Services d'opérations administratives SAGIR pour les organisations publiques

Le ministère de la Cybersécurité et du Numérique (MCN) vous offre, par l’entremise des solutions d’affaires en gestion intégrée des ressources (SAGIR), un service de premier plan pour la prise en charge de vos opérations contractuelles et financières ainsi que le Centre d’assistance SAGIR tout en favorisant l’utilisation de bonnes pratiques.

Pour obtenir de l’information sur le service du Centre d’assistance SAGIR, on vous invite à consulter la fiche Centre d'assistance aux utilisateurs RH et Finances.

Ce que le service comprend

Opérations contractuelles SAGIR

• La gestion des demandes d’acquisition (DA);
• La création, la conversion, la modification et la mise à jour de tous les bons de commande (BC) non catalogués;
• La préparation d’appels d’offres sur invitation (prix uniquement);
• La création d’ententes ministérielles et virtuelles dans SAGIR;
• La création de fiches fournisseurs (en-têtes et lieux).

Opérations financières SAGIR

• La fermeture mensuelle et annuelle de tous les modules SAGIR;
• Les paiements aux fournisseurs;
• Les paiements urgents et la vérification des compensations fiscales;
• L'enregistrement et la conciliation des opérations au Grand livre (GL);
• Le traitement de la paie manuelle;
• L'enregistrement au registre des immobilisations;
• La comptabilisation des revenus dans SYGBEC.

Ce que le service ne comprend pas (à titre indicatif)

S. O.

Options de service et/ou intervention sur demande

S. O.

Conditions requises

• L'implantation de SAGIR
• L'adhésion au service du Centre d'assistance aux utilisateurs RH et Finances

Obligations générales et légales 

Le ministère s’assure du respect des engagements à l’entente globale de services (PDF 245 Ko), dont les principaux sont : 

• l’accès à l’information et protection de renseignements personnels et confidentiels;
• la sécurité de l’information;
• le droit de propriété et les droits d’auteur;
• les conflits d’intérêts;
• le règlement des différends;
• la vérification, etc.

Le ministère s'assure de :

• Respecter les délais de paiement des fournisseurs selon les règles administratives du gouvernement du Québec;
• Respecter les échéances et les instructions liées au cycle comptable et au processus budgétaire du gouvernement du Québec;
• Traiter un paiement urgent le jour même si la demande est transmise par téléphone ou par courrier électronique avant 9 h 30. Le paiement sera transmis au client ou au bénéficiaire selon les délais requis.

De son côté, le client doit :

• Fournir l’information et les instructions requises concernant le traitement des transactions financières, lesquelles doivent respecter les principes comptables du gouvernement ou ses propres conventions comptables, selon les situations spécifiques.

Partage des rôles et des responsabilités entre le ministère et le ministère ou l’organisme (MO) client.

Le ministère facture le service sur la base de grilles tarifaires et selon une estimation du volume de transactions annuel attribuable au client. En fin d'année, le ministère ajustera la facturation pour refléter la consommation réelle de l’année courante.

La grille tarifaire ci-dessous présente le tarif unitaire actuellement en vigueur. Une mise à jour est effectuée annuellement s’il y a lieu.

Pour les ministères et organismes budgétaire (MOB) des comptes publics du gouvernement, ce service fait l’objet d’un financement centralisé par le Secrétariat du Conseil du trésor. Les MOB ne sont donc pas facturés pour l’utilisation de ce service.

Pour les clients ne faisant pas partie des MOB des comptes publics du gouvernement, la facturation pour ces services s’effectuera selon la consommation et la tarification, cette dernière étant présentée ci-dessous.

Les services sont facturés mensuellement. La facture est payable dans les 30 jours suivant sa date d’émission.

La prise en charge de ce service par le ministère est conditionnelle à un possible transfert d’heures rémunérées.

Un accompagnement est offert à la clientèle lors de la prise en charge des opérations. De plus, des outils de communication sont mis en place pour permettre à la clientèle de mieux communiquer avec les ressources responsables des portefeuilles du ministère ou de l’organisme.

Pour une assistance dans l’utilisation de SAGIR, veuillez communiquer avec le soutien aux utilisateurs. Vous trouverez les coordonnées en cliquant sur le lien suivant : Portail SAGIR - Coordonnées du centre d'assistance.

Selon la démarche préconisée, certaines étapes doivent être réalisées préalablement à l’intégration afin de permettre un transfert harmonieux des opérations. Parmi ces étapes, on compte la revue diligente, un ou plusieurs ateliers de transition et une rencontre avec le personnel visé. La période de préparation en vue du transfert des activités peut varier selon l’envergure des opérations à intégrer.

Direction générale des services d’opérations administratives

• Courriel : dgsoa@mcn.gouv.qc.ca