Collecte de renseignements personnels en collaboration

Le deuxième alinéa de l’article 64 de la Loi sur l’accès permet à un organisme public d’effectuer une collecte de renseignements personnels pour un autre organisme public sous réserve de certaines conditions, dont la rédaction d’une entente.

Cette disposition est modifiée par l’ajout de nouvelles exigences. En effet, cette collecte de renseignements personnels, qui implique également leur communication, devra être précédée d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Quant à l’autre exigence, elle vient assurer une cohérence avec l’article 68 de la Loi sur l’accès à l’égard du contenu qui doit apparaître dans l’entente.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Préalablement à la mise en place d’une collecte en collaboration entre des organismes publics, il est nécessaire d’effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Selon la Commission d’accès à l’information, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est une démarche préventive qui vise à mieux protéger les renseignements personnels et à respecter davantage la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer tous les facteurs qui auront des conséquences positives et négatives sur le respect de la vie privée des personnes concernées.

Entente

Une entente en matière de collecte en collaboration doit être écrite et transmise à la Commission d’accès à l’information.

Cette entente doit prévoir :

• l’identification des deux organismes publics : celui par lequel la collecte est faite et celui pour lequel la collecte est effectuée;

• les fins auxquelles le renseignement est recueilli;

• la nature ou le type du renseignement recueilli;

• les moyens par lesquels le renseignement est recueilli;

• les mesures propres à assurer la protection du renseignement personnel;

• la périodicité de la collecte;

• la durée.

En ce qui concerne la nature ou le type de renseignements, une solution efficace est de prévoir, dans l’entente, une liste de l’ensemble des renseignements personnels qui seront recueillis et communiqués à l’autre organisme public.

Par ailleurs, les moyens impliquent également la façon dont le renseignement est communiqué à l’autre organisme public et, donc, recueilli par celui-ci.

La périodicité de la collecte doit viser la situation où l’organisme recueille le renseignement personnel (fréquence de la collecte) et celle où il le communique à l’autre organisme public (fréquence de la communication).

Mise en vigueur

L’entente entre en vigueur 30 jours après sa réception par la Commission d’accès à l’information.