Volet 1 : Développement et déploiement d'initiatives collectives

• Accroître la demande des œuvres, des produits ou des événements culturels québécois
• Augmenter la fréquentation de lieux culturels sur le territoire québécois
• Stimuler l’adoption de pratiques culturelles par la population du Québec
• Stimuler le développement de publics et de segments du marché québécois
• Accroître la connaissance de la population relative aux créateurs, aux créatrices et aux créations du Québec qui circulent hors Québec
• Favoriser la découvrabilité des contenus culturels québécois en ligne

Admissibilité du demandeur

Le volet 1 s’adresse aux organisations constituées selon l’une des formes juridiques suivantes :  

• une personne morale à but non lucratif;
• une coopérative constituée en vertu de la Loi sur les coopératives (RLRQ, chapitre C-67.2) ou de la Loi canadienne sur les coopératives (L.C. 1998, ch. 1); 
• une entreprise collective définie au sens de la Loi sur l’économie sociale (RLRQ, chapitre E-1.1.1);
• une entreprise privée à but lucratif constituée en vertu des lois québécoises ou canadiennes;
• un organisme municipal régi par la Loi sur les cités et villes (RLRQ, chapitre C-19) ou le Code municipal du Québec (RLRQ, chapitre C-27.1) ;
• une autorité publique des Premières Nations ou des Inuit.

Pour être admissible, le demandeur doit :

• être légalement constitué depuis plus de 12 mois;
• avoir son siège social au Québec;
• dans le cas d’une entreprise privée à but lucratif, démontrer que le contrôle effectif de l’entreprise est majoritairement détenu par des personnes étant citoyennes canadiennes ou résidentes permanentes et ayant leur résidence fiscale au Québec.

Ne sont pas admissibles au volet 1 :

• les entreprises individuelles;
• les ministères, les établissements de santé et d’éducation ainsi que les organismes budgétaires et autres que budgétaires du gouvernement du Québec régis par la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001);
• les universités et les centres de recherche;
• les demandeurs inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics; 
• les demandeurs qui ont, au cours des deux années précédant la demande d’aide financière, fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’attribution d’une aide financière antérieure par le Ministère;
• les demandeurs qui ne satisfont pas aux exigences élevées d’intégrité auxquelles le public est en droit de s’attendre d’un bénéficiaire d’une aide financière versée à même des fonds publics;
• les demandeurs insolvables, en faillite, ayant déposé une proposition concordataire ou ayant retiré un avantage d’une loi concernant la faillite ou l’insolvabilité.

Admissibilité du projet

Chaque demandeur ne peut présenter qu’un seul projet dans le cadre du présent appel. Il peut cependant être partenaire d’autres projets.

Pour être jugé admissible, le projet soumis doit : 

• contribuer à un ou plusieurs des secteurs d’intervention du Ministère, du Conseil des arts et des lettres du Québec, de la Société de développement des entreprises culturelles ou de Bibliothèque et Archives nationales du Québec; 
• débuter au plus tôt le 1er mars 2024 et se terminer au plus tard le 31 mars 2026;  
• être de nature collective, c’est-à-dire qu’il doit miser sur la concertation, la mutualisation et les partenariats de plusieurs organisations d’un ou de plusieurs secteurs ou territoires;
• se dérouler entièrement au Québec;
• consister en une proposition nouvelle;
• être doté d’une identité de marque, d’objectifs et de moyens de communication spécifiques;
• prévoir un plan de communication et de développement des publics;
• être complet (le formulaire dûment rempli et tous les documents demandés joints) et clairement défini; 
• contribuer pleinement et concrètement à l’atteinte des objectifs généraux et spécifiques du volet ciblé par la demande; 
• respecter les modalités de calcul de l’aide financière, notamment à l’égard de la contribution financière minimale du demandeur et du pourcentage maximal de contribution du Ministère au projet.

Ne sont pas recevables les projets : 

• portant sur le fonctionnement courant des organismes, c’est-à-dire relevant d’activités tenues pour normales et habituelles; 
• de nature récurrente (exemple : la programmation d’un festival ou d’un événement existant);
• d’achat d’entreprise;
• visant exclusivement le développement de plateformes ou de sites transactionnels;
• visant exclusivement le prototypage de produits;
• portant sur l’organisation d’un colloque, d’un congrès ou de toute autre activité destinée aux spécialistes d’un secteur;
• visant exclusivement la petite enfance (0-5 ans);
• se déroulant dans un cadre scolaire dans le réseau de l’éducation ou de l’enseignement supérieur ou dont l’objectif principal est la création de matériel pédagogique, lesquels relèvent plutôt des ministères de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (les projets offerts dans le cadre des activités d’un service de garde scolaire ou d’activités parascolaires sont toutefois admissibles).

La demande d’aide financière doit être produite sur un formulaire accessible par le service en ligne di@pason  et est automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle doit être transmise aux dates déterminées par le Ministère, soit pendant l’appel de projets qui a lieu du 18 septembre 2023 au 26 octobre 2023.

En amont du dépôt de sa demande, le demandeur doit s’inscrire au système di@pason à titre de client partenaire (ou mettre à jour sa fiche s’il y est déjà inscrit). Il est recommandé de terminer l’inscription (ou la mise à jour) au plus tard une semaine avant la date limite de dépôt des projets, pour laisser le temps au Ministère de valider la fiche. Aucune extension de la date de dépôt ne sera accordée à un demandeur qui commence ses démarches trop tard pour les accomplir dans les délais prescrits.

Dans le formulaire en ligne di@pason, le demandeur doit notamment s’assurer de fournir les informations suivantes permettant d’évaluer sa demande :

• le contexte et la justification du projet;
• la description de ses besoins;
• la pertinence et la cohérence du projet par rapport à sa mission;
• le déroulement du projet;
• l’identification du secteur, des créations, créatrices et créateurs mis en valeur;
• la portée, les objectifs et les cibles du projet;
• les méthodes prévues pour la collecte des données nécessaires à l’évaluation des résultats attendus.

En plus du formulaire di@pason dûment rempli, le demandeur doit joindre les documents suivants :  

• le calendrier de réalisation;
• les prévisions budgétaires détaillées;
• une stratégie de communication (incluant les publics ciblés ainsi que, pour tout volet en ligne, une stratégie de découvrabilité);
• un plan de gestion des données descriptives ou d’usage;
• une présentation de l’équipe de réalisation du projet, mettant en évidence son expérience et ses compétences;
• un organigramme de projet avec les responsabilités de chaque membre de l’équipe;
• les lettres d’engagement des partenaires confirmant leur participation (financière ou en services), s’il y a lieu, et la valeur de leur contribution;
• les états financiers du demandeur les plus récents, dûment adoptés par ses autorités compétentes;
• la résolution adoptée par ses autorités compétentes sur la demande d’aide financière et la ou le mandataire;
• l’organigramme de l’organisation qui rédige la demande et celui de ses entreprises liées, le cas échéant;
• le dernier rapport d’activités du demandeur ou, pour les organisations municipales et les autorités publiques autochtones, un énoncé de leurs réalisations en culture;
• la liste à jour des membres de son conseil d’administration et des membres du conseil d’administration de ses entités contrôlées et apparentées, s’il y a lieu.
  • Dans le cas d’une entreprise, l’attestation de la ou du secrétaire ou de la présidente ou du président qui confirme : le nom des actionnaires et les détails sur leur actionnariat (nombre d’actions avec droit de vote et pourcentage de droit de vote), leur citoyenneté et si elles et ils sont domiciliés au Québec.

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par les mêmes administrateurs que les siens), il doit :

• en informer le Ministère en indiquant chacune d’entre elles par son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec;
• démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
• fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • sont documentées formellement par contrat ou entente écrite,
  • font l’objet d’une divulgation par voie de notes aux états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus,
  • sont établies selon des conditions et à des coûts inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie;
• rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées.

Pour être soumis à l’analyse, le dossier doit être complet, compréhensible et fondé sur des données exactes.

Au cours de l’analyse du projet, le demandeur doit fournir au Ministère les renseignements et les documents complémentaires que celui-ci lui réclame.

L’évaluation de la demande est réalisée par le Ministère. Celui-ci peut recourir, au besoin, à de l’expertise externe. Le Ministère limitera, si cela est nécessaire, le nombre de demandes sélectionnées afin de respecter l’enveloppe budgétaire.

La demande admissible est évaluée en fonction des critères suivants : 

• la pertinence du projet (31 %), révélée par :
  • la concordance avec la finalité et les objectifs poursuivis par le programme,
  • la cohérence avec la mission principale du demandeur et ses autres activités,
  • l’absence de chevauchement avec des activités existantes ou de concurrence directe avec des projets en cours,
  • la nature collective, qui se manifeste par la concertation, la mutualisation et les partenariats de plusieurs acteurs,
  • l’importance et la clarté de la problématique et des enjeux cernés;
• la qualité du projet (69 %), révélée par :
  • l’adéquation des objectifs poursuivis avec les objectifs spécifiques du volet ciblé,
  • l’expérience et la compétence de l’équipe de réalisation,
  • la qualité des partenariats,
  • la capacité du demandeur à réaliser le projet,
  • la faisabilité et le réalisme du projet et de son calendrier de réalisation,
  • le réalisme et la qualité du montage financier (exemples : équilibre, diversité des sources de financement),
  • la rigueur et l’adéquation des moyens de communication et de promotion avec les objectifs,
  • les méthodes adéquates permettant de collecter les données nécessaires à l’évaluation des résultats attendus (sondage, données de fréquentation, données d’usage, etc.),
  • le respect des bonnes pratiques de découvrabilité  (pour les projets visant la découvrabilité des contenus),
  • le caractère original du projet,
  • la portée (nombre de régions, de communautés ou de citoyennes et citoyens joints) et la qualité des résultats prévus et des retombées escomptées,
  • le respect des principes de développement durable . 

Le Ministère se réserve le droit de limiter le nombre de projets subventionnés dans chaque région administrative par souci d’équité entre les régions, ainsi que la possibilité de prioriser des projets de mise en valeur des différentes cultures autochtones du Québec.

Attribution de l’aide financière 

La subvention minimale octroyée à un projet est de 100 000 $ et ne peut pas excéder 800 000 $.

Selon le statut juridique du demandeur, le programme permet d’accorder une aide financière pouvant représenter jusqu’à 80 % des dépenses admissibles liées à sa réalisation. À noter qu’aucun dépassement de coût des activités ou du projet approuvé ne sera accepté pour une aide financière supplémentaire.

Demandeur	Somme totale de l’aide financière consentie par le Ministère	Cumul des aides publiques Lire le contenu de la note numéro 1	Contribution du demandeur à la réalisation de son projet Lire le contenu de la note numéro 2
Personne morale à but non lucratif Coopérative	80 % des dépenses admissibles	Jusqu’à 90 % des dépenses admissibles du projet	Au moins 10 % des dépenses admissibles du projet
Entreprise privée à but lucratif	50 % des dépenses admissibles	Jusqu’à 75 % des dépenses admissibles du projet	Au moins 25 % des dépenses admissibles du projet
Entités municipales	50 % des dépenses admissibles 60 % des dépenses admissibles dans le cas où l’indice de vitalité économique est négatif	Jusqu’à 90 % des dépenses admissibles du projet	Au moins 10 % des dépenses admissibles du projet
Autorité publique des Premières Nations ou des Inuit	80 % des dépenses admissibles	Jusqu’à 100 % des dépenses admissibles du projet	Aucune contribution exigée aux dépenses admissibles

• Note de bas de page numéro 1
  Les aides publiques comprennent les aides financières directes ou indirectes reçues des ministères, organismes et sociétés d’État des gouvernements du Québec et du Canada, incluant les crédits d’impôt, ainsi que des entités municipales qui ne sont pas directement bénéficiaires du programme. L’aide financière versée en vertu de la présente norme ne peut être combinée à aucune autre aide financière du Ministère.
  Retour à la référence de la note numéro 1
• Note de bas de page numéro 2
  Lorsque le taux de cumul des aides financières publiques est inférieur à 100 % des dépenses admissibles, un apport minimal du bénéficiaire est ainsi exigé afin de s’assurer que les aides gouvernementales ne financent pas la totalité des dépenses admissibles du projet.
  
  Aux fins des règles de calcul du taux de cumul des aides financières publiques, le terme « entités municipales » réfère aux organismes municipaux compris à l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).
  
  L’actif visé au paragraphe 1º du premier alinéa de l’article 89 de la Loi instituant le Gouvernement régional d’Eeyou Istchee Baie-James (RLRQ, chapitre G-1.04) n’est pas considéré dans la règle de cumul de la présente norme.
  
  Aux fins des règles de calcul du taux de cumul, toutes les formes d’aide financière accordées par un organisme public doivent être calculées à 100 % de leur valeur, qu’elles soient remboursables ou non.
  
  Par ailleurs, les aides financières provenant de la Banque de développement du Canada, de Financement agricole Canada et de La Financière agricole du Québec sont à considérer comme des contributions privées si elles n’offrent aucun avantage conféré, soit qu’elles sont convenues aux conditions du marché.  
  Retour à la référence de la note numéro 2

Le Ministère verse, à la signature de la convention d’aide financière, une première tranche de sa subvention représentant 50 % de la somme annoncée. Le solde est versé selon des modalités et des étapes déterminées par la nature du projet, sa durée et les biens livrables attendus. Les subventions importantes peuvent faire l’objet de plusieurs versements répartis selon les phases du projet déterminées dans la convention d’aide financière.  

Tout engagement financier du gouvernement n’est valide que s’il existe, sur un crédit, un solde disponible suffisant pour imputer la dépense découlant de cet engagement, conformément à l’article 21 de la Loi sur l’administration financière (RLRQ, chapitre A-6.001).

Seules sont admissibles les dépenses directement liées à la réalisation du projet qui fait l’objet de la demande et relevant des postes budgétaires suivants : 

• les coûts de main-d’œuvre (incluant les avantages sociaux); 
• les frais de sous-traitance; 
• les dépenses engagées pour des consultantes, des consultants ou des spécialistes externes possédant une expertise reconnue et pertinente;
• les frais de déplacement, lesquels doivent respecter les barèmes en vigueur dans la fonction publique du Québec;
• les cachets et les droits d’auteur;
• la portion des taxes non remboursées (pour un organisme à but non lucratif);
• des coûts de location d’équipement ou de locaux;
• des coûts d’achat de matériel ou d’équipement (le choix de recourir à l’achat doit être justifié);
• les frais de mise à niveau technique pour l’exploitation des données d’usage et descriptives liées au projet;
• les frais de création, de construction ou d’installation d’éléments directement liés au projet (exemples : panneaux, affiches, etc.);
• les frais de promotion (incluant les dépenses de placements publicitaires, s’il y a lieu, dont 4 % doivent être encourues auprès des médias communautaires reconnus);
• les frais liés à la mesure des résultats, dont ceux associés à la réalisation du sondage post-campagne;
• des frais d’administration, jusqu’à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles; 
• des frais de contingence, jusqu’à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles et des frais d’administration. 

Les dépenses non directement liées à la réalisation du projet ou relevant des postes budgétaires ci-dessous ne sont pas admissibles : 

• les dépenses récurrentes (exemples : entretien d’une œuvre ou d’une plateforme, frais de licence, etc.); 
• les dépenses de fonctionnement;
• les dépenses déjà soutenues par un autre programme du Ministère; 
• les dépenses effectuées avant que la subvention n’ait été annoncée par lettre du Ministère; elles doivent être clairement signalées comme telles dans le budget. Ces dépenses ne sont pas remboursées. Le demandeur assume donc tout risque ou inconvénient pouvant découler de l’acceptation ou du refus, par le Ministère, de sa demande dans le cadre du présent programme; 
• les dépenses ayant trait au financement d’une dette, au remboursement d’emprunts ou au financement d’un projet déjà réalisé; 
• les dépenses d’immobilisations liées à l’acquisition de terrains ou à l’acquisition, la construction ou l’agrandissement de bâtiments; 
• les dépenses liées à une tournée hors Québec ou à toute autre activité de rayonnement international ou de développement de marchés hors Québec.

Le bénéficiaire rédige lui-même un rapport final qui doit être remis au plus tard trois mois après la fin du projet. Selon la nature et la durée du projet, des rapports d’étape pourraient également lui être demandés.

Le rapport final est rédigé à l’aide du formulaire de Rapport de reddition de comptes (PDF 311 Ko), auquel sont obligatoirement joints :

• les indicateurs de suivi (PDF 226 Ko);
• la documentation visuelle du projet et de sa promotion (exemples : revue de presse ou visuels développés);
• un sondage réalisé par une firme de sondage spécialisée dans le domaine et indépendante de la stratégie de promotion;
• les derniers états financiers vérifiés du bénéficiaire;
• un rapport quantitatif détaillé (résultats du sondage post-campagne, données d’usage, etc.);
• tout autre renseignement ou document demandé par le Ministère.  

Le Ministère se réserve le droit de vérifier l’affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.