes provenant de la structure ministérielle, notamment lorsqu’il y a des conséquences financières.

En gestion de projets, le volet de la communication regroupe les processus qui permettent d’assurer au moment voulu et de façon appropriée la collecte, la production, la diffusion, l’archivage, la récupération et le traitement final des informations sur le projet.

Le BPRP opte pour un processus d’analyse et de recommandations transparent où la reddition de comptes est obligatoire pour chacune des quatre étapes du projet déposé par le promoteur.

Il publie dans un tableau de bord global :

• la liste des projets soumis à Santé Québec;
• les critères de sélection d’un projet;
• la liste des projets retenus;
• la performance des projets régionaux, etc.