Programme d'appui aux relations canadiennes

L'objectif général du programme est d’améliorer la connaissance et la compréhension du Québec ailleurs au Canada en soutenant le développement de liens entre les Québécois et les autres Canadiens de la société civile.

Plus précisément, le programme vise à :

• promouvoir le dialogue entre les sociétés civiles du Québec et celles des autres provinces et territoires;
• soutenir les échanges et les transferts d'expertise entre le Québec et les autres provinces et territoires;
• encourager la réalisation de projets conjoints entre les organismes du Québec et ceux des autres provinces et territoires;
• renforcer la place des organismes québécois sur la scène canadienne.

Activités admissibles

Ce programme appuie financièrement les projets d'échanges bilatéraux, multilatéraux ou pancanadiens des sociétés civiles du Québec et des autres provinces et territoires.

Les projets soumis doivent contribuer :

• à améliorer la connaissance et la compréhension du Québec et des autres provinces et territoires, de leurs similitudes et de leurs spécificités;
• à multiplier les collaborations entre les milieux sociétaux du Québec et d'ailleurs au Canada;
• à partager l'expertise et les points de vue québécois.

Ce programme comporte deux volets :

• Volet 1 – Échange d'expertise
• Volet 2 – Réseaux canadiens

Le volet Échange d'expertise appuie prioritairement des activités ponctuelles d'échange entre des experts québécois et canadiens tenues au Canada, y compris au Québec, qui contribuent au transfert d'expertise entre le Québec et les autres provinces et territoires et au rayonnement de l'expertise québécoise.

Ce volet cible deux types de projets :

• La participation d'experts québécois à des colloques, à des conférences, à des forums et à des ateliers au Canada, y compris au Québec;
• Les projets de partage d'expertise entre pairs impliquant un transfert de pratiques innovantes du Québec vers les autres provinces et territoires.

Aux fins du programme, un expert est une personne qui possède une connaissance théorique ou pratique dans un domaine donné et qui est reconnue par ses pairs. L'expert doit provenir du milieu éducatif, professionnel, économique ou communautaire.

Le volet Réseaux canadiens appuie prioritairement la tenue d'activités permettant aux organisations québécoises de créer ou d'intégrer des réseaux pancanadiens afin de favoriser les échanges entre Québécois et Canadiens. Ces projets contribuent à ce que les organisations du Québec jouent un rôle actif dans ces réseaux. Ces projets peuvent consister en :

• la mise en place ou le renforcement de structures ou de réseaux pancanadiens de collaboration et d'échanges;
• l'organisation de forums, de conférences, d'activités de débat, d'ateliers et d'écoles d'été qui permettent aux Québécois et aux autres Canadiens d'échanger sur des enjeux économiques, politiques, sociaux et culturels.

Les projets financés dans le cadre du volet 2 doivent consister en un partenariat entre au moins un organisme du Québec et au moins un organisme situé dans une autre province ou un territoire canadien.

Les demandeurs ou codemandeurs admissibles sont les organismes canadiens dûment enregistrés dont le siège social est situé au Québec ou dans une autre province ou un territoire, soit :

• les organismes sans but lucratif;
• les institutions d'enseignement;
• les instituts de recherche;
• les coopératives à but non lucratif.

Les clientèles suivantes ne sont pas admissibles :

• Les ministères et organismes du gouvernement du Québec et ceux des autres gouvernements au Canada;
• Les partis politiques autorisés ou enregistrés ou instances reconnues par les autorités électorales;
• Les organismes d'éducation politique;
• Les organismes à but lucratif et entreprises;
• Les individus;
• Les organismes inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics;
• Les organismes qui, au cours des deux dernières années, n'ont pas respecté les conditions d'attribution des subventions du Secrétariat;
• Les organismes qui sont demandeurs ou codemandeurs pour un projet actuellement subventionné par le programme et qui n'ont pas encore transmis un rapport final jugé conforme;
• Les demandeurs qui n'ont pas respecté les conditions d'attribution des subventions du Secrétariat du Québec aux relations canadiennes (SQRC) en matière de reddition de comptes;
• Les organismes qui n'ont pas respecté leurs obligations après avoir été mis en demeure en lien avec l'octroi d'une aide financière antérieure par un ministère ou un organisme du gouvernement du Québec;
• Les organismes qui ne satisfont pas aux exigences élevées d'intégrité auxquelles le public est en droit de s'attendre d'un bénéficiaire d'une aide financière versée à même des fonds publics.

Les demandeurs qui sont en état de faillite ou font l'objet d'une procédure de faillite, de liquidation ou de règlement judiciaire sont exclus de la participation au programme.

Ces conditions s'appliquent autant pour le demandeur principal que pour le ou les codemandeurs.

Les projets recevables sont ceux qui correspondent aux objectifs du programme et qui s'inscrivent dans le sens des orientations et des priorités définies par le Secrétariat.

Pour être admissible, le projet doit :

• permettre l'atteinte des objectifs du programme;
• respecter les conditions du programme.

Pour être admissible de nouveau, un organisme qui a déjà bénéficié d'une subvention du Programme d'appui aux relations canadiennes doit avoir soumis un rapport final, jugé conforme par le Secrétariat, pour tout projet antérieur financé par le programme. Une seule demande peut être déposée à la fois.

Le projet ne sera pas admissible s'il :

• se limite principalement à une prestation d'artiste à sens unique dans un contexte de festival ou de diffusion professionnelle;
• consiste principalement en l'embauche d'une firme de consultants ou à l'achat de services;
• est déjà soutenu par un autre programme d'appui financier du Secrétariat;
• ne contribue que de façon marginale aux objectifs du programme;
• est à caractère religieux ou politique, ou lié à une campagne de revendication.

Les demandes peuvent être transmises à tout moment durant l'année, sauf celles qui concernant le volet 2 – Réseaux canadiens pour lesquels un appel à projets est prévu.

Pour présenter une demande, il faut remplir le Formulaire de demande de subvention (DOCX 223 Ko) ainsi que la Grille budgétaire (XLSX 77 Ko), joindre tout autre document nécessaire à l'analyse de la demande mentionnés ci-dessous selon le volet.

De plus, vous devez transmettre un rapport final jugé conforme pour tout projet antérieur terminé et financé par le programme.

Les projets doivent se dérouler à l'intérieur d'une période de 12 mois (à partir de la date de début du projet indiquée par le demandeur), à moins d'un avis contraire diffusé par le Secrétariat.

En aucun cas le soutien financier des projets n'est renouvelé automatiquement. À la suite de l'approbation du rapport final, une nouvelle demande peut être présentée si un soutien est de nouveau souhaité.

Tout projet déposé à partir de janvier sera considéré dans le cadre de l'année budgétaire suivante, qui débute le 1er avril de la même année.

Le délai de traitement visé entre la date de dépôt d'une demande d'aide financière conforme et complète (incluant l'approbation du ou des codemandeurs) et la transmission d'une réponse par le Secrétariat est de 60 jours ouvrables (environ trois mois).

L'évaluation des projets est faite par le Secrétariat du Québec aux relations canadiennes. Au besoin, ce dernier peut avoir recours à des expertises externes. De plus, certains projets peuvent être soumis aux bureaux du Québec au Canada ou aux ministères sectoriels québécois concernés, afin d'obtenir leur avis.

Volet 1 – Échange d'expertise

Les projets sont évalués en fonction des critères suivants :

• Pertinence du projet :
  • Adéquation entre les objectifs du projet et ceux du programme;
  • Contexte justifiant la participation d'un expert québécois ou le transfert de l'expertise québécoise;
  • Importance et qualité de la participation de l'expert québécois et du transfert d'expertise;
• Aspect structurant du projet :
  • Impact ailleurs au Canada;
  • Possibilité de nouvelles collaborations;
  • Nombre de participants et diversité de leur provenance;
  • Retombées positives pour le Québec ou les communautés situées ailleurs au Canada;
• Qualité du dossier du demandeur :
  • Capacité du demandeur à réaliser le projet :
    • Stabilité de l'organisme;
    • Bonne capacité financière,
    • Présence de personnel ayant l'expertise pour gérer et exécuter efficacement le projet;
    • Expérience de l'organisme dans la réalisation de projets semblables;
    • Historique des liens entre les organisateurs;
  • Budget réaliste, dont les dépenses sont raisonnables et correspondent aux activités proposées;
  • Probabilité réaliste que l'activité ait lieu;
  • Diversité des sources de financement.

Volet 2 – Réseaux canadiens

Les projets sont évalués en fonction des critères suivants :

• Pertinence du projet :
  • Adéquation entre les objectifs du projet et ceux du programme;
  • Conformité du projet avec les thèmes identifiés;
  • Contexte et enjeux justifiant l'intérêt du projet;
• Aspect structurant du projet :
  • Visibilité et rayonnement du projet;
  • Nombre de participants et diversité de leur provenance;
  • Qualité de la coparticipation des organismes du Québec et d'ailleurs au Canada;
  • Qualité et pertinence du partenariat ou de la collaboration;
  • Émergence de nouveaux partenariats ou de nouvelles collaborations;
  • Complémentarité de l'expertise québécoise avec celle provenant d'ailleurs au Canada;
  • Visibilité pour le Québec;
  • Retombées positives pour le Québec et les communautés situées ailleurs au Canada;
• Qualité du dossier :
  • Capacité de l’organisme à réaliser le projet :
    • Stabilité de l'organisme;
    • Bonne capacité financière;
    • Personnel ayant l'expertise pour gérer et exécuter efficacement le projet;
    • Expérience de l’organisme dans la réalisation de projets semblables;
    • Historique des liens entre les organisateurs;
  • Budget réaliste dont les dépenses sont raisonnables et correspondent aux activités proposées;
  • Probabilité réaliste que l’activité ait lieu;
  • Diversité des sources de financement.

La subvention versée est uniquement applicable au remboursement des dépenses admissibles engagées pour la réalisation des activités prévues dans le cadre du projet. Elle ne peut être utilisée à des fins lucratives ou procurer un bénéfice financier au demandeur ou aux codemandeurs.

Volet 1 – Échange d'expertise

Seules ces dépenses sont admissibles :

• Frais de séjour des participantes et participants directement impliqués dans l'organisation du projet, que l'activité ait lieu au Québec ou ailleurs au Canada, selon les barèmes du gouvernement du Québec;
• Frais de repas des participants directement impliqués dans l'organisation du projet, selon les barèmes du gouvernement du Québec;
• Frais raisonnables de déplacement au Canada des participants directement impliqués dans l'organisation du projet. Seuls les déplacements suivants sont admissibles : ceux à partir du ou vers le Québec ainsi que ceux à l'intérieur du Québec;
• Frais de transport local (par exemple, le transport en commun et les taxis) des participants directement impliqués dans l'organisation du projet;
• Frais de compensation des émissions de carbone (crédits carbone) liés aux déplacements admissibles;
• Frais engagés pour l'interprétation simultanée lorsqu'ils sont justifiés;
• Salaires et honoraires des personnes affectées à la réalisation du projet, qu'il s'agisse d'employés permanents ou contractuels. Le nombre d'heures prévu et le taux horaire de chaque employé concerné doivent être précisés dans la demande, de même que les coûts liés aux avantages sociaux. Le Secrétariat se réserve le droit de demander des pièces justificatives;
• Frais engagés pour la traduction ou la production d'outils ou de documents de référence liés à la réalisation de l'activité lorsque ces frais sont justifiés (cependant, les frais engagés pour la traduction d'articles scientifiques produits par des experts québécois sont exclus);
• Frais d'inscription à l'activité pour les personnes directement impliquées dans l'organisation du projet, lorsque ces frais sont justifiés;
• Frais engagés pour la réalisation logistique de l'activité (par exemple : location de matériel, d'équipement ou de salle), y compris les frais pour des activités virtuelles lorsqu'ils sont justifiés;
• Frais de communication et de promotion directement liés à l'activité, jusqu'à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles;
• Frais d'administration, jusqu'à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles;
• Frais de vérification comptable lorsqu'ils sont exigés.

Volet 2 – Réseaux canadiens

Seules ces dépenses sont admissibles :

• Frais de séjour des participants directement impliqués dans l'organisation du projet, que l'activité ait lieu au Québec ou ailleurs au Canada, selon les barèmes du gouvernement du Québec;
• Frais de repas des participants directement impliqués dans l'organisation du projet, selon les barèmes du gouvernement du Québec;
• Frais raisonnables de déplacement au Canada et au Québec des participants directement impliqués dans l'organisation du projet, à hauteur de 50 %;
• Frais de transport local (par exemple, le transport en commun et les taxis) des participants directement impliqués dans l'organisation du projet, à hauteur de 50 %;
• Frais de compensation des émissions de carbone (crédits carbone) liés aux déplacements admissibles;
• Frais engagés pour l'interprétation simultanée lorsqu'ils sont justifiés;
• Salaires et honoraires des personnes affectées à la réalisation du projet, qu'il s'agisse d'employés permanents ou contractuels. Le nombre d'heures prévu et le taux horaire de chaque employé concerné doivent être précisés dans la demande, de même que les coûts liés aux avantages sociaux. Le Secrétariat se réserve le droit de demander des pièces justificatives;
• Frais engagés pour la traduction ou la production d'outils ou de documents de référence liés à la réalisation de l'activité, lorsque ces frais sont justifiés;
• Frais d'inscription à l'activité pour les personnes directement impliquées dans l'organisation de l'activité, lorsque ces frais sont justifiés;
• Frais de traiteur (nourriture et boissons non alcoolisées);
• Frais engagés pour la réalisation logistique de l'activité (location de matériel, d'équipement ou de salle), y compris les frais pour des activités virtuelles lorsqu'ils sont justifiés;
• Frais de communication et de promotion directement reliés à l'activité, jusqu'à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles;
• Frais d'administration, jusqu'à concurrence de 10 % du total des dépenses admissibles;
• Frais de vérification comptable lorsqu'ils sont exigés.

Voici les dépenses qui ne sont pas admissibles pour les deux volets :

• Loyers;
• Dépenses d'immobilisation ou pour l'achat de biens meubles;
• Frais de déplacement ou de séjour à l'extérieur du Canada;
• Frais liés à un cocktail ou à une réception;
• Frais de traiteur (volet 1);
• Dépenses courantes de fonctionnement des organismes, à l'exception des honoraires et des salaires des employés permanents directement affectés à la réalisation du projet;
• Cachets pour des performances artistiques professionnelles;
• Frais de voyage en première classe ou en classe affaires;
• Aides financières à un tiers (subventions, bourses ou programmes visant d'autres bénéficiaires);
• Dépenses effectuées avant le dépôt de la demande ou avant la date de début d'admissibilité des dépenses indiquée dans l'appel à projets, le cas échéant;
• Toute autre dépense qui aurait normalement été assumée par l'organisme dans le cours de ses activités.

Établissement du montant de l’aide financière

Le montant de la subvention est établi en fonction du résultat de l'évaluation de la demande et de la disponibilité des fonds du programme.

Le montant du soutien financier accordé ne peut excéder 80 % des dépenses admissibles liées à la réalisation du projet.

La somme maximale accordée varie en fonction du volet du programme :

• Volet 1 – Échange d'expertise : 10 000 $
• Volet 2 – Réseaux canadiens : 50 000 $

L'admissibilité d'un projet n’est pas une garantie de financement et ne crée aucune obligation pour le Secrétariat. Les versements sont toujours conditionnels à la disponibilité des fonds ou aux approbations appropriées et suffisantes des crédits par l'Assemblée nationale.

Un projet financé par ce programme ne peut pas être financé par d'autres programmes du Secrétariat. Il peut toutefois être financé par d'autres programmes gouvernementaux.

Le taux de cumul des subventions publiques obtenues pour un projet ne peut pas dépasser 80 % des dépenses admissibles. La subvention attribuée dans le cadre du programme peut donc être ajustée selon cette règle. Les autres sources de financement gouvernemental auxquelles s’applique cette règle de cumul sont :

• le gouvernement fédéral, y compris les organismes gouvernementaux et les sociétés d'État;
• les entités municipales situées au Québec;
• les autres ministères, organismes ou sociétés d'État du gouvernement du Québec.

Modalités des versements de l'aide financière

Les subventions dont le montant est égal ou inférieur à 5 000 $ sont payables en un seul versement après l'acceptation du rapport final.

Une subvention dont le montant est supérieur à 5 000 $ est payable en deux versements :

• 80 % du montant après la confirmation de l'acceptation du projet;
• 20 % à la fin du projet, après l'acceptation du rapport final.

Lors de l'analyse du rapport final, le montant de la subvention peut être ajusté en fonction de l'admissibilité des dépenses finales et de la règle de cumul des aides financières.  

Vous ne pourrez obtenir une aide financière supplémentaire si vous apportez des modifications à votre projet ou si vous dépassez les coûts prévus pour vos activités.

Responsabilité du demandeur

À la signature du formulaire de demande de subvention, le ou les demandeurs s'engagent à :

• certifier que les renseignements sont exacts;
• réaliser le projet tel qu'il est présenté dans cette demande et tel qu'il sera approuvé;
• obtenir le consentement du Secrétariat avant d'apporter toute modification substantielle au projet approuvé;
• mentionner, dans toute communication publique entourant l'activité, l'aide obtenue du gouvernement du Québec dans le cadre du Programme;
• fournir un rapport final au maximum trois mois après la date de fin du projet ou aux dates fixées par le Secrétariat.

Modification du projet

Le projet doit être réalisé tel qu'il a été approuvé. Toute modification substantielle du projet doit être préalablement approuvée par le Secrétariat. Si vous n'obtenez pas cette approbation au préalable, la subvention peut être annulée et devra être remboursée.

Visibilité

Tous les documents, activités et produits de communication liés au projet doivent comporter une mention qui reconnaît l'aide obtenue du gouvernement du Québec et lui accorde une visibilité proportionnelle à l'aide versée.

Reddition de comptes

Un rapport final doit être transmis au plus tard trois mois après la date de fin du projet indiquée dans la demande. Il doit comprendre les éléments suivants :

• Bilan des principales activités réalisées dans le cadre du projet;
• Description de l'ampleur de la participation québécoise au projet (nombre de participants, leurs noms et leur origine) et de tous les éléments permettant l'appréciation du rayonnement qui en découle (par exemple : auditoire, retombées médiatiques, publications);
• Description des résultats obtenus en lien avec les objectifs initiaux du projet et des objectifs du programme;
• Données nécessaires à l'appréciation des résultats du programme, y compris les renseignements nécessaires à la mesure des indicateurs de résultats;
• Description de la visibilité accordée au gouvernement du Québec;
• Bilan financier détaillé du projet faisant état de l'utilisation de l'aide octroyée;
• Signature originale ou électronique du dirigeant de chacun des organismes demandeurs.

Vous devez utiliser les formulaires prévus à cette fin pour la production du rapport final.

Une fois le rapport final analysé et jugé conforme, un versement sera effectué selon les modalités prévues dans la section Modalités du versement de la subvention.

États financiers et pièces justificatives

Le Secrétariat du Québec aux relations canadiennes se réserve le droit de réclamer en tout temps des pièces justificatives, ce qui peut inclure :

• des factures;
• des états de compte ou les états financiers vérifiés d'un organisme qu'il subventionne;
• des états de compte des organismes partenaires de l’organisme demandeur ainsi que des organismes qui lui sont apparentés.

Remboursement

Le bénéficiaire de la subvention sera tenu de rembourser :

• le solde inutilisé de la subvention;
• la partie ou la totalité de la subvention qui n'aura pas été utilisée aux fins expressément autorisées;
• la partie ou la totalité de la subvention, si le projet n'a pas respecté les conditions de la subvention;
• la partie ou la totalité de la subvention, si le projet est annulé ou modifié de façon importante sans l'approbation préalable du Secrétariat, ou la partie qui n'aura pas été utilisée aux fins expressément autorisées;
• le montant équivalant à l'excédent constaté si les dépenses admissibles sont inférieures aux prévisions initiales (voir le montant de la subvention). Si le barème de 80 % de dépenses admissibles est dépassé, le montant de la subvention finale sera ajusté soit par un remboursement de la somme excédentaire ou par une réduction du versement final dû par le Secrétariat;
• le montant équivalant à l'excédent constaté si les aides gouvernementales combinées, au cours de la période concernée par l'aide financière, dépassent le taux maximal de cumul permis, soit 80 % des dépenses admissibles. Dans un tel cas, le montant de la subvention finale sera ajusté soit par un remboursement de la somme excédentaire ou par une réduction du versement final dû par le Secrétariat.

Développement durable

Le Secrétariat du Québec aux relations canadiennes vous encourage à appliquer les meilleures pratiques de développement durable dans la réalisation de vos projets.

Cadre administratif du programme (PDF 341 Ko)

Demande de subvention

Formulaire (DOCX 223 Ko)

Grille budgétaire (XLSX 54 Ko)

Guide de rédaction (PDF 241 Ko)

Production du rapport final

Formulaire (DOCX 213 Ko)

Bilan financier (XLSX 82 Ko)

Guide de rédaction (PDF 235 Ko)

Autres documents

Tableau des frais d’hébergement (PDF 103 Ko)

Tableau des frais de repas (PDF 125 Ko)

Guide de visibilité (DOCX 45 Ko)