La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels réalise des analyses, des travaux législatifs de même que des veilles stratégiques dans le domaine de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

Différentes formes de soutien sont offertes afin d’accompagner les responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels et leur équipe relativement à l’interprétation de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels

Rôle

Fonctions conférées par la Loi

  • assurer le traitement des demandes d’accès;
  • porter assistance aux demandeuses et demandeurs;
  • assurer la protection des renseignements personnels tout au long du cycle de vie de ceux-ci, soit de la collecte à la destruction;
  • assurer la mise en œuvre du Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels;
  • effectuer les redditions de comptes requises en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

Fonctions connexes

  • respecter les obligations législatives, administratives et règlementaires;
  • accroître la transparence des documents et des renseignements; 
  • prendre part à toute question relative à l’accès aux documents ou à la protection des renseignements personnels; 
  • veiller à la sensibilisation et à la formation du personnel, incluant de direction ou d’encadrement, sur les obligations et les pratiques en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels;
  • agir à titre de représentante ou représentant auprès des autres organismes publics et de la Commission d’accès à l’information pour toutes les questions relatives à l’accès aux documents et à la protection des renseignements personnels.

Réseau des responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels

Le réseau est un lieu privilégié pour approfondir les connaissances des personnes responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements des organismes publics et de leur équipe et pour s’imprégner de l’esprit de la Loi sur l’accès.

Les activités du réseau favorisent notamment : 

  • l’acquisition de connaissances et de compétences;
  • l’harmonisation de l’application des dispositions législatives et réglementaires;
  • l’élaboration ou l’échange d’outils;
  • la formation continue;
  • le transfert d’expertise;
  • la promotion d’une approche multidisciplinaire.

Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels

Ce comité contribue à assurer une saine gestion de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au sein d’un organisme public. Il soutient la ou le sous-ministre ou encore la dirigeante ou le dirigeant d’un organisme dans la mise en œuvre du Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels et des obligations qui en découlent.

Mandat

  • Définir et approuver les orientations en matière de protection des renseignements personnels.
  • Planifier et assurer la réalisation des activités de formation.
  • Formuler des avis sur les initiatives d’acquisition, de déploiement et de refonte de systèmes d’information ou de prestation électronique de services qui recueillent, utilisent, conservent, communiquent ou détruisent des renseignements personnels, et ce, lors de leur création ou de leur modification.
  • Formuler des avis sur les mesures particulières à respecter quant aux sondages qui recueillent ou utilisent des renseignements personnels, ou encore en matière de vidéosurveillance.
  • Veiller à ce que l’organisme public sous sa responsabilité connaisse les orientations, les directives et les décisions formulées par la Commission d’accès à l’information.
  • Évaluer annuellement le niveau de protection des renseignements personnels.

Service-conseil à l’intention des responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels

L’interprétation de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels peut soulever certaines ambiguïtés.

Ce service consiste à guider les responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels sur les éléments qui peuvent être considérés lors de l’analyse d’une situation afin de mieux les outiller pour prendre une décision éclairée.

Voici un palmarès des questions les plus posées en 2022 (PDF 153 Ko) et les réponses données par le Secrétariat.

Faire une demande de service-conseil

Formations

Les formations en ligne peuvent être suivies à votre rythme et selon vos disponibilités.

Droit d'accès à un document administratif

Cette formation favorise une meilleure compréhension de l'exercice du droit d'accès aux documents administratifs, notamment à l'égard de l'assujettissement des organismes publics à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1), du rôle de la personne responsable de l'accès aux documents et des restrictions applicables.

Vous vous familiariserez avec ces principes par l'entremise de concepts théoriques et pratiques.

Protection des renseignements personnels

Cette formation dynamique est une introduction au monde de la protection des renseignements personnels. Le cadre législatif en lien avec la gestion d'un renseignement personnel y est exposé, de sa collecte à sa destruction, ainsi que les rôles et les responsabilités des acteurs clés dans ce domaine. Ces derniers sont une source de soutien qui assure, à l'aide de la contribution de chacun des membres de la fonction publique, les principes de confidentialité.

L'acquisition de ces connaissances est un atout pour l'exercice de vos fonctions.

Processus de traitement d'une demande d'accès à des documents administratifs

Cette formation détaille les étapes du processus de traitement d'une demande d'accès à des documents administratifs. Animée à l'aide d'une planche de jeu interactive, elle présente le cadre législatif applicable, propose de bonnes pratiques et met en lumière certains points à considérer attentivement lors du traitement d'une telle demande. De plus, elle offre des outils de réflexion qui permettent aux responsables de l'accès aux documents d'assimiler leur travail, tout en les soutenant au quotidien.

Grâce à cette formation, vous vous approprierez efficacement ce processus.

Analyse d'une demande d'accès à des renseignements personnels

Cette formation intermédiaire permet aux responsables de la protection des renseignements personnels de maîtriser davantage certaines restrictions applicables lors d'une demande de renseignements personnels. Par l'entremise de diverses missions confiées par l'Agence de protection des renseignements personnels, elle propose notamment l'analyse de demandes complexes en provenance d'une personne titulaire de l'autorité parentale, d'une avocate, d'un liquidateur de succession et d'un corps policier.

Suivre ce cours vous permettra d'enrichir vos connaissances et vos réflexions concernant l'analyse d'une demande d'accès à des renseignements personnels.

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