Déposer des documents en relations du travail

Une convention collective ou une sentence arbitrale devient valide une fois les documents requis déposés et le certificat de dépôt délivré.

Les employeurs et les syndicats du Québec sont tenus de déposer certains documents au ministre du Travail.

Cette obligation s’applique aussi aux types d’organisations suivants :

• les ressources de type familial et certaines ressources intermédiaires;
• les services de garde en milieu familial;
• les organisations du domaine artistique.

Une convention collective doit être déposée dans les 60 jours suivant sa signature et doit être accompagnée d’une lettre de transmission.

La convention collective doit contenir la signature manuscrite de chacune des parties. Le document fourni doit être soit l’original, soit une copie certifiée conforme.

Pour qu’un document soit certifié conforme à l’original, il doit être certifié par l’un des signataires assermentés suivants :

• un commissaire à l’assermentation, qui doit apposer sa signature ainsi que son numéro de commission;
• un avocat autorisé à signer, qui doit apposer sa signature ainsi que son numéro de membre du Barreau.

La signature du commissaire à l’assermentation ou de l’avocat doit être originale. Si elle est électronique, elle doit être certifiée conforme à l’originale.

Les documents requis pour chaque accréditation doivent être fournis en deux exemplaires et doivent être en français. Dans le cas d’une organisation du domaine artistique, un seul exemplaire des documents doit être déposé.

Pour rédiger votre lettre de transmission, vous pouvez utiliser le gabarit de lettre de transmission d’une convention collective (DOCX 15,28 Ko).

La lettre de transmission doit comprendre les informations suivantes :

• la nature du dépôt (convention collective ou lettre d’entente);
• le numéro d’accréditation;
• les noms des parties;
• le nombre de salariés concernés;
• les dates de début et de fin de la convention;  
• les coordonnées complètes du déposant;
• la date de la signature des parties;
• toute autre information pertinente.

Pour connaître votre numéro d’accréditation, consultez les Listes d’accréditations et de reconnaissances sur le site Web du Tribunal administratif du travail.

Si vous ne trouvez pas votre numéro ou votre dossier dans ces listes, vous pouvez communiquer par courriel avec le Tribunal administratif du travail à infoaccreditation@tat.gouv.qc.ca.

Vous devez transmettre votre convention collective et votre lettre de transmission par la poste à l’adresse suivante en vue de leur dépôt :

Lorsqu’une convention collective ou une lettre d’entente est déposée par l’une des parties (patronale ou syndicale), un certificat de dépôt est transmis à chacune d’elles.

Si le dépôt est effectué par un tiers (un bureau d’avocats, par exemple), le certificat de dépôt est transmis à chacune des parties ainsi qu’au tiers.

Pour rédiger votre lettre, vous pouvez utiliser le gabarit de lettre d’entente (DOCX 15,28 Ko).

Dans le cas d’une lettre d’entente qui modifie la durée de la convention collective, celle-ci doit indiquer les dates d’entrée en vigueur et d’expiration de la convention. 

Vous devez transmettre votre lettre d’entente par la poste à l’adresse suivante en vue de leur dépôt :

Les sentences arbitrales doivent être déposées par les arbitres ou les conseils de règlement des différends à l’aide de l’un des formulaires ci-dessous.

Veuillez sélectionner et remplir le formulaire correspondant au type de sentence :

• Sentence arbitrale tenant lieu de convention collective (PDF 1,16 Mo);
• Sentence arbitrale – Arbitrage des offres finales (PDF 749 Ko);
• Sentence arbitrale de griefs (PDF 755 Ko);
• Décision d’un conseil de règlement des différends ou d’un arbitre de différends (PDF 711 Ko).

Vous devez remplir tous les champs du formulaire, puis le signer à l’endroit prévu dans le fichier PDF. Si vous utilisez une signature numérique qui est dans un autre format (par exemple, une image), veuillez suivre la procédure de transformation de fichier de signature (PDF 57 Ko) pour convertir votre signature dans un format pouvant être inséré dans le PDF. La signature manuscrite du formulaire est également acceptée. 

Dans le cas d’un règlement de différends pour une première convention, la convention collective doit être annexée au formulaire.  

Vous devez transmettre vos formulaires signés par la poste à l’adresse suivante en vue de leur dépôt :

Les formulaires de dépôt d’une sentence arbitrale de grief peuvent aussi être déposée en ligne par le système de partage sécurisé de document.

Lorsqu’une sentence arbitrale est liée au règlement d’un différend, un certificat de dépôt est transmis à l’arbitre ainsi qu’aux parties patronale et syndicale.

Lorsque la sentence est liée au règlement d’un grief, un certificat de dépôt est transmis à l’arbitre uniquement.

Si vous déposez un document non assujetti à l’article 72 du Code du travail , vous recevrez un accusé de réception. S’il s’agit d’une convention collective ou d’une lettre d’entente dans le domaine de la construction, vous recevrez un certificat de dépôt.  

Vous pouvez transmettre votre document de deux façons, en vue de leur dépôt :

• En ligne, par le système de partage sécurisé de document
• Par la poste, à l’adresse :
  Ministère du Travail
  Registre des documents en relations du travail
  3175, chemin des Quatre-Bourgeois, local 105b
  Québec (Québec)  G1W 2K7