Gérer les dons en argent ou par chèque pour Entraide

Des opérations de gestion supplémentaires sont à prévoir pour les dons en argent et les dons par chèque, qu’il s’agisse

• soit d’une promesse de don faite au moyen de la plateforme de dons en ligne Donna;
• soit d’un don fait à l’aide du formulaire PDF prévu à cette fin;
• soit d’un don collecté lors d’une activité de financement.

En effet, selon le cas, ces dons doivent être collectés, manipulés et déposés. Leur inscription dans Donna est nécessaire dans la plupart des cas.  

Des règles s’appliquent à la manipulation de l’argent et des chèques collectés. La personne responsable de la coordination doit veiller à leur respect par tous les membres de l’équipe. Il faut, entre autres,

• désigner une seule personne responsable de la manipulation (y compris du dépôt);
• s’assurer de manipuler l’argent et les chèques en présence d’une autre personne;
• vérifier que tout chèque est libellé à l’ordre du Comité Entraide et porte une date valide;
• garder en lieu sûr l’argent et les chèques pendant et après une activité de financement.

Les actions qui suivent la collecte du don ainsi que, s’il y a lieu, son inscription dans Donna diffèrent selon la situation.

Promesse de don faite en ligne

La personne responsable de la coordination doit collecter l’argent ou le chèque auprès de la donatrice ou du donateur. Ensuite, elle doit cocher « Paiement reçu » dans la fiche Donna de la donatrice ou du donateur.

Don fait à l’aide du formulaire PDF

Les personnes qui ne souhaitent pas faire leur don au moyen de la plateforme de dons en ligne peuvent utiliser le formulaire PDF.

Cette façon de procéder nécessite toutefois quelques précautions liées à la confidentialité. Il faut entre autres

• fournir une enveloppe à chaque donatrice ou donateur;  
• indiquer aux donatrices et donateurs la date limite pour la remise de leur enveloppe à la mobilisatrice ou au mobilisateur;
• déterminer de quelle façon seront remises les enveloppes;
• établir une procédure d’ouverture des enveloppes impliquant au moins deux personnes;
• s’assurer que les responsables de l’ouverture des enveloppes n’ont pas accès à celles remises par leurs collègues.  

Les mobilisatrices et mobilisateurs, ainsi que le ou la responsable du volet Dons majeurs, remettent ensuite les enveloppes à la personne nommée à la coordination. Cette dernière doit  

1. inscrire dans Donna les formulaires de don PDF;
2. cocher « Paiement reçu » dans la fiche Donna de la donatrice ou du donateur;
3. conserver le formulaire de don dans le dossier de la donatrice ou du donateur.

Dans le cas où un formulaire

• est remis vierge, il faut fermer la fiche Donna de la donatrice ou du donateur;
• ne mentionne pas l’organisme bénéficiaire, il faut communiquer avec la donatrice ou le donateur pour lui demander quel est l’organisme bénéficiaire;
• est remis de façon anonyme, il faut inscrire le don dans Donna en appliquant les règles de gouvernance applicables.

Don collecté lors d’une activité de financement

Après une activité de financement, la personne responsable de la coordination doit inscrire dans Donna les dons en argent et les chèques collectés.  

Par la suite, la personne qui a été désignée par la coordinatrice ou le coordinateur doit procéder à leur dépôt.  

Pour l’argent ainsi que pour les chèques portant une date antérieure ou égale au 31 décembre de l’année civile en cours, la démarche est la suivante :  

1. remplir le formulaire Dépôt des dons en argent ou par chèque pour Entraide pour générer le bordereau requis;
2. effectuer le dépôt à une caisse Desjardins ou transmettre les fonds au Secrétariat Entraide par virement bancaire ou par virement Interac.

Les chèques datés du 1er janvier de l’année suivante ou d’une date ultérieure doivent plutôt être déposés par le Secrétariat Entraide. La personne responsable de la coordination doit les lui transmettre accompagnés des renseignements suivants :

• nom de l’organisation;
• numéro d’identification du don généré par Donna.

Il est important de conserver les formulaires de dépôt. Ceux-ci pourraient devoir être transmis au Secrétariat Entraide. 

Les chèques portant une date antérieure ou égale au 31 décembre de l’année civile en cours doivent être déposés au plus tard le 31 décembre afin que les reçus fiscaux soient délivrés pour l’année fiscale correspondante. Autrement, les reçus seront délivrés pour l’année fiscale suivante.

Aucun reçu fiscal n’est délivré pour les chèques datés du 1^er janvier de l’année suivante ou d’une date ultérieure.