À propos de Québec.ca
Durée de diffusion des documents et des informations dans Québec.ca
Les durées présentées concernent la diffusion dans Québec.ca.
Par « diffusion », on entend le fait de rendre disponible de l’information au grand public sur Internet.
Ces durées peuvent différer de celles prévues aux calendriers de conservation des ministères et organismes publics, qui visent, eux, la préservation des documents. Elles s’inspirent des périodes indiquées à la grille de diffusion présentée dans le Guide de soutien à l’application de la diffusion proactive .
Ainsi, un document diffusé sur Internet est traité comme un exemplaire d’un document dont l’original est, lui, soumis à l’application du calendrier de conservation.
Québec.ca est considéré comme étant le site de l’organisation à partir du moment où ses contenus y sont diffusés.
Un ministère ou un organisme qui souhaite conserver de l’information pour la mémoire organisationnelle peut le faire dans ses propres environnements informatiques (intranet, environnement de gestion documentaire, etc.) dans le respect de son calendrier de conservation.
Ces orientations sont le fruit d’une collaboration avec Bibliothèques et Archives nationales du Québec et le Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques, à l'accès à l'information et à la laïcité.
Élément visé | Durée de diffusion dans Québec.ca |
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1. Organigramme | Version courante |
2. Noms et titres des membres du personnel de direction | Version courante |
3. Coordonnées de la personne responsable de l'accès | Version courante |
4. Plan de classification | Version courante |
5. Inventaire des fichiers de renseignements personnels | Version courante |
6. Registre des renseignements personnels (article 67.3 de la Loi sur l'accès | Version courante |
7. Documents dont la diffusion présente un intérêt pour l’information du public (études, rapports de recherche et de statistiques) | 1 an + tant qu'ils sont d'intérêt pour l’information du public Lire le contenu de la note numéro 2 |
8. Demandes d'accès et documents transmis | Année en cours + 2 ans |
9. Registres publics | Version courante |
10. Services, programmes et formulaires | Version courante |
11. Documents servant à la prise de décision concernant les droits des administrés (lois, règlements, codes de déontologie ou d’éthique, directives, politiques et autres documents de même nature) | Version courante |
12. Projets de règlements publiés dans la Gazette officielle du Québec | Au choix :
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13. Renseignements relatifs aux contrats | Lien vers le SEAO |
14. Engagements financiers | Année en cours + 2 ans |
15. Documents déposés pour séance publique | Lien maintenu en permanence vers l'Assemblée nationale. Rapports annuels de gestion : on peut aussi diffuser toutes les versions liées au plan stratégique + 1 an. |
16. Total des frais de déplacement | Année en cours + 2 ans |
17. Frais de déplacement au Québec | Année en cours + 2 ans |
18. Frais de déplacement hors Québec | Année en cours + 2 ans |
19. Véhicule de fonction | Année en cours + 2 ans |
20. Dépenses de fonction | Année en cours + 2 ans |
21. Activités de réception et d'accueil | Année en cours + 2 ans |
22. Participation à une formation, à un colloque ou à un congrès | Année en cours + 2 ans |
23. Contrats de formation | Année en cours + 2 ans |
24. Contrats de publicité et de promotion | Année en cours + 2 ans |
25. Contrats de télécommunication mobile | Année en cours + 2 ans |
26. Subventions discrétionnaires | Année en cours + 2 ans |
27. Baux de location | Année en cours + 2 ans |
28. Salaires, indemnités et allocations des ministres, directrices et directeurs de cabinet et titulaires d'un emploi supérieur | Année en cours + 2 ans |
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Note de bas de page numéro 1S'il y a des demandes récurrentes pour un type d'information, le document concerné peut être laissé en ligne pour une période plus longue que celle mentionnée. Retour à la référence de la note numéro 1
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Note de bas de page numéro 2Selon l'évolution des statistiques de consultation et les demandes d’accès. Retour à la référence de la note numéro 2
Types d'informations ou de documents | Durée de diffusion dans Québec.ca |
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Communiqués de presse | Pendant la législature. Déplacement dans les archives de la salle de nouvelles lors du changement de législature |
Actualités | 1 an |
Allocutions | Pendant la législature. Lien vers le site de l’Assemblée nationale lors du changement de législature. |
Prix - Lauréats | 2 ans |
Prix - Finalistes | 1 an |
Distinctions (ex. : Membres d’un ordre) | Liste de tous les membres ou récipiendaires |
Déclaration de services aux citoyennes et aux citoyens | Version courante |
Recherche et développement Portraits, évaluations, inventaires, analyses, bilans, rapports, etc. | Tant qu'ils sont d'intérêt pour l’information du public |
Statistiques, indicateurs | Tant qu'ils sont d'intérêt pour l’information du public |
Veille Documents de référence, études et tests techniques, programmes, rapports | 1 an maximum |
Protocoles et ententes | Version courante |
Planification stratégique Plans stratégiques, plans d'action, plans directeurs, plans de travail, échéanciers, rapports synthèses, tableaux de bord | Version courante + 1 an |
Rapports annuels de gestion | Au choix :
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Reddition de comptes Indicateurs de gestion, rapports, bilans | Version courante |
Délégation de pouvoirs Autorisations de signature, délégation de pouvoirs, procuration | Version courante |
Mémoires reçus dans le cadre d'une consultation publique (exclut les consultations en commission parlementaire) | 1 an après la tenue de l'événement + tant qu’ils sont d’intérêt pour l’information du public |
Vidéos | 2 ans ou selon l'intérêt pour l’information du public |
Dernière mise à jour : 22 août 2023