Rôles et responsabilités dans la gestion d’une coopérative

La compréhension des rôles et des responsabilités de chacune des instances est indispensable au bon fonctionnement de la coopérative afin d’éviter l’excès, l’abus ou l’absence de pouvoir.

L’assemblée générale est composée des membres de la coopérative et confère à ces derniers des pouvoirs importants. Elle constitue un lieu privilégié pour faire le point sur les affaires de la coopérative et définir ses grandes orientations.

Lors de l’assemblée générale, chaque membre a droit à un vote. Les membres présents à l’assemblée forment le quorum, sauf disposition contraire des règlements.

L’assemblée générale peut être de deux types : l’assemblée générale annuelle et l’assemblée générale extraordinaire.

Cependant, l’assemblée générale :

• n’est pas l’instance suprême qui détient tous les pouvoirs;
• n’est souveraine qu’à l’intérieur de sa propre compétence;
• ne peut réviser à son gré les décisions du conseil d’administration ou de la direction générale;
• ne peut pas exercer les pouvoirs qui sont réservés au conseil d’administration et à la direction générale – par exemple, elle n’a pas le droit :
  • de discuter de l’exclusion d’un membre,
  • d’embaucher ou de congédier le directeur général,
  • de refuser des états financiers,
  • d’annuler une dépense décidée par le conseil.

Le conseil d’administration a pour tâche essentielle de veiller à ce que la coopérative serve au mieux les intérêts des membres en administrant l’entreprise dans le respect des orientations établies par l’assemblée.

Il contrôle le fonctionnement de la coopérative en transformant les orientations de l’assemblée en objectifs de gestion.

Cependant, les administrateurs :

• n’ont pas à intervenir individuellement dans les activités quotidiennes de l’entreprise;
• exercent leurs pouvoirs seulement lors des réunions du conseil d’administration;
• ne peuvent agir de leur seule initiative et doivent toujours être mandatés par le conseil;
• ont en tout temps l’obligation de prendre des décisions en fonction de l’intérêt premier de la coopérative;
• doivent appliquer les règlements définis par l’assemblée et ne peuvent les modifier par leurs décisions ou leurs omissions.

Le conseil d’administration doit être à l’écoute des membres afin de connaître leurs attentes. Ses décisions doivent s’inscrire dans les grandes orientations définies par l’assemblée.

Si les membres ne sont pas satisfaits de la façon dont leur coopérative est administrée, la loi leur confère le pouvoir de révoquer un ou plusieurs administrateurs, mais ils n’ont pas le droit de réviser leurs décisions.

Tous les membres de la coopérative ont la possibilité de se porter candidat pour les postes du conseil. Chacun a la possibilité de participer de façon plus importante au développement de l’entreprise, et de passer du rôle d’observateur à celui d’acteur pour mettre en application sa vision de la coopération.

Le conseil d’administration, composé des administrateurs élus par l’assemblée générale, choisit un président.

Le président est un administrateur au même titre que les autres administrateurs, avec des pouvoirs et des devoirs déterminés par le règlement de la coopérative.

Contrairement aux autres administrateurs, le président peut :

• décréter seul la tenue d’une assemblée extraordinaire de la coopérative;
• convoquer une réunion du conseil d’administration;
• utiliser sa voix prépondérante en cas d’égalité du nombre de voix pendant un vote de l’assemblée générale ou du conseil d’administration lorsqu’il le préside.

Habituellement, les dispositions réglementaires prévoient qu’il :

• préside les assemblées et les réunions;
• assure le respect des règlements;
• surveille l’exécution des décisions de l’assemblée et du conseil.

De plus, le président se voit souvent confier des mandats particuliers par le conseil d’administration.

Un président n’a donc pas le pouvoir de prendre seul des décisions réservées au conseil d’administration ou à l’assemblée générale. Par exemple, il ne peut pas unilatéralement :

• attribuer seul des contrats;
• engager un directeur général;
• déclarer la dissolution du conseil d’administration;
• demander à l’assemblée générale d’élire de nouveaux administrateurs.

La gestion des activités courantes de l’entreprise relève du directeur général et non du président. Ce dernier n’est pas le supérieur hiérarchique du directeur général, lequel relève du conseil d’administration. La fonction de directeur général ou de gérant est incompatible avec la qualité d’administrateur et, inversement, le président ne peut agir comme directeur général ou gérant de la coopérative.

Le directeur général, à titre de responsable de la gestion quotidienne des activités de la coopérative, doit posséder l’autorité nécessaire pour s’acquitter de sa tâche. 

Toutefois :

• il ne peut prendre les décisions qui relèvent du conseil d’administration ou de l’assemblée générale;
• malgré son rôle majeur dans l’entreprise, cette dernière ne lui appartient pas : elle est la propriété collective des membres.

Le directeur général est sous le contrôle immédiat du conseil d’administration et doit appliquer les mandats et les directives de gestion que ce dernier lui donne.

Par ailleurs, la loi détermine que le directeur général d’une coopérative comptant des membres travailleurs peut appliquer, à l’égard de ces derniers, des mesures administratives ou disciplinaires, autres que le congédiement. Le conseil d’administration d’une telle coopérative peut toutefois se réserver l’exercice de ces pouvoirs.

Les tableaux suivants indiquent quelle instance est responsable des rôles et pouvoirs en matière de gouvernance, de capitalisation et de reddition de comptes de la coopérative, ainsi que le nombre de voix requises pour prendre une décision, conformément à la Loi sur les coopératives.