Volet 1 : Aide au fonctionnement pour les institutions muséales de portée régionale et nationale

Conditions spécifiques

L’aide financière est réservée aux institutions muséales de portée régionale et nationale :

• Qui sont agréées par le Ministère en vertu de la procédure instaurée à cette fin;
• Qui ont au minimum trois employés permanents ou employées permanentes à temps plein tout au long de l’année.

L’organisme qui, en plus de ses fonctions muséales (telles qu’elles sont définies par le Conseil international des musées), exerce d’autres fonctions, ne doit prendre en compte que ce qui fait partie intégrante des fonctions d’une institution muséale pour sa demande au présent programme. Par exemple ne doivent pas être considérées les ressources humaines, matérielles et financières attribuées à un centre d’archives, à un centre communautaire, à un centre de production, etc.

De plus, ces institutions doivent soit :

• Être ouvertes au public au moins 40 semaines par année* (en basse saison, minimum de 24 heures par semaine et minimalement le samedi ou le dimanche; en haute saison, minimum de 36 heures par semaine et obligatoirement les samedis et dimanches; ou 1440 heures au minimum par année en respectant l’ouverture requise la fin de semaine);
• Être ouvertes au public au moins 21 semaines par année et gérer une collection vivante dont les spécimens nécessitent des soins tout au long de l’année (en basse saison, minimum de 12 heures par semaine et obligatoirement le samedi ou le dimanche; en haute saison, minimum de 36 heures par semaine et obligatoirement les samedis et dimanches).

* Note : Cette condition réfère à l’horaire normal des organismes pour l’année 2019. Les organismes devront s’engager à respecter cette condition d’admissibilité au terme des restrictions sanitaires imposées par la Direction générale de la santé publique en période de pandémie.

Exclusions

Dans le cas présent ne sont pas admissibles au volet 1 :

• Les institutions muséales non agréées;
• Les institutions muséales de gestion municipale ou scolaire (au 1er avril 2015);
  • Le Ministère entend aussi, par institution muséale de gestion municipale, toute institution dont les revenus d’exploitation annuels proviennent, pour plus de la moitié, d’une municipalité et qui sont de l’ordre de 2 M$ et plus.
• Les lieux de culte en activité;
• Les centres d’exposition en arts visuels;
• Les institutions muséales déjà soutenues au fonctionnement ou admissibles à une telle aide dans le cadre d’un autre programme du Ministère, du Conseil des arts et des lettres du Québec ou de la Société de développement des entreprises culturelles.

La demande d’aide financière est produite en ligne sur un formulaire accessible dans le service en ligne di@pason  et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. La demande d’aide financière doit être transmise aux dates déterminées chaque année par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes .

Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements suivants sur l’organisme :

• son plan d’action (PDF 133 Ko), adopté par le conseil d’administration;
• Sa planification financière annuelle ou pluriannuelle, selon le cas, en vue de l’accomplissement de sa mission et de la réalisation de son plan d’action;
• La liste des membres de son conseil d’administration, leur rôle et leur municipalité de résidence;
• Une description de sa structure organisationnelle;
• La liste de ses employés permanents et employées permanentes et leur poste occupé;
• Ses heures d’ouverture officielles telles qu’elles sont indiquées sur son site Web, le cas échéant;
• Son rapport annuel d’activités du conseil d’administration et du directeur général ou de la directrice générale entériné à l’assemblée générale annuelle;
• Ses états financiers les plus récents, dûment adoptés par résolution du conseil d’administration;
• Ses services comptabilisés et exemptions de taxes, le cas échéant;
  • Les services comptabilisés regroupent tous les services dont bénéficie un organisme et dont les charges sont payées par un tiers. Ces services peuvent couvrir les dépenses de fonctionnement (salaires du personnel, honoraires, prêt de locaux, prêt d’équipement, etc.), les dépenses d’exploitation (entretien d’immeuble, déneigement, entretien paysager, réparations mineures, chauffage, électricité, assurances, photocopie, téléphonie, etc.) ou d’autres dépenses de ce type.
• Son plan d’entretien préventif de l’immeuble patrimonial et son plan d’intervention en cas d’urgence, le cas échéant;
• La résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et le mandataire.

Au cours de l’analyse de sa demande, le demandeur devra fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclamera.

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

• En informer le Ministère en fournissant, pour chacune d’entre elles, son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec;
• Démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
• Fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • Sont documentées formellement par contrat ou entente écrite;
  • Font l’objet d’une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus; 
  • Sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie; 
• Rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être soumis à l’évaluation, le dossier doit être complet, compréhensible et fondé sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.

Le Ministère se réserve le droit de limiter le nombre de demandes sélectionnées, afin de respecter l’enveloppe budgétaire et les sommes disponibles. Les critères et principes suivants seront pris en compte dans l’attribution des subventions, advenant un volume de demandes plus élevé que les disponibilités financières du programme : représentativité régionale, singularité des thématiques, saine gouvernance, stabilité financière et consolidation du réseau. Un comité d’analyse sera alors formé pour la sélection des demandes.

L’évaluation de la demande est faite par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à des experts externes.

Critères généraux

Une demande d’aide au fonctionnement est évaluée d’après :

• La pertinence et la qualité du plan d’action du demandeur en lien avec sa mission;
• L’équilibre de la situation financière du demandeur et la diversification de ses sources de financement;
• La gestion optimale de ses ressources et l’adéquation de sa structure organisationnelle;
• L’interaction de l’organisme dans son milieu et son secteur d’intervention.

Critères spécifiques

Une demande soumise par une institution muséale est aussi évaluée, si cela est applicable, d’après :

• La gestion, la conservation et la mise en valeur des collections d’importance régionale et nationale;
• La mise en valeur des thématiques d’importance régionale et nationale;
• La réalisation d’expositions et le développement de programmes éducatifs et culturels s’adressant à des publics variés;
• L’offre de contenus culturels numériques;
• La mise en œuvre d’actions ciblées visant la diversification des publics;
• L’importance accordée à la contribution d’un professionnel ou d’une professionnelle en muséologie à la mise en œuvre de la mission;
• Le développement de partenariats avec le milieu;
• L’enracinement de l’institution muséale dans la collectivité et sa vie démocratique.

Modalités générales

De façon générale, l’aide financière est accordée sur une base triennale. Cependant, selon les résultats de l’analyse du rapport annuel d’activités et, le cas échéant, ceux de l’évaluation de la demande, une aide financière accordée sur une base triennale pourra à son terme être révisée pour être reconduite sur une base annuelle. De plus, un demandeur qui ne répond plus adéquatement à sa mission ou qui n’atteint pas les objectifs de son plan d’action pendant trois années consécutives pourrait se voir retirer l’aide financière du Ministère.

L’aide financière peut dans tous les cas être révisée en fonction des crédits alloués au Ministère par l’Assemblée nationale ou en fonction du volume de demandes d’aide financière reçues et jugées admissibles. Les sommes calculées selon les paramètres d’évaluation du programme pourraient être réajustées pour atténuer les diminutions ou augmentations budgétaires par rapport à l’exercice de référence. Par exercice de référence, le Ministère veut dire le dernier exercice pour lequel il a obtenu des données validées par reddition de comptes.

La somme de l’aide financière accordée ne peut pas dépasser 600 000 $ annuellement et ne peut pas dépasser 50 % de la moyenne du total des revenus du demandeur au cours des trois années détaillées sur le formulaire de demande.

Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles sont les suivantes :

• les coûts de la main-d’œuvre (avantages sociaux compris);
• les coûts associés aux activités principales (acquisition, restauration, gestion des collections, diffusion, exposition, éducation, action culturelle, publication, cachets et droits d’auteurs);
• les coûts associés aux activités connexes et aux services auxiliaires;
• les coûts de location d’équipement ou de locaux;
• les coûts d’achat de matériel ou d’équipement;
• les coûts associés pour obtenir de l’aide privée;
• les frais d’exploitation du lieu;
• les frais d’étude et d’expertise-conseil;
• les frais de sous-traitance;
• les frais de communications et de promotion;
• les frais de déplacement;
• les frais d’administration.

Sont non admissibles toutes les dépenses non directement liées à la mission de l’organisme, minimalement :

• Les contraventions et frais juridiques, les frais afférents à des condamnations pour des infractions civiles ou criminelles;
• Les dépenses donnant droit à un crédit d’impôt remboursable par le Québec;
• La portion remboursable de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente du Québec.

Règles de calcul de l'aide financière

Le tableau suivant rend compte des paramètres de financement qui s’appliquent aux institutions muséales.

Règles de cumul des aides financières

Le cumul des aides financières publiques ne peut pas dépasser 100 % des dépenses admissibles au programme. Le calcul du cumul inclut les aides financières provenant directement ou indirectement des ministères ou organismes gouvernementaux (fédéraux et provinciaux), de leurs sociétés d’État et des entités municipales. Pour les besoins des règles de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels  (chapitre A-2.1).

La subvention est versée en deux versements, dont le premier, en début d’année financière gouvernementale, représente un maximum de 50 % de l’aide financière.

Outre les clauses relatives au versement et à l’utilisation de l’aide financière, la convention d’aide financière que le bénéficiaire doit signer pour recevoir le versement de la subvention comporte :

• L’énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes;
• Des engagements ayant trait aux communications entourant l’objet de la subvention.

Clause transitoire

Pour l’exercice financier 2022-2023, le total de l’aide financière sera déterminé en fonction des paramètres de la présente norme (2022-2025), et ce, pour chacun des bénéficiaires admissibles. Le versement de cette aide financière comprendra :

a) un premier versement, effectué en début d’année financière gouvernementale, dont la somme par bénéficiaire sera déterminée selon les paramètres de la norme du programme qui prend fin le 31 mars 2022 (2019-2022);

b) un deuxième versement, qui correspondra au total de l’aide financière 2022-2023, duquel sera soustrait, le cas échéant, la somme du premier versement du point a).  

Chaque organisme subventionné doit produire une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de la convention d’aide financière. Cette reddition de comptes (PDF 862 Ko) prend la forme d’un rapport comprenant obligatoirement :

• Le bilan des activités réalisées et, notamment, la fréquentation (nombre de visiteurs) de l’institution muséale;
• La description des résultats obtenus et leur évaluation au regard des objectifs convenus;
• Un rapport d’utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées;
• Toute autre information ou tout document jugé pertinent par le Ministère.

Ce rapport est accompagné des états financiers de l’organisme. Ceux-ci doivent indiquer de façon détaillée la provenance et la somme de chaque subvention reçue de source publique (gouvernement provincial, gouvernement fédéral, municipalité, Conseil des arts et des lettres du Québec, Société de développement des entreprises culturelles, etc.), en détaillant les programmes d’aide financière concernés. Le niveau de certification requis par le Ministère pour les états financiers varie en fonction du total des subventions reçues par l’organisme au cours d’une année financière. Ainsi :

• Si le total de ces subventions est inférieur à 100 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission de compilation et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• Si le total des subventions se situe entre 100 000 $ et 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’examen et être adoptés par une résolution du conseil d’administration;
• Si le total des subventions est supérieur à 250 000 $, les états financiers doivent faire l’objet d’une mission d’audit et être adoptés par une résolution du conseil d’administration.

Ce rapport annuel doit aussi faire état de toute modification ou précision relative à l’information fournie par l’organisme dans sa demande d’aide financière pour les années couvertes par la convention d’aide financière, notamment en ce qui concerne son programme d’activités et son budget.

À la fin de chaque année financière, le degré de réalisation des attentes est évalué et l’organisme subventionné est tenu de présenter, pour l’année suivante, des prévisions budgétaires détaillées et adoptées par son conseil d’administration.