Gérer les promesses de don par retenue à la source transmises à l’aide du formulaire PDF pour une campagne d'Entraide

Dès réception du formulaire PDF, la personne nommée à la coordination doit inscrire dans Donna la promesse de don par retenue à la source. Elle doit le faire avant la date limite indiquée dans la page de l’aide-mémoire et du calendrier des activités.

Une fois le prélèvement effectué, sa gestion dépend du système de paie utilisé par l’organisation.  

La plupart des organisations utilisent  

• soit le Système automatisé de la gestion des informations sur le personnel (SAGIP);
• soit les Solutions d’affaires en gestion intégrée des ressources (SAGIR).

Ces organisations n’ont pas à rendre compte des prélèvements effectués. Le ministère de la Cybersécurité et du Numérique s’occupe de coordonner le traitement de leur paie. Il informe ensuite le Secrétariat Entraide des prélèvements effectués. 

Les organisations qui utilisent un autre système de paie ont l’obligation d’informer le Secrétariat Entraide, après chaque paie, des prélèvements effectués. Elles doivent remplir le fichier Gabarit de liste des retenues à la source prélevées (CSV 166), puis transmettre au Secrétariat Entraide le fichier accompagné de l’avis de dépôt au moyen du site de transfert sécurisé de fichiers (TSF).

Utilisation du gabarit de liste des retenues à la source prélevées

Ce gabarit doit être utilisé tel quel. L’ordre des colonnes doit demeurer le même, et les noms des colonnes ne doivent pas être modifiés. Le gabarit ne doit contenir aucun caractère spécial, aucune lettre accentuée ni aucune espace.

Il est à noter que  

• Donna attribue automatiquement un identifiant à chaque organisation;
• le nom ou le code des organismes bénéficiaires n’est plus nécessaire, puisque ces renseignements sont disponibles dans Donna;
• seules les sommes réellement prélevées sont requises pour chaque remise.

Les noms des colonnes sont indiqués en gras :  

• OrganisationID : identifiant de l’organisation attribué par Donna. Valeur maximale : 11 chiffres. Exemple : 302.
• NumeroReference : numéro de référence du membre du personnel. Valeur maximale : 510 caractères. Exemple : R900000048.
• EmployeNom : nom du membre du personnel. Valeur maximale : 255 caractères.
• EmployePrenom : prénom du membre du personnel. Valeur maximale : 255 caractères.
• DateRetenue : date de la retenue à la source. Format requis : aaaa-mm-jj.
• MontantRetenue : montant de la retenue à la source. Valeur requise : un nombre à deux chiffres suivi, au besoin, d’une décimale. Exemple : 11,2.

Transmission du fichier et de l’avis de dépôt

Pour savoir comment transmettre ces documents au Secrétariat Entraide, consulter la section Utilisation du site de transfert sécurisé de fichiers pour Entraide.