Accès aux renseignements personnels lors d’un processus de deuil

L’ajout de l’article 88.0.1 à la Loi sur l’accès prévoit la possibilité, pour un organisme public, de communiquer les renseignements personnels d’une personne décédée à une conjointe, à un conjoint ou à un proche parent lorsque la connaissance de ce renseignement est susceptible d’aider cette personne dans son processus de deuil et que la personne décédée n’a pas consigné par écrit son refus d’accorder ce droit d’accès.

Le deuil est une épreuve difficile à traverser. Il s’agit d’un état affectif douloureux provoqué par la perte d’un être cher et de la période difficile qui s’ensuit. Il peut donc arriver qu’une conjointe, qu’un conjoint ou qu’un proche parent demande à un organisme public d’obtenir un ou des renseignements personnels sur la personne décédée afin de l’aider dans son processus de deuil. Il peut s’agir, par exemple :  

• d’un renseignement personnel qui permet de comprendre les circonstances du décès (ex. : un rapport d’accident);
• d’un renseignement qui agit comme souvenir (ex. : une photo).

Pour déterminer si un renseignement personnel est susceptible d’aider l’une de ces personnes dans son processus de deuil, il est nécessaire de faire une évaluation au cas par cas en tenant compte du contexte de chaque demande.

Une personne peut consigner par écrit son refus d’accorder ce droit d’accès à une conjointe, à un conjoint ou à un proche parent. Un organisme public qui reçoit une telle demande doit mettre en place les mesures nécessaires pour que la volonté de la personne soit respectée après son décès. L’organisme public peut, par exemple, enregistrer le refus dans le dossier de cette personne et s’assurer que la ou le membre du personnel qui traite une demande fondée sur l’article 88.0.1 de la Loi sur l’accès puisse consulter ce document.

L’article 94 de la Loi sur l’accès établit les modalités à suivre pour qu’une conjointe, un conjoint ou un proche parent puisse accéder aux renseignements personnels de la personne décédée dans un contexte de processus de deuil.

Demande d’accès

La demande d’accès doit être écrite et adressée à la personne responsable. Cette demande doit contenir :

• les renseignements personnels qui permettent d’identifier la personne décédée en fonction de ceux détenus par l’organisme public;
• le document faisant état du décès selon le statut de la personne demanderesse (ex. : certificat de décès ou publication de l’avis de décès);
• les précisions sur les informations demandées au sujet de la personne décédée;
• la description de la façon dont ces informations sont susceptibles d’aider la personne demanderesse dans le processus de deuil;
• le statut de la personne qui formule la demande à l’aide des preuves nécessaires.

Preuve du statut de la personne

La personne qui fait une demande d’accès dans un contexte de processus de deuil doit transmettre des documents qui attestent son statut. Les preuves d’identité varient selon le statut de la personne demanderesse :

• conjointe ou conjoint marié ou uni civilement :
  certificat ou contrat de mariage ou d’union civile;
• conjointe ou conjoint de fait :
  preuve de résidence à la même adresse ou factures de services publics partagés;
• proche parent, notamment :
  • père ou mère :
    certificat de naissance ou jugement d’adoption;
  • frère ou sœur :
    document qui permet d’établir le lien familial avec la personne décédée;
  • cousine, cousin, tante, oncle ou autre parent :
    document permettant d’établir le lien familial avec la personne décédée
    ET
    description des circonstances qui permettent de comprendre les liens affectifs qui l’unissent à la personne décédée.

Analyse de la demande

Cette étape sert notamment à vérifier :

• si la demande est formulée par écrit;
• si elle est formulée par une conjointe, un conjoint ou un proche parent;
• si l’information demandée est susceptible d’aider cette personne dans son processus de deuil;
• s’il n’existe pas de refus écrit de la personne décédée d’accorder un droit d’accès relatif au processus de deuil.

Décision d’un organisme public

La communication de renseignements personnels au sujet d’une personne décédée peut être faite uniquement auprès des personnes mentionnées dans la Loi sur l’accès dans le contexte d’un processus de deuil, si l’ensemble des conditions sont respectées.

Dans le doute ou lorsqu’une des conditions n’est pas remplie, la personne responsable au sein d’un organisme public est légitimée de refuser de communiquer les renseignements personnels demandés en expliquant les motifs qui l’ont amenée à prendre cette décision.

Ce peut-être, par exemple, lors :

• de l’absence d’information ou de preuve, malgré l’assistance offerte pour traiter la demande;
• d’une demande pour régler une succession ou pour réaliser sa propre enquête en vue de déterminer les causes du décès ou d’identifier un « coupable ».