À propos du Bureau de projets régionaux du préhospitalier

Le Bureau de projets régionaux du préhospitalier (BPRP) du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) est une structure organisationnelle chargée de centraliser et d’analyser les projets des milieux préhospitalier et parahospitalier régionaux du Québec. Il encadre le promoteur ou le mandataire d’un tel projet afin que ce dernier puisse être implanté dans toutes les régions du Québec.

Le BPRP a pour objectifs de :

• centraliser les demandes de projets préhospitaliers ou parahospitaliers régionaux;
• standardiser et optimiser les processus communs dans la réalisation de projets en milieu préhospitalier ou parahospitalier;
• standardiser les processus de formation et d’évaluation régionale des techniciennes et techniciens ambulanciers paramédicaux;
• maximiser l’utilisation des ressources partagées;
• coordonner le travail des parties prenantes;
• conseiller la Direction des services préhospitaliers d’urgence (DSPU) et le Directeur médical national (DMN) au regard des autorisations de déploiement régional et provincial;
• assurer une veille stratégique des projets autorisés;
• communiquer les indicateurs de performance dans un tableau de bord global;
• auditer les projets régionaux;
• valider la pertinence scientifique et clinique des projets déposés pour les usagers des milieux préhospitalier ou parahospitalier.

Le BPRP agit comme support pour la méthodologie, le conseil, le contrôle et la formation pour tous les projets régionaux des milieux préhospitalier et parahospitalier.

Le BPRP assure un rôle méthodologique. En effet, il :

• rédige des lignes directrices et des normes en gestion de projets;
• met en œuvre les bonnes pratiques de gestion de projets;
• met en place et maintient des outils de gestion pour chacune des phases d’un projet;
• met en place et maintient des procédures pour les demandes de changement;
• encadre le promoteur dans les quatre phases (élaboration, planification, réalisation, clôture) d’un projet préhospitalier ou parahospitalier;
• rédige et maintient une procédure de dépôt de projet préhospitalier ou parahospitalier;
• conçoit et maintient des gabarits de formulaires liés aux quatre phases d’un projet régional;
• rédige et maintient un plan de communication;
• conçoit et maintient des gabarits de reddition de comptes;
• produit des rapports de situation et des rapports d’avancement à la direction dans un tableau de bord global;
• assure l’amélioration continue des processus et des procédures en place;
• compare ses pratiques de gestion de projets avec les meilleures pratiques des milieux préhospitalier ou parahospitalier;
• expérimente de nouveaux outils en gestion de projets.

Le BPRP conseille le MSSS et les autres directions impliquées dans les décisions stratégiques au regard des projets régionaux présentés.

Le BPRP s’assure de la conformité des projets et des processus de mise en œuvre. Pour cela, il :

• établit les critères de priorité d’un projet préhospitalier ou parahospitalier et les met à jour si nécessaire;
• élabore une liste de projets classés en ordre de priorité selon les critères établis;
• assure la qualité et la conformité des informations présentées dans les avis d’intention de projet, les chartes de projet, les manuels d’organisation de projet et les rapports de fin de projet;
• analyse la progression des projets, les points en litige et les problèmes soulevés;
• informe le MSSS de toute irrégularité au regard des livrables;
• diffuse aux partenaires du réseau les décisions ou les pistes de solution en réponse aux points en litige et aux autres problématiques soulevées;
• contrôle les changements lors de l’étape de l’exécution;
• s’assure que les tableaux de bord sont maintenus à jour;
• archive les tableaux de bord, les documents liés aux projets présentés et autorisés, les rapports de gestion, etc.;
• contrôle l’accès à la base de données des projets;
• coordonne les rencontres de gestion avec le DMN, la DSPU et la Direction adjointe de la performance et des services préhospitaliers d'urgence (DPSPU);
• audite les projets régionaux.

Pour mettre en œuvre la formation, le BPRP :

• assure le transfert des savoirs;
• soutient les promoteurs ou les mandataires dans l’utilisation des formulaires et des documents de référence mis à leur disposition.

La gestion des projets préhospitaliers et parahospitaliers soumis au MSSS par l’entremise de son BPRP repose sur un processus cyclique composé de cinq phases :

1. Inventaire des services
2. Identification des besoins
3. Analyse
4. Planification
5. Autorisation

La première phase permet au BPRP de mettre à jour la liste des services offerts aux usagers dans le réseau de la santé.

L’identification des besoins permet au BPRP de mettre à jour la liste des besoins du réseau de la santé et des services sociaux pour lesquels les ressources humaines, financières et matérielles des milieux préhospitalier et parahospitalier peuvent contribuer significativement. Les besoins identifiés constituent l’intrant principal de la troisième phase : l’analyse.

L’analyse d’un projet régional déposé par un promoteur s’appuie sur certains paramètres, tels que :

• la mission des services préhospitaliers d’urgence;
• l’amélioration du service à la population;
• la prise en compte des besoins des diverses parties prenantes;
• le développement de l’offre de service;
• l’utilisation optimale des ressources préhospitalières.

La sélection initiale des projets régionaux, guidée par le Cadre clinique de développement de la pratique préhospitalière provinciale, est effectuée par le BPRP.

Lors de la phase de planification, le BPRP classe les projets soumis par ordre de priorité en fonction des budgets disponibles. De plus, il évalue la possibilité de regrouper divers projets dont l’objectif est très similaire, voire identique au sein d’un même projet. Cette priorisation permet d’élaborer et de coordonner une planification triennale des projets soumis en tenant compte à la fois des besoins, des budgets disponibles, de la Politique gouvernementale sur le système préhospitalier d’urgence  et de l’allocation des ressources humaines et matérielles.

Une fois la programmation déterminée, une autorisation de déploiement est accordée aux projets régionaux retenus.

Le BPRP relève du MSSS. De ce fait, l’analyse d’un projet régional implique le recours, outre au personnel du BPRP, à celui de différentes unités administratives du MSSS :

• la DSPU est responsable de la gestion des parties prenantes et des télécommunications;
• la DPSPU prend en charge les opérations ambulancières et cliniques;
• la Direction des finances gère le budget.

C’est après avoir consulté le personnel des unités administratives ciblées que le BPRP transmet ses recommandations à la DSPU et au DMN. De son côté, ce dernier autorise cliniquement le projet, qui doit ensuite obtenir les autorisations administratives courantes provenant de la structure ministérielle, notamment lorsqu’il y a des conséquences financières.

En gestion de projets, le volet de la communication regroupe les processus qui permettent d’assurer au moment voulu et de façon appropriée la collecte, la production, la diffusion, l’archivage, la récupération et le traitement final des informations sur le projet.

Le BPRP opte pour un processus d’analyse et de recommandations transparent où la reddition de comptes est obligatoire pour chacune des quatre étapes du projet déposé par le promoteur.

Il publie dans un tableau de bord global :

• la liste des projets soumis au MSSS;
• les critères de sélection d’un projet;
• la liste des projets retenus;
• la performance des projets régionaux, etc.