Soumettre un projet préhospitalier ou parahospitalier régional

Les projets peuvent être déposés entre le 1^er avril et le 1^er septembre de l’année financière en cours. Tout projet déposé après cette période sera traité dans l’année financière suivante.

L’Avis d’intention de projet, qui présente l’étude des besoins et des bénéfices attendus du projet, doit être envoyé au Bureau de projets régionaux du préhospitalier par l’entremise du formulaire en ligne :

• Formulaire à télécharger pour le travail collaboratif : Avis d’intention de projet (DOCX 308 Ko)
• Formulaire en ligne pour la transmission du projet : Avis d’intention de projet 

Le délai moyen de réalisation d’un projet peut varier selon le type, l’envergure et la complexité de ce dernier. Certaines demandes planifiées, telles que des demandes de changements législatifs et réglementaires ou le décloisonnement des pratiques professionnelles, peuvent entraîner des retards.

Après l’étude des besoins et des bénéfices attendus, le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) impose quatre étapes pour l’élaboration d’un projet préhospitalier et parahospitalier :

• l’élaboration du projet (étape 1);
• la planification (étape 2);
• la réalisation et la mise en œuvre du plan présent dans le Manuel d’organisation de projet (MOP) (étape 3);
• la clôture du projet (étape 4).

La réalisation du projet inclut également une évaluation budgétaire. Le BPRP s’attend à ce que l’estimation des coûts se précise avec l’avancement d’un projet. Conséquemment, plus le projet progresse vers la phase de réalisation (3^e étape), plus les coûts de mise en place se précisent.

Un projet ne peut débuter sans l’aval du MSSS et ne peut se terminer que lorsque les objectifs ont été atteints.

De plus, un processus de gouvernance et d’autorisation, prenant la forme de points de contrôle, s’opère tout au long des quatre étapes imposées par le MSSS. Ces points de contrôle permettent de valider les informations qui ont été fournies par le promoteur ou son mandataire, de s’assurer que le projet se déroule en continuité avec les objectifs présentés dans l’avis d’intention de projet, de vérifier la planification globale du projet et d’autoriser la phase subséquente. Ils se réalisent dans cet ordre :

• Premier point de contrôle : validation de l’Avis d’intention de projet (lors de l’étude des besoins et des bénéfices attendus);
• Deuxième point de contrôle : validation de la Charte de projet (lors de l’étape 1 – Élaboration du projet);
• Troisième point de contrôle : validation du MOP (lors de l’étape 2 – Planification);
• Quatrième point de contrôle : validation du Rapport de projet (lors de l’étape 4 – Clôture du projet).

Lors des points de contrôle, le BPRP effectue une reddition de comptes du projet en cours et communique au promoteur des informations sur son contenu, les délais anticipés et les coûts.

Dès le début du projet, le promoteur a la responsabilité de mettre en place des mécanismes qui permettent d’évaluer le déroulement du projet et les résultats tout au long de sa réalisation.

L’identification des principaux indicateurs de performance dès l’étape de planification (2^e étape) permet de valider la pertinence ou l’efficacité du projet et d’en revoir les modalités avec une évaluation périodique.

Dans le manuel d’organisation de projet (MOP), le promoteur doit inclure un plan d’évaluation qui contient les éléments suivants :

• le contexte de l’évaluation;
• l’objet de l’évaluation;
• le type d’évaluation;
• les objectifs de l’évaluation;
• la collecte de données et les échéanciers;
• la matrice d’évaluation qui aborde les questions d’évaluation, les indicateurs de performance (quantitatifs et qualitatifs), les cibles ou les orientations souhaitées, les sources d’informations et les outils de collecte de données.

Le promoteur doit s’assurer d’obtenir ces données et prévoir, le cas échéant, des demandes d’accès à l’information aux organisations ciblées, et ce, avant la mise en œuvre du projet. À cet égard, il devra démontrer la faisabilité de l’évaluation. Le BPRP rappelle aux promoteurs que cette dernière s’intègre dans chacune des phases, qu’elle peut entraîner des modifications en cours d’exécution et que ses résultats doivent apparaître dans le rapport de fin de projet.

Pour le BPRP, l’évaluation quantitative et qualitative permet notamment de :

• mesurer la réussite du projet;
• mesurer l’atteinte des objectifs et faire un retour sur les bénéfices attendus par la mise en œuvre du projet;
• attendre la mise sur pied du projet;
• identifier les éléments positifs et ceux qui pourraient être réinvestis;
• reconnaître les échecs et proposer des pistes de solution pour éviter la répétition;
• archiver et communiquer les leçons apprises;
• réaliser, au besoin, une étude rétrospective du projet;
• organiser le transfert des connaissances par l’amélioration continue des pratiques;
• évaluer la nécessité ou la faisabilité d’un déploiement provincial.

Pour être sélectionné, un projet préhospitalier ou parahospitalier régional doit respecter les critères suivants :

• faire partie de l’un des quatre secteurs d’activité prioritaires énoncés dans le Cadre clinique de développement de la pratique préhospitalière provinciale 2022-2026;
• pouvoir contribuer à améliorer le service à la population de sa région en faisant évoluer le système préhospitalier d’urgence;
• pouvoir contribuer à développer l’offre de service du système préhospitalier régional et être intégré au RSSS;
• pouvoir contribuer à mieux utiliser les ressources disponibles dans le système préhospitalier de sa région afin de contrôler les coûts;
• répondre aux enjeux régionaux de la population;
• respecter la législation, la réglementation et les politiques actuelles;
• respecter la capacité financière du MSSS;
• avoir certaines retombées favorables sur les régions limitrophes;
• pouvoir être exportable à d’autres régions;
• respecter l’échéancier de réalisation de 18 mois;
• faire l’objet d’un projet de recherche (un atout).

La réalisation du projet préhospitalier ou parahospitalier régional aura priorité selon qu’il répond à la totalité ou une partie des critères de sélection et selon ses effets sur l’offre de service du système préhospitalier régional et de la population.

Priorité n^o 1

Le projet régional soumis par le président-directeur général (PDG) ou le directeur général (DG) des établissements publics de santé et de services sociaux et à la corporation Urgences-santé répond à la totalité des critères de sélection déterminés par le BPRP. Sa réalisation aura un effet immédiat sur l’offre de service du système préhospitalier régional et contribuera de facto à l’amélioration du service à la population de sa région.

Priorité n^o 2

Le projet régional soumis par le PDG ou le DG des établissements publics de santé et de services sociaux et à la corporation Urgences-santé répond à la totalité des critères de sélection déterminés par le BPRP. Sa réalisation aura un effet immédiat sur l’offre de service du système préhospitalier régional et pourra contribuer, à terme, à l’amélioration du service à la population de sa région.

Priorité n^o 3

Le projet régional soumis par le PDG ou le DG des établissements publics de santé et de services sociaux et à la corporation Urgences-santé répond en partie aux critères de sélection déterminés par le BPRP. Sa réalisation aura un effet immédiat sur l’offre de service du système préhospitalier régional et contribuera de facto à l’amélioration du service à la population de sa région.

Priorité n^o 4

Le projet régional soumis par le PDG ou le DG des établissements publics de santé et de services sociaux et à la corporation Urgences-santé répond en partie aux critères de sélection déterminés par le BPRP. Toutefois, sa réalisation aura un effet immédiat sur l’offre de service du système préhospitalier régional et pourra contribuer, à terme, à l’amélioration du service à la population de sa région.

Priorité n^o 5

Le projet régional soumis par le PDG ou le DG des établissements publics de santé et de services sociaux et à la corporation Urgences-santé répond en partie aux critères de sélection déterminés par le BPRP. Toutefois, sa réalisation aura à terme un effet sur l’offre de service du système préhospitalier régional et pourra contribuer à améliorer le service à la population de sa région.

C’est au ministre de la Santé et des Services sociaux que revient le droit d’accorder l’autorisation de déploiement provincial d’un produit ou d’un service aux usagers du réseau de la santé et des services sociaux.

Le BPRP transmet, dans un délai ne dépassant pas huit semaines, l’évaluation quantitative et qualitative remplie au MSSS, qui recommandera ou non l’implantation provinciale.

À la suite de l’implantation provinciale, le BPRP maintient un ensemble de mesures pour surveiller et juger périodiquement de l’efficacité du produit ou du service préhospitalier ou parahospitalier mis sur pied.

Cette vigie permet de :

• fournir une rétroaction sur l’efficacité et l’efficience du produit ou du service et ses répercussions;
• déterminer les domaines qui nécessitent des mesures correctives et des améliorations de la qualité;
• planifier les budgets, la dotation en personnel, les ressources, la formation et les failles de service;
• fournir de l’information à partager avec les partenaires, les intervenants et intervenantes et le public;
• contribuer aux analyses comparatives.

Dans un processus d’amélioration continue, le BPRP s’assure d’évaluer, à la fin de l’année financière, la gestion et les résultats du projet à partir de cinq critères, soit :

• la pertinence;
• la cohérence;
• la conformité;
• l’efficacité;
• l’efficience.

Un rapport d’évaluation fait état au MSSS des constatations et des résultats des travaux d’évaluation du BPRP. Des recommandations fondées sur les observations et l’analyse accompagnent également la transmission de ce rapport.

Une reddition de comptes concernant les indicateurs suivants doit être acheminée au BPRP pour chaque projet :

• Indicateurs / automasseur LUCAS^® 
• Projet clinique "i-gel^®"