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Durée de diffusion des documents et des informations dans Québec.ca

Les durées présentées concernent la diffusion dans Québec.ca.

Par « diffusion », on entend le fait de rendre disponible de l’information au grand public sur Internet.

Ces durées peuvent différer de celles prévues aux calendriers de conservation des ministères et organismes publics, qui visent, eux, la préservation des documents. Elles s’inspirent des périodes indiquées à la grille de diffusion présentée dans le Guide de soutien à l’application de la diffusion proactive Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.

Ainsi, un document diffusé sur Internet est traité comme un exemplaire d’un document dont l’original est, lui, soumis à l’application du calendrier de conservation.

Québec.ca est considéré comme étant le site de l’organisation à partir du moment où ses contenus y sont diffusés.

Un ministère ou un organisme qui souhaite conserver de l’information pour la mémoire organisationnelle peut le faire dans ses propres environnements informatiques (intranet, environnement de gestion documentaire, etc.) dans le respect de son calendrier de conservation.

Ces orientations sont le fruit d’une collaboration avec Bibliothèques et Archives nationales du Québec et le Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques, à l'accès à l'information et à la laïcité.

Durées de diffusion des informations de certaines informations visées par le Règlement sur la diffusion de l'information dans Québec.ca >Lire le contenu de la note numéro 1
Élément viséDurée de diffusion dans Québec.ca
1. OrganigrammeVersion courante
2. Noms et titres des membres du personnel de directionVersion courante
3. Coordonnées de la personne responsable de l'accèsVersion courante
4. Plan de classificationVersion courante
5. Inventaire des fichiers de renseignements personnelsVersion courante
6. Registre des renseignements personnels (article 67.3 de la Loi sur l'accès Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre.)Version courante
7. Documents dont la diffusion présente un intérêt pour l’information du public (études, rapports de recherche et de statistiques)1 an + tant qu'ils sont d'intérêt pour l’information du public >Lire le contenu de la note numéro 2
8. Demandes d'accès et documents transmisAnnée en cours + 2 ans
9. Registres publicsVersion courante
10. Services, programmes et formulairesVersion courante
11. Documents servant à la prise de décision concernant les droits des administrés (lois, règlements, codes de déontologie ou d’éthique, directives, politiques et autres documents de même nature)Version courante
12. Projets de règlements publiés dans la Gazette officielle du QuébecAu choix :
  • lien vers le document
    ou
  • lien vers l'extrait de la Gazette officielle (à supprimer dès l'adoption du projet de règlement ou conserver 1 an si le projet n'est pas adopté)
13. Renseignements relatifs aux contratsLien vers le SEAO Cet hyperlien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre. maintenu en permanence
14. Engagements financiersAnnée en cours + 2 ans
15. Documents déposés pour séance publiqueLien maintenu en permanence vers l'Assemblée nationale.

Rapports annuels de gestion : on peut aussi diffuser toutes les versions liées au plan stratégique + 1 an.
16. Total des frais de déplacementAnnée en cours + 2 ans
17. Frais de déplacement au QuébecAnnée en cours + 2 ans
18. Frais de déplacement hors QuébecAnnée en cours + 2 ans
19. Véhicule de fonctionAnnée en cours + 2 ans
20. Dépenses de fonctionAnnée en cours + 2 ans
21. Activités de réception et d'accueilAnnée en cours + 2 ans
22. Participation à une formation, à un colloque ou à un congrèsAnnée en cours + 2 ans
23. Contrats de formationAnnée en cours + 2 ans
24. Contrats de publicité et de promotionAnnée en cours + 2 ans
25. Contrats de télécommunication mobileAnnée en cours + 2 ans
26. Subventions discrétionnairesAnnée en cours + 2 ans
27. Baux de locationAnnée en cours + 2 ans
28. Salaires, indemnités et allocations des ministres, directrices et directeurs de cabinet et titulaires d'un emploi supérieurAnnée en cours + 2 ans
Précisions sur la durée de diffusion de certains types d'informations ou de documents dans Québec.ca
Types d'informations ou de documentsDurée de diffusion dans Québec.ca
Communiqués de pressePendant la législature. Déplacement dans les archives de la salle de nouvelles lors du changement de législature
Actualités1 an
AllocutionsPendant la législature.
Lien vers le site de l’Assemblée nationale lors du changement de législature.
Prix - Lauréats2 ans
Prix - Finalistes1 an
Distinctions
(ex. : Membres d’un ordre)
Liste de tous les membres ou récipiendaires
Déclaration de services aux citoyennes et aux citoyensVersion courante
Recherche et développement
Portraits, évaluations, inventaires, analyses, bilans, rapports, etc.
Tant qu'ils sont d'intérêt pour l’information du public
Statistiques, indicateursTant qu'ils sont d'intérêt pour l’information du public
Veille
Documents de référence, études et tests techniques, programmes, rapports
1 an maximum
Protocoles et ententesVersion courante
Planification stratégique
Plans stratégiques, plans d'action, plans directeurs, plans de travail, échéanciers, rapports synthèses, tableaux de bord
Version courante + 1 an
Rapports annuels de gestionAu choix :
  • toutes les versions liées au plan stratégique + 1 an
  • lien vers le site de l'Assemblée nationale 
Reddition de comptes
Indicateurs de gestion, rapports, bilans
Version courante
Délégation de pouvoirs
Autorisations de signature, délégation de pouvoirs, procuration
Version courante
Mémoires reçus dans le cadre d'une consultation publique
(exclut les consultations en commission parlementaire)
1 an après la tenue de l'événement + tant qu’ils sont d’intérêt pour l’information du public
Vidéos2 ans ou selon l'intérêt pour l’information du public

Dernière mise à jour : 18 novembre 2022

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