Rapport d’activité technique et financier

Chaque année, à la suite de la réalisation des travaux prévus au contrat ou à l’entente de récolte, les détenteurs de droits forestiers doivent déposer un rapport d’activité technique et financier (RATF) auprès du gouvernement. Son dépôt doit être fait pour chacun des éléments de la programmation annuelle (PRAN) issue du plan d’aménagement forestier intégré opérationnel (PAFIO) de l’unité d’aménagement.

La production des fichiers de ce rapport a été normalisée pour unifier sa transmission. Un manuel d’instructions pour la confection de rapports d’activités d’aménagement sur le territoire forestier est disponible et constitue un outil pour les intervenants forestiers et intervenantes forestières.

Les informations recueillies dans le RATF permettent la mise à jour du Système d’information écoforestière (SIEF), la reddition de comptes et la conciliation financière.

Le rapport d’activité technique et financier doit comprendre les deux éléments suivants :

• un rapport technique qui comprend l’ensemble de différents fichiers de formes et descriptifs;
• un rapport financier qui comprend la reddition de comptes pour les coupes partielles.

Consultez le Manuel d’instructions pour la confection de rapports d’activités d’aménagement sur le territoire forestier du domaine de l’État (PDF 919 Ko) pour les détails.

Se conformer à la norme d’échange numérique

Vous devez vous conformer à la norme d’échange numérique pour transmettre vos fichiers. Consultez la page Référentiel de données du domaine forestier pour télécharger les gabarits des fichiers à utiliser.

Vos fichiers doivent se conformer à la norme géométrique (PDF 691 Ko).

Si vous représentez une entreprise autochtone, vous devez remplir cette fiche (DOCX 82 Ko), puis la déposer dans la section des documents connexes du guichet GTR – Gestion des transmissions de rapports annuels. Elle sert à présenter vos activités d’aménagement forestier sur les territoires touchés par l’Entente concernant une nouvelle relation entre le gouvernement du Québec et les Cris du Québec.

Signature numérique du rapport

Le rapport d’activité technique et financier doit être signé par un ingénieur forestier ou une ingénieure forestière. Le document « Portée de signature de l’ingénieur forestier » précise la responsabilité professionnelle de l’ingénieur forestier ou de l’ingénieure forestière.

L’utilisation d’une signature numérique permet de s’assurer légalement que le document reçu n’a subi aucune altération entre le moment de sa signature et son ouverture. Une signature numérique doit être apposée sur chaque fichier échangé. Lisez le document Utilisation de la signature numérique dans les activités du domaine forestier (PDF 1,89 Mo) pour en savoir plus.

Télécharger le gabarit de la portée de signature de l’ingénieur forestier qui correspond au détenteur du droit forestier :

Dans votre rapport d’activité technique et financier, vous devez également fournir les résultats des activités d’aménagement forestier que vous avez exécutées et pour lesquelles vous avez reçu une aide financière. Vous devez :

• déterminer la liste des résultats attendus pour chacune des familles de traitements (XLS 143 Ko);
• compiler les résultats attendus;
• insérer les résultats dans le fichier « .zip ». à transmettre.

La personne désignée pour déposer le rapport doit obtenir les signatures de tous les bénéficiaires et titulaires de PRAU ayant signé la convention d’intégration. Elle doit convertir le fichier au format PDF et le nommer « porsing_1.pdf ». Ensuite, le document doit être compressé et signé numériquement.

Le dépôt du RATF devra être fait à partir du guichet GTR – Gestion des transmissions de rapports annuels. Si vous avez de la difficulté à utiliser ce guichet, consultez son guide d’utilisation (PDF 2,47 Mo).

La période de référence est l’année financière du gouvernement, soit du 1^er avril au 31 mars de l’année suivante. Le rapport doit être déposé au 1^er novembre qui suit la fin de l’année financière.

Déposer un rapport

Déposer les pièces justificatives pour la majoration relative à l’hébergement

Lorsque la valeur des traitements sylvicoles commerciaux est admissible au Programme d’investissement pour l’aménagement des forêts, une majoration peut être accordée si le traitement a été réalisé par des ouvriers et ouvrières sylvicoles ayant séjourné dans un lieu d’hébergement adéquat. Cette majoration doit d’abord avoir été autorisée par le gouvernement, et ce, avant la réalisation des travaux. Pour faire une demande d’autorisation pour une majoration, vous devez remplir ce formulaire (XLSX 44 Ko), puis le déposer dans la section des documents connexes du guichet GTR – Gestion des transmissions de rapports annuels.

Procédure pour déposer ces pièces justificatives

Lorsque le titulaire exécute des travaux subventionnés, il doit ajouter une annexe au rapport pour chacun des secteurs d’intervention. Ces fichiers sont en format « Excel ». Pour qu’ils soient considérés comme officiels, ces documents doivent être imprimés et signés par un ingénieur forestier ou une ingénieure forestière.  

Ces fichiers sont transmis, en format .xls et format papier, à la personne désignée pour déposer le rapport annuel technique et financier.

Cette personne doit insérer tous les fichiers papier reçus des titulaires de l’unité d’aménagement dans un même document et le convertir en format PDF. Le nom de ce fichier doit être « ann_rap_1.pdf ».

Pour les fichiers au format « xls » pour l’unité d’aménagement, la personne désignée doit en faire un document compressé « .zip ». Le nom de ce fichier doit être « ann_rap_2.zip ».

Les titulaires qui exécutent des travaux subventionnés et qui ont des dépenses liées à l’hébergement doivent transmettre la liste des dépenses à la personne désignée pour le dépôt. Elle devra les insérer dans un document compressé « .zip ». Le nom de ce fichier doit être « Aut_heber.zip ».