Gestion des admissions et des ententes de services de garde

En tant que gestionnaire d’un service de garde, vous devez remplir certaines obligations pour la gestion des admissions par le Portail d’inscription aux services de garde, la gestion des ententes de services, l’administration de la contribution réduite et vos responsabilités administratives.

En tant que prestataire d’un service de garde reconnu – centres de la petite enfance (CPE), garderies subventionnées, garderies non subventionnées et services de garde en milieu familial – vous devez utiliser le Portail d’inscription aux services de garde pour combler vos places.

Seuls les prestataires établis en territoire autochtone ne sont pas tenus d’utiliser le portail d’inscription.

Les prestataires de services de garde subventionnés ont la responsabilité d’administrer la contribution réduite. Ils doivent :

• recevoir les demandes des parents souhaitant bénéficier de la contribution réduite ou être exemptés de son paiement;
• fournir le formulaire Demande d’admissibilité à la contribution réduite ou à l’exemption de son paiement (PDF 147 Ko) aux parents intéressés;
• vérifier que le formulaire est dûment rempli;
• s’assurer que tous les documents justificatifs requis sont fournis;
• évaluer l’admissibilité selon les critères établis;
• informer les parents de leur décision motivée.

Les prestataires de services de garde éducatifs subventionnés ont l’obligation de convenir d’une entente de services avec le parent de l’enfant qui fréquentera leur service de garde. Cette entente constitue un contrat protégé par :

• la Loi sur la protection du consommateur;
• la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (places à contribution réduite);
• le Règlement sur la contribution réduite.

Pour plus d’information sur l’entente de services, consultez le document Rappel des dispositions législatives et réglementaires applicables aux ententes de services de garde (PDF 524 Ko).

En tant que prestataire de services de garde éducatifs subventionnés en installation, vous devez utiliser un modèle d’entente prescrit par le ministère de la Famille. Aucune dérogation au modèle officiel n’est possible.

En tant que responsable d’un service de garde éducatif en milieu familial ou d’une garderie non subventionnée, vous pouvez utiliser un modèle d’entente distinct, tout en vous assurant de respecter les exigences légales.

Gestion des ententes particulières pour services additionnels

Vous devez conclure des ententes particulières lors de sorties organisées à l’extérieur de votre établissement, par exemple, ou lorsque les parents demandent des services supplémentaires :

• articles d’hygiène personnels : fourniture de produits d’hygiène précis;
• repas supplémentaires : collations ou repas servis en plus de votre offre de base;
• périodes de garde additionnelles : prolongation des heures de garde régulières.

Il est de votre responsabilité de faire signer des ententes particulières lorsqu’un service est offert au parent.

Documents disponibles

Le Ministère fournit tous les modèles d’ententes :

Entente de services de garde éducatifs subventionnés (PDF 444 Ko)

Annexe A – Entente particulière concernant les sorties organisées dans le cadre des activités éducatives (PDF 275 Ko)

Annexe B – Entente particulière concernant la fourniture d’articles personnels d’hygiène (PDF 239 Ko)

Annexe C – Entente particulière concernant la fourniture d’un repas supplémentaire (PDF 357 Ko)

Annexe D – Entente concernant des services de garde pour une période additionnelle (PDF 237 Ko)

Jours de fermeture

Voici les règles à suivre pour la modification des jours de fermeture :

• Modifiez uniquement les cinq jours de fermeture prévus.
• Donnez obligatoirement aux parents un préavis minimal de 15 jours.
• Communiquez clairement les nouvelles dates aux familles.

Autres modifications

Voici les étapes à suivre pour tous les autres changements à votre offre de services (horaires, âge des enfants accueillis, capacité, etc.)

Étape 1 : Demande initiale

Rédigez une demande écrite à la conseillère ou au conseiller du Ministère attitré à votre service de garde, ou à notre centre des relations avec la clientèle, en précisant clairement les modifications souhaitées ainsi que les raisons qui les motivent.

Étape 2 : Documentation corporative (si applicable)

Si vous êtes une personne morale (corporation), joignez une résolution de votre conseil d’administration. Cette résolution doit confirmer la demande de changements. Elle peut aussi confirmer l’identité de la personne autorisée à signer si elle diffère de celle dans l’entente de subvention.

Étape 3 : Remplissage de l’annexe

• Utilisez le modèle d’annexe fourni par le Ministère.
• Remplissez toutes les sections, même celles non modifiées.
• Datez et signez le document en présence de la personne autorisée.
• CPE uniquement : remplissez une annexe distincte pour chaque installation concernée.

Étape 4 : Transmission

Envoyez votre demande à la conseillère ou au conseiller du Ministère attitré à votre service de garde, par courriel (le format PDF est recommandé) ou par la poste (une seule copie suffit).

Étape 5 : Traitement et confirmation

Lorsque l’analyse de votre demande et de vos documents sera terminée, vous recevrez une confirmation écrite de la modification approuvée. Conservez cette confirmation dans vos dossiers.

Étape 6 : Mise à jour des ententes

Modifiez vos ententes de services avec tous les parents concernés et informez-les des changements approuvés.

Modèles pour procéder à une modification de l’annexe

Annexe 1 – Déclaration et description de l’offre de services de la garderie (PDF 215 Ko)

Annexe 1 – Déclaration et description de l’offre de services du CPE (PDF 141 Ko)

Les services de garde éducatifs subventionnés ont l’obligation légale de posséder un dossier complet pour chaque parent qui sollicite une contribution réduite ou une exemption de paiement. Cette documentation doit être conservée pendant six ans dans l’établissement principal du service de garde.

Pour les services de garde éducatifs en milieu familial subventionnés, cette responsabilité incombe au bureau coordonnateur, qui doit conserver le dossier de chacun des parents.

Ce dossier contient les documents suivants :

• le formulaire de demande d’admissibilité;
• une copie des décisions relatives à la demande;
• les documents confirmant que le parent est admissible à la contribution réduite et qu’il répond aux exigences;
• une copie de toute correspondance relative à la contribution réduite;
• une copie de l’entente de services de garde et de toute entente particulière intervenue entre le parent et le service de garde ainsi que toute modification à ces ententes.

Le parent qui désire bénéficier de la contribution réduite ou être exempté de son paiement doit en faire la demande à l’aide du formulaire mis à sa disposition à cette fin.