Volet 3 : Mise en œuvre de projets de créativité numérique dans les espaces publics et les lieux de diffusion culturelle du Québec

• Soutenir le développement de projets de créativité numérique par des créateurs, des créatrices et des entreprises du Québec
• Accroître auprès d’une diversité de publics le rayonnement et l’accessibilité des projets québécois de créativité numérique dans les espaces publics et les lieux de diffusion culturelle de l’ensemble des régions administratives du Québec
• Contribuer au rayonnement et à la croissance du secteur de la créativité numérique québécoise
• Contribuer à l’appropriation et à la fréquentation des espaces publics et des lieux de diffusion culturelle par la population du Québec

Admissibilité du demandeur

Le volet 3 s’adresse aux organisations constituées selon l’une des formes juridiques suivantes :  

• une personne morale à but non lucratif;
• une coopérative constituée en vertu de la Loi sur les coopératives (RLRQ, chapitre C-67.2) ou de la Loi canadienne sur les coopératives (L.C. 1998, ch. 1); 
• une entreprise collective définie au sens de la Loi sur l’économie sociale (RLRQ, chapitre E-1.1.1);
• un organisme municipal régi par la Loi sur les cités et villes (RLRQ, chapitre C-19) ou le Code municipal du Québec (RLRQ, chapitre C-27.1);
• une autorité publique des Premières Nations ou des Inuit.

Pour être admissible, le demandeur doit :

• gérer l’occupation d’un espace public ou d’un lieu culturel au Québec;
• être légalement constitué depuis plus de 12 mois;
• avoir son siège social au Québec.

Ne sont pas admissibles au volet 3 :

• les entreprises individuelles;
• les entreprises privées à but lucratif;
• les ministères, les établissements de santé et d’éducation ainsi que les organismes budgétaires et autres que budgétaires du gouvernement du Québec régis par la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001);
• les universités et les centres de recherche;
• les demandeurs inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics; 
• les demandeurs qui ont, au cours des deux années précédant la demande d’aide financière, fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’attribution d’une aide financière antérieure par le Ministère;
• les demandeurs qui ne satisfont pas aux exigences élevées d’intégrité auxquelles le public est en droit de s’attendre d’un bénéficiaire d’une aide financière versée à même des fonds publics;
• les demandeurs insolvables, en faillites, qui ont déposé une proposition concordataire ou qui retirent un avantage d’une loi concernant la faillite ou l’insolvabilité avant de recevoir la confirmation d’une aide financière du Ministère dans le cadre de la présente norme.

Admissibilité du projet

Chaque demandeur ne peut présenter qu’un seul projet dans le cadre du présent appel. Il peut cependant être partenaire d’autres projets.

Pour être jugé admissible, le projet soumis doit : 

• viser le rayonnement, dans l’espace public ou dans un lieu de diffusion culturelle :
  • d’un projet de créativité numérique inédit, soit un projet portant sur la réalisation d’une nouvelle création numérique conçue spécifiquement pour l’espace public ou le lieu culturel géré par le demandeur. Un tel projet devrait inclure la production de l’œuvre numérique, son lancement, sa présentation publique et sa promotion,
  • d’un projet de créativité numérique existant, soit un projet visant l’accueil, dans un ou plusieurs nouveaux lieux, d’une création numérique québécoise ayant déjà été diffusée sous une forme similaire, au Québec ou ailleurs. Un tel projet peut inclure l’adaptation de l’œuvre au nouveau lieu de diffusion, son transport, son montage et son démontage, la présentation publique et la promotion;
• mandater exclusivement des organisations technocréatives ayant leur siège social au Québec ou des créatrices et créateurs du Québec;
• se dérouler entièrement au Québec;
• constituer une création culturelle autonome, c’est-à-dire qui présente un intérêt en soi (qui n’est pas intégrée à un spectacle, à un film, ni à une exposition, par exemple) et qui est dotée d’une identité de marque, d’objectifs et de moyens de communication spécifiques;
• débuter au plus tôt le 1er mars 2024 et se terminer au plus tard le 31 mars 2026;
• être complet (le formulaire dûment rempli et tous les documents demandés joints) et clairement défini; 
• contribuer pleinement et concrètement à l’atteinte des objectifs généraux du programme et aux objectifs spécifiques du volet 3; 
• respecter les modalités de calcul de l’aide financière, notamment à l’égard de la contribution financière minimale du demandeur et du pourcentage maximal de contribution du Ministère au projet.

Ne sont pas recevables les projets : 

• portant sur le fonctionnement courant des organismes, c’est-à-dire relevant d’activités tenues pour normales et habituelles; 
• de nature récurrente (exemples : programmation d’un festival ou d’un événement existant, entretien d’une création existante, prolongation de la présentation d’une installation sur le même emplacement, etc.);
• d’achat d’entreprise;
• visant exclusivement le développement de plateformes ou de sites transactionnels;
• visant exclusivement le prototypage de produits;
• portant sur l’organisation d’un colloque, d’un congrès ou de toute autre activité destinée aux spécialistes d’un secteur;
• visant exclusivement la petite enfance (0-5 ans).

La demande d’aide financière doit être produite sur un formulaire accessible par le service en ligne di@pason  et est automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle doit être transmise aux dates déterminées par le Ministère, soit pendant l’appel de projets qui a lieu du 18 septembre 2023 au 26 octobre 2023.

En amont du dépôt de sa demande, le demandeur doit s’inscrire au système di@pason à titre de client partenaire (ou mettre à jour sa fiche s’il y est déjà inscrit). Il est recommandé de terminer l’inscription (ou la mise à jour) au plus tard une semaine avant la date limite de dépôt des projets, pour laisser le temps au Ministère de valider la fiche. Aucune extension de la date de dépôt ne sera accordée à un demandeur qui commence ses démarches trop tard pour les accomplir dans les délais prescrits.

Le demandeur doit notamment s’assurer de fournir les informations suivantes permettant d’évaluer sa demande : 

• le contexte et la justification du projet; 
• la description détaillée du projet;
• pour l’accueil d’un projet de créativité numérique existant : des images de l’œuvre, des exemples de retombées obtenues lors de sa présentation dans d’autres lieux et la description des adaptations requises pour le nouveau lieu d’accueil;
• la pertinence et la cohérence du projet par rapport à sa mission; 
• le déroulement du projet; 
• la portée, les objectifs et les cibles du projet; 
• la description de l’espace public ou du lieu de diffusion culturelle visé (emplacement prévu pour l’installation numérique, fréquentation actuelle du lieu, aménagement actuel, etc.);
• les besoins et la vision du demandeur en lien avec l’espace public ou le lieu de diffusion culturelle à mettre en valeur.

En plus du formulaire di@pason dûment rempli, le demandeur doit joindre les documents suivants :  

• le calendrier de réalisation du projet;
• les prévisions budgétaires détaillées;
• une stratégie de communication (incluant les publics ciblés ainsi que, pour tout volet en ligne, une stratégie visant la découvrabilité);
• une présentation de l’équipe de réalisation du projet mettant en évidence son expérience et ses compétences;
• un organigramme de projet avec les responsabilités de chaque membre de l’équipe;
• les lettres d’engagement des partenaires confirmant leur participation (financière ou en services) s’il y a lieu, et la valeur de leur contribution;
• les états financiers du demandeur les plus récents, dûment adoptés par ses autorités compétentes;
• la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et la ou le mandataire;
• l’organigramme de l’organisation qui rédige la demande et celui de ses entreprises liées, le cas échéant;
• le dernier rapport d’activités du demandeur ou, pour les organisations municipales et les autorités publiques autochtones, un énoncé de leurs réalisations en culture;
• la liste à jour des membres de son conseil d’administration et des membres du conseil d’administration de ses entités contrôlées et apparentées , s’il y a lieu.

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées, il doit :

• en informer le Ministère en indiquant chacune d’entre elles par son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec;
• démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
• fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • sont documentées formellement par contrat ou entente écrite,
  • font l’objet d’une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus,
  • sont établies selon des conditions et à des coûts inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie;
• rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être soumis à l’analyse, le dossier doit être complet, compréhensible et fondé sur des données exactes.

Au cours de l’analyse du projet, le demandeur doit fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclame.

L’évaluation de la demande est réalisée par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à de l’expertise externe. Le Ministère limitera, au besoin, le nombre de demandes sélectionnées afin de respecter l’enveloppe budgétaire. 

La demande admissible est évaluée en fonction des critères suivants : 

• la pertinence du projet (17 %), révélée par :
  • la concordance avec la finalité et les objectifs poursuivis par le programme,
  • la cohérence avec la mission du demandeur et ses autres activités,
  • l’absence de chevauchement avec des activités existantes ou de concurrence directe avec des projets en cours;
• la qualité générale du projet (83 %), révélée par :
  • l’adéquation des objectifs poursuivis avec les objectifs spécifiques du volet 3,
  • l’expérience et la compétence de l’équipe de réalisation et, s’il y a lieu, la qualité des partenariats,
  • la capacité du demandeur à réaliser le projet,
  • la faisabilité et le réalisme du projet et de son calendrier de réalisation,
  • le réalisme et la qualité du montage financier (exemples : équilibre, diversité des sources de financement),
  • le caractère original du projet,
  • la diversité et la qualité des intrants culturels québécois mis de l’avant,
  • le lien entre l’espace public visé et les contenus du projet,
  • la portée du projet dans son milieu (nombre de régions, de communautés ou de citoyennes et citoyens joints par le projet et sa promotion),
  • la qualité des résultats prévus et des retombées escomptées, notamment en ce qui a trait :
    • à la mise en valeur d’intrants culturels québécois, ainsi que d’artistes ou d’entreprises technocréatives du Québec;
    • au caractère inclusif et rassembleur du projet;
    • aux bénéfices pour  le territoire et l’enrichissement de la vie collective;
    • au potentiel de reproduction, de commercialisation et d’exportation du produit, du concept ou du service (pour les projets de réalisation d’une création numérique inédite);
    • au développement de la propriété intellectuelle québécoise. À cet égard, les meilleures pratiques préconisent d’éviter l’acquisition par cession totale du droit d’auteur pour que les créatrices et créateurs demeurent titulaires de leurs droits d’auteur;
  • la rigueur et l’adéquation des moyens de communication et de promotion avec les objectifs,
  • les méthodes adéquates permettant de collecter les données nécessaires à l’évaluation des résultats attendus (sondage, données d’usage, etc.),
  • le respect des principes de développement durable . 

Le Ministère se réserve le droit de limiter le nombre de projets subventionnés dans chaque région administrative par souci d’équité entre les régions, ainsi que la possibilité de prioriser des projets de mise en valeur des différentes cultures autochtones du Québec.

Attribution de l’aide financière 

La subvention octroyée varie selon le type de projet :

• pour la réalisation d’un projet de créativité numérique inédit, la subvention minimale octroyée à un projet est de 100 000 $ et ne peut pas excéder 1 M$;
• pour l’accueil d’un projet existant de créativité numérique québécoise, la somme maximale de la subvention est de 400 000 $.

Selon le statut juridique du demandeur, le programme permet d’accorder une aide financière pouvant représenter jusqu’à 80 % des dépenses admissibles liées à sa réalisation. À noter qu’aucun dépassement de coût des activités ou du projet approuvé ne sera accepté pour une aide financière supplémentaire.

Demandeur	Somme totale de l’aide financière consentie par le Ministère	Cumul des aides publiques Lire le contenu de la note numéro 1	Contribution du demandeur à la réalisation de son projet Lire le contenu de la note numéro 2
Personne morale à but non lucratif Coopérative	80 % des dépenses admissibles	Jusqu’à 90 % des dépenses admissibles du projet	Au moins 10 % des dépenses admissibles du projet
Entité municipale	60 % des dépenses admissibles 70 % des dépenses admissibles dans le cas où l’indice de vitalité économique est négatif	Jusqu’à 90 % des dépenses admissibles du projet	Au moins 10 % des dépenses admissibles du projet
Autorité publique des Premières Nations ou des Inuit	80 % des dépenses admissibles	Jusqu’à 100 % des dépenses admissibles du projet	Aucune contribution exigée aux dépenses admissibles

• Note de bas de page numéro 1
  Les aides publiques comprennent les aides financières directes ou indirectes reçues des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada, incluant les crédits d’impôt, ainsi que des entités municipales qui ne sont pas directement bénéficiaires du programme. L’aide financière versée en vertu de la présente norme ne peut être combinée à aucune autre aide financière du Ministère.
  Retour à la référence de la note numéro 1
• Note de bas de page numéro 2
  Lorsque le taux de cumul des aides financières publiques est inférieur à 100 % des dépenses admissibles, un apport minimal du bénéficiaire est ainsi exigé afin de s’assurer que les aides gouvernementales ne financent pas la totalité des dépenses admissibles du projet.
  
  Aux fins des règles de calcul du taux de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).
  
  L’actif visé au paragraphe 1º du premier alinéa de l’article 89 de la Loi instituant le Gouvernement régional d’Eeyou Istchee Baie-James (RLRQ, chapitre G-1.04) n’est pas considéré dans la règle de cumul de la présente norme.
  
  Aux fins des règles de calcul du taux de cumul, toutes les formes d’aide financière accordées par un organisme public doivent être calculées à 100 % de leur valeur, qu’elles soient remboursables ou non.
  
  Par ailleurs, les aides financières provenant de la Banque de développement du Canada, de Financement agricole Canada et de La Financière agricole du Québec sont à considérer comme des contributions privées si elles n’offrent aucun avantage conféré, soit qu’elles sont convenues aux conditions du marché.
  
   
  Retour à la référence de la note numéro 2

Modalités de versement de l’aide financière

Le Ministère verse, à la signature de la convention d’aide financière, une première tranche de sa subvention représentant 50 % de la somme annoncée. Le solde est versé selon des modalités et des étapes déterminées par la nature du projet, sa durée et les biens livrables attendus. Les subventions importantes peuvent faire l’objet de plusieurs versements répartis selon les phases du projet déterminées dans la convention d’aide financière.  

Tout engagement financier du gouvernement n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la dépense découlant de cet engagement, conformément à l’article 21 de la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001).

Seules sont admissibles les dépenses directement liées à la réalisation du projet qui fait l’objet de la demande et relevant des postes budgétaires suivants : 

• les coûts de main-d’œuvre (incluant les avantages sociaux); 
• les frais de sous-traitance; 
• les dépenses engagées pour des consultantes, des consultants ou des spécialistes externes possédant une expertise reconnue et pertinente;
• les frais de déplacement, lesquels doivent respecter les barèmes en vigueur dans la fonction publique du Québec;
• les cachets et les droits d’auteur;
• la portion des taxes non remboursées (pour un organisme à but non lucratif);
• des coûts de location d’équipement ou de locaux;
• des coûts d’achat de matériel ou d’équipement (le choix de recourir à l’achat doit être justifié);
• les frais de création, de construction ou d’installation d’éléments directement liées au projet (exemples : décors, éclairage, œuvre d’art, etc.);
• les frais de promotion (incluant les dépenses de placement publicitaire s’il y a lieu, dont 4 % doivent être encourues auprès des médias communautaires reconnus);
• les frais liés à la mesure des résultats (exemples : sondages, exploitation de données, etc.);
• des frais d’administration, jusqu’à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles; 
• des frais de contingence, jusqu’à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles et des frais d’administration. 

Les dépenses non directement liées à la réalisation du projet ou relevant des postes budgétaires ci-dessous ne sont pas admissibles : 

• les dépenses récurrentes (exemple : entretien d’une installation au-delà du 31 mars 2026); 
• les dépenses de fonctionnement;
• les dépenses déjà soutenues par un autre programme du Ministère; 
• les dépenses effectuées avant que la subvention n’ait été annoncée par lettre du Ministère; elles doivent être clairement signalées comme telles dans le budget. Ces dépenses ne sont pas remboursées. Le demandeur assume donc tout risque ou inconvénient pouvant découler de l’acceptation ou du refus, par le Ministère, de sa demande dans le cadre du présent programme; 
• les dépenses ayant trait au financement d’une dette, au remboursement d’emprunts ou au financement d’un projet déjà réalisé; 
• les dépenses d’immobilisations liées à l’acquisition de terrains ou à l’acquisition, la construction ou l’agrandissement de bâtiments; 
• les dépenses liées à la circulation hors Québec ou à toute autre activité de rayonnement international ou de développement de marchés hors Québec.

Le bénéficiaire rédige lui-même un rapport final qui doit être remis au plus tard trois mois après la fin du projet. Selon la nature et la durée du projet, des rapports d’étape pourraient également lui être demandés.

Le rapport final est rédigé à l’aide du formulaire Rapport de reddition de comptes (PDF 311 Ko), auquel sont obligatoirement joints :

• les indicateurs de suivi (PDF 226 Ko);
• la documentation visuelle du projet et de sa promotion (exemples : photos de l’événement ou du produit, revue de presse, visuels développés pour la promotion, etc.);
• les derniers états financiers vérifiés du demandeur;
• tout autre renseignement ou document demandé par le Ministère.  

Le Ministère se réserve le droit de vérifier l’affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.