Soumettre un projet préhospitalier ou parahospitalier régional

Les projets accompagnés d’une demande de financement à Santé Québec peuvent être déposés entre le 1^er avril et le 1^er septembre d’une année financière. Tout projet déposé après cette période sera traité dans l’année financière suivante.

L’Avis d’intention de projet, qui sert à décrire les caractéristiques générales du projet et à démontrer sa faisabilité organisationnelle, technique, légale, socioenvironnementale et financière, doit être envoyé au Bureau de projets régionaux du préhospitalier (BPRP) par l’entremise du formulaire en ligne :

• Soumission d’un projet – BRPR

Le BPRP transmet un avis de recevabilité après avoir analysé cet avis d’intention. Durant la période d’analyse, le BPRP peut demander des compléments d’information afin de mieux évaluer le projet proposé.

Le déploiement d’un projet ne peut débuter sans l’aval de Santé Québec et ne peut se terminer que lorsque les objectifs du projet ont été atteints.

De plus, un processus d’autorisation et d’accompagnement, prenant la forme de points de contrôle (PC), s’opère tout au long des étapes imposées par Santé Québec. Ces PC permettent de valider les informations qui ont été fournies par le promoteur ou son mandataire, d’assurer que le projet se déroule en cohérence avec les objectifs présentés dans l’avis d’intention de projet, de vérifier la planification globale du projet et d’autoriser les phases subséquentes.

Dès le début du projet, le promoteur a la responsabilité de mettre en place des mécanismes qui permettent d’évaluer son déroulement et ses résultats tout au long de sa réalisation.

Dès l’élaboration du projet (1^re étape), les principaux indicateurs de performance permettent de valider la pertinence ou l’efficacité du projet et d’en revoir les modalités selon une évaluation périodique.

Dans le manuel d’organisation de projet (MOP), le promoteur doit inclure un plan d’évaluation présentant les éléments suivants :

• le contexte de l’évaluation;
• l’objet de l’évaluation;
• le type d’évaluation;
• les objectifs de l’évaluation;
• la collecte de données et les échéanciers;
• la matrice d’évaluation, qui aborde les questions d’évaluation, les indicateurs de performance, les cibles ou les orientations souhaitées, les sources d’information et les outils de collecte de données.

Le promoteur doit s’assurer d’obtenir ces données et prévoir, le cas échéant, des demandes d’accès à l’information aux organisations ciblées, et ce, avant la mise en œuvre du projet. Le BPRP rappelle au promoteur que l’évaluation s’intègre dans chacune des phases, qu’elle peut entraîner des modifications en cours d’exécution et que les résultats de l’évaluation réalisée tout au long du processus doivent apparaître dans le rapport de fin de projet.

Pour le BPRP, l’évaluation quantitative et qualitative permet notamment :

• de mesurer la réussite du projet;
• de mesurer l’atteinte des objectifs et de revenir sur les bénéfices attendus par la mise en œuvre du projet;
• d’identifier les éléments positifs et ceux qui pourraient être améliorés;
• de reconnaître les erreurs et de proposer des pistes de solutions pour éviter leur répétition;
• de documenter et de transmettre les leçons apprises;
• de réaliser, au besoin, une étude rétrospective du projet;
• d’organiser le transfert des connaissances par l’amélioration continue des pratiques;
• d’évaluer la nécessité ou la faisabilité d’un déploiement à l’échelle provinciale.

Le promoteur doit établir et maintenir un ensemble de mesures pour surveiller et mesurer périodiquement l’efficacité du projet. Cette surveillance et ces mesures devraient :

• offrir une rétroaction sur l’efficacité et l’efficience du projet et de ses répercussions;
• déterminer les domaines qui nécessitent des mesures correctives et des améliorations de la qualité;
• donner des orientations au sujet du budget, de la dotation en personnel, des ressources, de la formation et des lacunes de service;
• aider à déterminer les changements nécessaires aux directives et aux protocoles cliniques;
• fournir de l’information pour améliorer le processus de planification et la révision de la gestion des données recueillies;
• fournir l’information à transmettre aux partenaires du projet, aux intervenants et au public;
• contribuer à l’étalonnage stratégique et aux analyses comparatives du projet.

Pour être sélectionné, un projet préhospitalier régional doit respecter les critères suivants :

• faire partie de l’un des quatre secteurs d’activité prioritaires énoncés dans le Cadre clinique de développement de la pratique préhospitalière provinciale 2022-2026;
• pouvoir contribuer à améliorer le service à la population de sa région en faisant évoluer le système préhospitalier d’urgence;
• pouvoir contribuer à développer l’offre de service du système préhospitalier régional et être intégré au réseau de la santé et des services sociaux (RSSS);
• pouvoir contribuer à mieux utiliser les ressources disponibles dans le système préhospitalier de sa région afin de contrôler les coûts;
• répondre aux enjeux régionaux de la population;
• respecter la législation, la réglementation et les politiques actuelles;
• respecter la capacité financière du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS);
• avoir certaines retombées favorables sur les régions limitrophes;
• pouvoir être exportable à d’autres régions;
• respecter l’échéancier de réalisation de 18 mois;
• faire l’objet d’un projet de recherche (un atout).

Pour être sélectionnés, les projets régionaux de paramédecine communautaire doivent répondre aux orientations de Santé Québec.

À la suite de l’implantation provinciale, le BPRP maintient un ensemble de mesures pour surveiller et évaluer périodiquement l’efficacité du produit ou du service.

Les redditions de comptes périodiques permettent, entre autres, de :

• fournir une rétroaction sur l’efficacité et l’efficience du produit ou du service et ses répercussions;
• déterminer les domaines qui nécessitent des mesures correctives et des améliorations de la qualité;
• contribuer aux analyses comparatives.

C’est avec une mesure adéquate de la performance et de la pertinence clinique et opérationnelle que le BPRP pourra voir au développement de repères organisationnels et cliniques basés sur les données probantes.

Dans un processus d’amélioration continue, le BPRP s’assure d’évaluer, à la fin de l’année financière, la gestion et les résultats du projet à partir de cinq critères, soit :

• la pertinence;
• la cohérence;
• la conformité;
• l’efficacité;
• l’efficience.

Un rapport d’évaluation fait état à Santé Québec des constatations et des résultats des travaux d’évaluation du BPRP. Des recommandations fondées sur les observations et l’analyse accompagnent également la transmission de ce rapport.

À la fin du projet régional, le promoteur doit transmettre au BPRP un rapport de fin de projet, par l’entremise du formulaire en ligne :

• Rapport de fin de projet – BPRP

Santé Québec, par l’intermédiaire du BPRP, procède à l’analyse du rapport de fin de projet afin d’évaluer les occasions de réinvestissement et de décider si le projet peut s’intégrer aux pratiques du système préhospitalier québécois. La durée de la phase d’évaluation dépend des projets.

Afin de favoriser le partage des bonnes pratiques, l’autorité régionale devra, sans condition, mettre l’ensemble de la documentation produite lors du projet à la disposition des autres autorités régionales. Si Santé Québec décide que le projet doit s’intégrer aux pratiques du système préhospitalier québécois, l’autorité régionale devra également soutenir l’implantation du projet dans d’autres régions.