Gestion des conflits avec les membres d’une coopérative

Comme dans toute relation unissant deux personnes, des conflits ou des différends peuvent survenir entre un membre et sa coopérative et laisser des séquelles. Certaines pratiques peuvent vous aider à éviter ou à régler ces situations avant qu’elles ne deviennent irréparables.

Les lois et les règlements prescrivent des règles de base régissant les rapports entre les coopératives et leurs membres. Il importe alors que les administrateurs et les membres de la coopérative soient bien informés de leur existence avant que les conflits émergent ou s’enveniment.

Afin de prévenir les situations conflictuelles, certains aspects de la vie coopérative devraient faire l’objet d’une attention particulière, notamment :

• la sélection des membres;
• la diffusion des règlements;
• l’éducation des membres;
• la formation visant à expliquer la culture et le fonctionnement de l’entreprise coopérative aux administrateurs.

Sélection des membres

La qualité du processus de sélection des membres est fondamentale et nécessaire au dynamisme et à l’harmonie au sein de l’entreprise coopérative. L’admission, par le conseil d’administration, d’une personne à titre de membre de la coopérative doit s’effectuer de façon sérieuse et équitable, car elle est source de droits et d’obligations importantes pour la personne concernée.

Notons qu’une personne admise comme membre ne pourra pas être suspendue ou exclue sauf dans les cas explicitement définis par la loi. Les administrateurs ont donc tout intérêt à admettre les membres de façon judicieuse.

Diffusion de règlements clairs auprès de tous les membres

Lorsque les règles applicables et les attentes respectives des parties sont consignées clairement, cela évite ou limite les effets négatifs de la plupart des mésententes au sein d’une coopérative. Les règlements de la coopérative devraient être connus de tous les membres et diffusés auprès d’eux, et ce, dès leur admission.

Recours à la médiation

Afin de favoriser la résolution des conflits qui pourraient survenir entre un membre et sa coopérative, un règlement déterminant les modalités de recours à la médiation devrait être mis en place. Il s’agit d’ailleurs d’une obligation pour les coopératives d’habitation.

Connaître la culture et le fonctionnement de l’entreprise coopérative

Une coopérative doit contribuer à l’éducation et à la formation coopératives de ses membres, de ses administrateurs, de ses dirigeants et de ses employés afin qu’ils puissent contribuer efficacement au développement de leur entreprise. Si tous les coopérateurs connaissent leur rôle, maîtrisent les enjeux de la coopération et agissent en conformité avec l’esprit du coopératisme, les risques de conflits seront atténués.

Puisque les coopératives sont des organisations démocratiques, en être membre implique de participer activement à l’établissement des règlements et à la prise de décisions en assemblée générale. Cela implique également d’accepter les décisions prises par le conseil d’administration pour les pouvoirs et les responsabilités qui lui reviennent.

Si un membre n’est pas satisfait des décisions prises par le conseil d’administration ou de sa gestion, il lui sera possible :

• d’exprimer son mécontentement lors de l’assemblée annuelle;
• de se présenter à titre d’administrateur;
• de voter pour de nouveaux administrateurs lors des élections.

Un désaccord peut toutefois quand même évoluer en conflit et il devient alors impératif de rechercher une solution au sein de la coopérative.

Première étape : identifier la nature du conflit et obtenir des renseignements

En présence d’un conflit, il faut d’abord chercher à le qualifier :

• Est-il de nature personnelle ou concerne-t-il l’ensemble des membres?
• Émerge-t-il d’un problème réellement fondé ou d’une mauvaise perception liée à un manque d’information?

Tout membre d’une coopérative a accès aux documents conservés au registre de la coopérative, à l’exception des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration. La consultation du registre de la coopérative, ainsi que des lois et des règlements auxquels la coopérative est assujettie, permettra de valider certaines informations et de confirmer si les bases du conflit sont légitimes ou non.

Deuxième étape : suivre la procédure de résolution du conflit

Si un conflit éclate entre un membre et sa coopérative, il peut être réglé de façon démocratique, en utilisant les mécanismes prévus par les règlements de la coopérative, ou légalement, en ayant recours aux lois qui régissent la coopérative.

D’abord, le membre devra adresser une lettre au conseil d’administration, laquelle décrira ses préoccupations ou son problème et les moyens à mettre en œuvre pour régler la situation. S’il souhaite qu’une question soit étudiée par l’assemblée générale, il proposera au conseil de l’ajouter à l’ordre du jour de la prochaine assemblée des membres. Le conseil pourrait toutefois refuser si la question ne relève pas de la compétence de l’assemblée.

Si le membre n’obtient pas de réponse ou s’il croit que le conseil d’administration ne s’est pas conformé aux règlements de la coopérative ou aux dispositions légales la régissant, il pourrait :

• demander la tenue d’une assemblée générale extraordinaire, dans le cas où la question serait aussi d’intérêt pour les autres membres et qu’elle respecte le champ de compétence de l’assemblée générale;
• recourir au processus de médiation, dans le cas où la question serait d’ordre plus personnel.

Quelle que soit la démarche entreprise par un membre, la coopérative doit veiller à respecter les droits et libertés du membre, sans porter atteinte à sa réputation et à sa vie privée.

Les fédérations de coopératives et la Coopérative de développement régional (CDRQ) du Québec sont parfois interpellées par des membres qui éprouvent des problèmes avec leur coopérative. Il convient de préciser que les fédérations et la CDRQ ne sont pas des organismes de défense des droits des membres.

Par ailleurs, elles peuvent offrir aux coopératives et à leurs membres des conseils avisés sur la manière de prévenir ou de régler les conflits. Certaines proposent également un service de médiation.

Le gouvernement, pour sa part, ne peut pas intervenir dans la gestion des affaires d’une coopérative en vue de régler des conflits. Son pouvoir d’intervention est limité à fournir des informations générales et à assurer le respect, par les coopératives, des obligations administratives prévues par la loi.

Si les tentatives de règlement d’un conflit ne sont pas concluantes, ou si un membre a de bonnes raisons de croire que sa coopérative n’a pas respecté certaines procédures ou a agi en contravention des lois applicables, la consultation d’un conseiller juridique pourrait s’avérer nécessaire pour obtenir des conseils sur les mesures à prendre, dont l’éventuel dépôt d’une action en justice.