Préparer les pièces justificatives pour une borne de recharge multilogement

Pour faire une demande d’aide financière pour une borne de recharge multilogement dans le cadre du programme Roulez vert, vous devez joindre différentes pièces justificatives.

Vous devez fournir des copies de vos factures et les preuves de paiement correspondantes.

Les preuves de paiement acceptées sont les suivantes :

• copie de chèque endossé par l’institution bancaire;
• relevé bancaire;
• relevé de carte de crédit;
• avis de dépôt électronique.

Les factures et preuves de paiement doivent toutes être au nom du demandeur.

Par exemple, si le syndicat de copropriété, le propriétaire ou le promoteur assume les coûts du projet, il doit présenter une demande de remboursement à son nom. Les factures doivent toutes être à son nom, sans quoi il devra présenter d’autres preuves de paiement pour prouver qu’il a bien assumé les coûts du projet.

Vous devez joindre toutes les factures correspondant aux dépenses admissibles de votre projet :

• La facture et la preuve de paiement des bornes de recharge admissibles achetées et installées.
• Le contrat de location à long terme des bornes de recharge louées ainsi que les factures et les preuves de paiement des premiers versements déjà effectués.
• La facture et la preuve de paiement des travaux d’installation des bornes et de l’infrastructure d’alimentation électrique (matériel et main-d'œuvre).
• La facture et la preuve de paiement des services de consultation pour la conception et la planification du projet.
• La facture et la preuve de paiement d’un appareil ou d’un logiciel pour la gestion de l’énergie consommée.

Pour un demandeur qui réside dans un multilogement et qui possède un véhicule électrique, d'autres pièces justificatives sont également requises :

• Le numéro d'identification du véhicule électrique, aussi appelé NIV (pas de pièce justificative requise).
• Le document « Service reçu » remis lors de l’immatriculation à la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ). Le certificat d’immatriculation seul n’est pas accepté.

Extrait de la déclaration de propriété

La déclaration de copropriété est un document notarié qui lie tous les copropriétaires et dans lequel sont établies les règles de vie commune et d’administration de la copropriété.

Tous ces détails n’étant pas utiles pour le traitement de votre demande, il est recommandé de transmettre seulement un extrait de la déclaration de copropriété contenant les informations suivantes :

• Adresse du bâtiment visé;
• Nombre de parties privatives d’habitation.

Tout autre document officiel qui présente ces renseignements peut également être transmis (par exemple, preuve d’assurances).

Photos des bornes installées

Vous devez joindre des photos des bornes de recharge installées : les photos doivent permettre de voir toutes les bornes pour lesquelles une aide financière est réclamée ainsi que le multilogement et les espaces de stationnement.

Joignez également des photos de la nouvelle infrastructure électrique, s’il y a lieu (transformateur, panneau de distribution, etc.).

Preuve de location d’une borne

Pour recevoir le montant forfaitaire pour la location d’une borne, le demandeur devra fournir une copie du bail de location.

Il devra également fournir une preuve de paiement de la location (par exemple une copie de chèque endossé par l’institution bancaire, un relevé de transaction bancaire) lors de la soumission de sa demande.

Le bail de location des bornes de recharge doit avoir débuté après le 1^er janvier 2020.

Certains renseignements doivent figurer sur les factures transmises.

Facture des bornes de recharge

La facture de vos bornes de recharge ou votre contrat de location doit contenir les renseignements suivants :

• le nom du demandeur et l’adresse du bâtiment;
• la date de la transaction;
• le nom ou la raison sociale du fournisseur ainsi que ses coordonnées;
• la description détaillée des articles faisant l’objet de la transaction;
• le montant de chaque article faisant l’objet de la transaction ainsi que le montant total de la transaction (y compris les taxes et autres frais applicables);
• dans le cas d’un contrat de location, les mensualités des paiements et le montant total déboursé au terme de la location.

Si les bornes de recharge ont été achetées sur Internet, il est possible que ces renseignements soient répartis sur plusieurs documents : pensez à joindre à votre demande de remboursement tous les documents requis.

Facture des travaux d’installation des bornes

La facture des travaux d’installation effectués par un électricien doit contenir les renseignements suivants :

• le nom du demandeur;
• l’adresse du bâtiment où ont été réalisés les travaux;
• la date de l’installation;
• le nom de l’entrepreneur électricien;
• le numéro de licence RBQ de l’entrepreneur;
• le montant détaillé des travaux d’installation ainsi que le montant total de la transaction (y compris les taxes et autres frais applicables).