Processus d’admission d’un enfant en service de garde

L’admission d’un nouvel enfant dans un service de garde éducatif québécois suit un processus réglementé qui garantit un accès équitable aux places disponibles. Que vous soyez gestionnaire d’un centre de la petite enfance (CPE), d’une garderie subventionnée ou d’une garderie non subventionnée ou responsable d’un service de garde éducatif en milieu familial, des étapes doivent être respectées lors de la libération d’une place pour assurer une gestion transparente et conforme à la réglementation.

Le processus d’admission est encadré par la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance et le Règlement sur l’accès aux services de garde éducatifs à l’enfance, qui établissent des exigences, critères et priorités uniformisés pour l’attribution équitable et transparente des places disponibles à travers le Québec.

Préalables

Pour pouvoir être admis dans votre service de garde, un enfant doit être inscrit au Portail d’inscription aux services de garde. Aucune admission n’est possible sans cette inscription préalable.

Cependant, avant de soumettre une nouvelle demande au portail pour combler une place disponible par le processus d’admission régulier, assurez-vous que les besoins des enfants déjà admis dans votre installation et correspondant aux caractéristiques de la place à pourvoir sont comblés.

En tant que gestionnaire d’un CPE ou d’une garderie subventionnée, vous n’avez pas accès aux noms des enfants inscrits sur votre liste d’attente du portail d’inscription. Vous obtiendrez les informations de l’enfant au moment de son référencement. Certaines données sur votre liste d’attente, telles que le nombre d’enfants inscrits par tranche d’âge, seront toutefois disponibles au portail d’inscription afin de faciliter votre planification des groupes.

Étape 1 : Sélection du type d’admission

Trois types d’admissions sont possibles.

Admission régulière

Elle s’applique lorsqu’une place devient disponible dans votre établissement et que vous suivez le processus habituel, en recourant ou non à une priorité d’admission.

Admission directe

Elle est applicable dans les situations suivantes :

1. Transfert d’un enfant entre deux installations d’un même CPE;
2. Admission d’un enfant dans le cadre du Programme de réservation de places en service de garde éducatif à l’enfance (SGEE) pour les enfants en situation de vulnérabilité (places protocoles);
3. Admission d’un enfant dont le parent est membre du conseil d’administration d’un CPE en développement;
4. Lors d’une fusion ou d’une reprise des activités par une autre entité, si la continuité des services est assurée;
5. Admission d’un enfant accueilli pendant la période de transition entre la fermeture de La Place 0-5 et l’entrée en vigueur de l’encadrement légal.

Admission d’un enfant remplaçant

Pour combler des besoins ponctuels ou temporaires en cas d’absence d’un enfant déjà admis dans votre installation.

Étape 2 : Sélection des caractéristiques de la place à combler

Dans le portail d’inscription, indiquez :

• le nom de la place, en précisant le nom du groupe ou le groupe d’âge;
• la date d’entrée prévue;
• l’âge minimal et maximal de l’enfant pouvant occuper la place;
• les jours, les heures et la période de garde disponibles;
• le cas échéant, si les enfants à considérer sont seulement ceux qui répondent à une priorité d’admission ou qui sont visés par une entente de complémentarité des services entre prestataires.

Étape 3 : Référencement automatique

Le portail d’inscription répartit automatiquement les enfants répondant aux caractéristiques de la place selon les catégories suivantes, par ordre de priorité :

• catégorie 1 : enfant qui répond à la fois aux conditions des catégories 2 et 3;
• catégorie 2 : enfant dont un parent est membre du personnel du titulaire de permis;
• catégorie 3 : enfant qui réside à la même adresse qu’un autre enfant déjà admis dans l’installation du titulaire de permis ou dans une autre des installations du CPE;
• catégorie 4 : enfant qui n’est pas déjà admis en CPE ou en garderie subventionnée;
• catégorie 5 : enfant qui ne fait partie d’aucune des catégories précédentes.

À l’intérieur de chaque catégorie, l’ordre de classement des enfants sera déterminé en fonction du temps écoulé sur la liste d’attente depuis la date souhaitée d’entrée en service de garde indiquée à leur dossier.  

Si le parent a inscrit son enfant sur une liste d’attente après la date d’entrée souhaitée, le temps écoulé sera alors calculé à partir de cette date d’inscription pour ce service de garde.

Bris d’égalité pour une même place

En cas d’égalité pour une même place, la priorité de référencement sera accordée, dans l’ordre :

1. À l’enfant vivant dans un contexte de précarité socioéconomique, c’est-à-dire lorsque son parent reçoit des prestations d’aide financière de dernier recours ou le montant maximal de l’Allocation famille;
2. À l’enfant le plus vieux;
3. À l’enfant inscrit sur la liste du service de garde depuis le plus longtemps.

Référencement avec identification des prochains enfants

Ce type de référencement vous permet de voir les informations de l’enfant au premier rang et des deux suivants sur votre liste d’attente. Cette fonction optionnelle est disponible dans deux situations précises.

Place à combler rapidement

Dans le cas où la place à combler est disponible dans moins de 30 jours, vous avez la possibilité de demander au portail de vous référer trois enfants à la fois : celui en première position ainsi que les deux suivants. Cette option vous permet d’entamer simultanément les démarches avec les parents des enfants en deuxième et troisième position afin d’accélérer le processus si l’admission de l’enfant référé ne se conclut pas.

Si l’enfant référé est admis, les autres enfants identifiés bénéficient d’une priorité lors de l’attribution de la prochaine place disponible correspondant à leurs caractéristiques.

Priorisation d’un enfant présentant des besoins particuliers

Lorsque vous vous prévalez de cette priorité, vous avez la possibilité de demander au portail de vous référer trois enfants à la fois : celui en première position ainsi que les deux suivants. Cette option vous permet de connaître à l’avance les besoins particuliers des prochains enfants sur votre liste d’attente pour mieux vous préparer à les accueillir.

Si l’enfant référé est admis, les autres enfants identifiés bénéficient d’une priorité lors de l’attribution de la prochaine place disponible correspondant à leurs caractéristiques.

Étape 4 : Information transmise au service de garde et au parent

Le portail d’inscription identifie automatiquement l’enfant occupant le premier rang selon les critères définis. Ses informations vous sont transmises immédiatement et une notification est envoyée simultanément au parent concerné.

Étape 5 : Communication et visite

Contactez le parent selon le moyen de communication qu’il a indiqué dans son dossier pour planifier une visite des lieux et discuter de votre offre de service.

Des délais minimaux de réponse sont prescrits, mais vous pouvez accorder des délais plus longs pour rendre service aux parents.

Lorsqu’une place doit être comblée, le prestataire doit offrir une visite au parent. Cette visite peut être obligatoire si vous l’exigez dans votre processus d’admission, ou facultative si vous choisissez de la laisser à la discrétion du parent.

Consultez la page concernant les délais à respecter lors du référencement pour en connaître plus sur le sujet.

Étape 6 : Confirmation ou refus du parent

À la suite de la visite, le parent dispose d’un délai pour vous communiquer sa réponse finale.

• Si le parent accepte la place offerte, vous pourrez par la suite signer ensemble l’entente de services.
• En l’absence de réponse, vous devez relancer le parent : dans les deux jours suivants pour une place disponible dans plus de 15 jours ou la journée suivante pour une place disponible dans 15 jours et moins. Sans nouvelles après cette relance, vous pouvez refuser l’admission de l’enfant et demander le référencement du prochain enfant sur la liste.
• Si le parent refuse explicitement la place, indiquez-le dans le portail.

En plus des cinq catégories d’ordonnancement, les services de garde subventionnés en installation pourront prioriser jusqu’à 50 % de leurs admissions annuelles, selon l’une de ces priorités d’admission ou le cumul de plusieurs d’entre elles :

1. Enfants présentant des besoins particuliers;
2. Enfants vivant dans un contexte de précarité socioéconomique;
3. Enfants dont un parent est inscrit dans un établissement d’enseignement (général) ou dans un établissement d’enseignement donné;
4. Enfants dont un parent est à l’emploi d’un employeur donné, autre qu’un prestataire de services de garde éducatifs;
5. Enfants dont un parent réside sur le territoire d’une municipalité locale donnée ou d’un arrondissement de celle-ci;
6. Enfants autochtones ou dont un parent est autochtone.

Conditions pour les partenariats

Pour pouvoir prioriser des enfants selon un partenariat avec un établissement d’enseignement, un employeur ou une municipalité, une entente écrite visant à prioriser l’admission d’enfants dans une installation de ce titulaire de permis en échange d’une contrepartie doit être conclue entre le prestataire et le partenaire.

Reconnaissance des partenariats existants

Les services de garde qui avaient déjà une entente écrite en vigueur le 28 mai 2025 avec un employeur, une municipalité ou un établissement d’enseignement pourront dépasser la limite de 50 % d’admissions prioritaires. Cette exception s’applique aussi aux projets en développement qui répondent aux critères établis.

Les garderies non subventionnées et les services de garde éducatifs en milieu familial ont accès à une réserve de clientèle. Ils sont tenus d’admettre uniquement des enfants qui sont inscrits au portail d’inscription. Lorsqu’ils ont une place à combler, ils peuvent contacter l’un des parents inscrits dans leur réserve ou tout autre parent d’un enfant inscrit au portail d’inscription.

Ces services de garde doivent utiliser le portail d’inscription pour gérer leurs admissions.

Tous les prestataires ont l’obligation de signaler immédiatement dans le portail l’admission d’un nouvel enfant. Ils disposent d’un délai de 15 jours après le début de la prestation de services pour transmettre les informations de l’entente de services au portail d’inscription.

Lorsque les services de garde cessent d’être fournis à un enfant, tous les prestataires doivent également le déclarer dans le portail dans les 15 jours suivant la cessation de la prestation des services de garde à un enfant. Cette déclaration doit inclure le motif de la cessation des services.

Les bureaux coordonnateurs de la garde éducative en milieu familial pourront saisir directement dans le portail les renseignements demandés pour les responsables de services de garde éducatifs (RSGE).

Ces mesures visent à maintenir une mise à jour en continu des listes d’attente et des réserves de clientèle, permettant ainsi une gestion optimale des places disponibles.