Proposer des innovations aux organismes publics

Les entreprises novatrices proposent des solutions créatives pour résoudre des enjeux publics. Toutefois, convaincre un organisme public d’adopter une innovation présente de nombreux défis.

Deux raisons amènent les organismes publics à se tourner vers les innovations :

• Répondre à un besoin, ce qui nécessite de développer un nouveau bien ou service, et non d’améliorer une solution existante.
• Améliorer la performance des produits ou des services existants, par exemple en réalisant des économies totales de coûts et/ou en améliorant l’efficacité et la réduction des risques.

Par contre, l’approvisionnement public innovant est généralement plus coûteux et plus risqué puisque les résultats escomptés pourraient ne pas se concrétiser. Il faut prévoir plusieurs pistes d’intervention pour le mettre en place et limiter les risques.

En vous préparant minutieusement, vous aurez une compréhension approfondie des besoins publics et une approche stratégique pour transformer ce défi en occasion d’affaires. Vous approprier les meilleures pratiques en la matière vous permettra :

• d’augmenter les chances de réussir votre première vente;
• d’établir des relations durables avec le secteur public, ouvrant ainsi la voie à de futures collaborations fructueuses.

Les organismes publics fonctionnent selon des règles et des procédures spécifiques, souvent plus rigoureuses que celles du secteur privé. Pour les convaincre de se tourner vers l’innovation, il est essentiel de comprendre l’écosystème des contrats publics en vous familiarisant avec les réglementations, les normes de conformité et les cycles d’achats qui les régissent.

Les entreprises novatrices qui font affaire avec le gouvernement comprennent bien ses besoins et réussissent à démontrer que leur solution résout un problème précis.

Élaborez une soumission claire et convaincante pour attirer l’attention des organismes publics.

Pour renforcer la crédibilité et la pertinence de votre innovation, vous pouvez :

• Démontrer sa valeur ajoutée (ex. : gain d’efficacité, réduction des coûts, amélioration des services publics).
• Utiliser des données chiffrées provenant d’études de cas.
• Inclure des preuves tangibles ou des démonstrations en direct (ex. : vitrine technologique).
• Présenter des projets pilotes ou des bancs d’essai.

Votre innovation doit être conforme aux éléments suivants :

• Le cadre des organismes publics régissant les normes et réglementations applicables.
• Les exigences de sécurité et de confidentialité applicables par l’organisme public.

Notez que les innovations se prêtent moins bien aux appels d’offres dont le mode d’adjudication repose sur le prix uniquement. Ce mode octroie le contrat à l’entreprise dont la soumission respecte en tout point les exigences contenues dans les documents d’appel d’offres, au prix le plus bas. Dans ce cas, il est inutile de présenter des arguments basés sur des aspects qualitatifs. Ils ne seront pas pris en considération et risquent plus de nuire que d’avantager votre soumission.

Détailler votre proposition de façon claire et complète

Les règles des appels d’offres peuvent paraître complexes pendant la démarche pour obtenir un premier contrat public. Il faut prévoir du temps et des ressources pour y répondre de manière détaillée et conforme, et être en mesure de fournir rapidement les informations supplémentaires demandées.

Ces éléments sont essentiels pour réussir votre processus :

• Clarté et précision des informations;
• Respect des délais;
• Réponse complète pour éviter le rejet de votre soumission, même si votre innovation répond mieux au besoin.

Pour faciliter votre démarche, vous pouvez poser les questions nécessaires à la personne responsable, au moment prévu au cours de l’appel d’offres et selon les règles en vigueur.

Démontrer la fiabilité de votre solution

Il convient de distinguer les notions de solution alternative (équivalente) ou de produits alternatif (équivalents) avec la substitution de produits. Une fois la soumission déposée, il n’est plus possible de substituer le produit ou le service pour la réalisation du contrat. Une substitution vous exposerait à une rupture de contrat.

Pendant un appel d’offres, lorsque votre produit ou service est innovant au point de n’avoir aucun équivalent sur le marché, vous pouvez demander à l’organisme public d’accepter une soumission démontrant comment votre produit ou service répond de façon adéquate au besoin exprimé. Vous êtes responsable de faire cette démonstration pour convaincre l’organisme public d’apporter les ajustements requis aux documents d’appel d’offres. L’accord de l’organisme public doit être obtenu préalablement afin d’éviter le rejet de votre soumission.

Préparer et soumettre des propositions

Familiarisez-vous avec les processus de soumission en réponse à un appel d’offres ou aux différents types d’avis publiés sur le SEAO pour renforcer votre capacité à rédiger des propositions claires et convaincantes.

Le réseautage joue un rôle crucial dans le succès des entreprises innovantes. Participer à des événements, des conférences et des forums offre de précieuses occasions pour rencontrer d’éventuels clients du secteur public. Établir des partenariats stratégiques avec d’autres entreprises ou acteurs du domaine de l’innovation (ex. : scientifiques universitaires ou non universitaires, centres de recherches, incubateurs) peut également renforcer la crédibilité de votre entreprise et vous ouvrir des portes.

Des entrepreneurs ayant réussi à vendre des innovations aux organismes publics affirment que construire des liens de confiance en amont du processus d’acquisition est essentiel pour une relation d’affaires durable. Les informations disponibles sur la plateforme du SEAO vous permettront d’identifier de potentiels acheteurs parmi les organismes publics.

Une relation stratégique avec un organisme public s’appuie sur le principe de relation commerciale, mais il est primordial de comprendre la différence entre établir un lien pour proposer une offre commerciale et faire du lobbyisme pour influencer une organisation ou modifier une décision.

Les organismes publics semblent parfois réticents à adopter des technologies ou des procédés novateurs en raison de leur culture organisationnelle, de la crainte du changement ou d’une méconnaissance des innovations offertes sur le marché. Vous devez anticiper leurs questions et leur fournir des réponses constructives, rassurantes et basées sur des faits. Démontrez comment l’innovation s’aligne avec leurs objectifs stratégiques, ce qui peut aider à les convaincre qu’elle ne perturbera pas leurs activités et pourra même atténuer les difficultés rencontrées.  

Voici des exemples concrets et convaincants :

• Présenter des études de cas illustrant votre démarche d’entreprise innovante auprès de votre clientèle actuelle ou d’organismes publics lors de précédents contrats ou partenariats.
• Tirer profit de vos expériences antérieures et présenter les apprentissages en résultant.
• Établir les facteurs de succès pour l’implantation réussie d’une innovation.

Pour favoriser l’évolution de la culture interne d’un organisme public, présentez les notions de coût total d’acquisition, de valeur ajoutée ou de retombées environnementales lors de vos échanges en amont de la procédure d’acquisition.

Le coût total d’acquisition désigne l’ensemble des coûts associés à l’acquisition d’un bien, d’un service ou d’un actif. Ce coût ne se limite pas simplement au prix d’achat initial, mais inclut également toutes les dépenses liées au processus d’acquisition, ainsi que les frais de maintenance, de formation et de mise en service, ou tout autre coût associé à l’utilisation du bien ou service tout au long de sa durée de vie.

Après la présentation initiale, il est important de faire un suivi proactif pour comprendre l’évolution du besoin de l’organisme public et maintenir son intérêt. Répondre à ses préoccupations en cours de processus démontre votre engagement et votre volonté de collaborer. Vous pourriez même devoir adapter votre innovation en fonction des rétroactions pour offrir une solution sur mesure.