Information à communiquer lors d’une collecte de renseignements personnels

L’article 65 de la Loi sur l’accès mentionne que quiconque, au nom d’un organisme public, recueille des renseignements personnels auprès de la personne concernée doit, lors de leur collecte et par la suite sur demande, fournir certaines informations à cette personne.

Cet article prévoit également que certaines informations doivent être fournies à la personne concernée sur demande de celle-ci.

Collecte de renseignements personnels

Une collecte de renseignements personnels (PDF 323 Ko) peut s’effectuer par différents moyens. Elle peut, par exemple, être faite verbalement, par un formulaire papier ou de manière numérique. Peu importe la façon de procéder, tout organisme public est tenu d’en informer la personne concernée, conformément à l’article 65 de la Loi sur l’accès.

De plus, la collecte de renseignements personnels doit respecter le critère de nécessité prévu à l’article 64 de la Loi sur l’accès. À l’exception du cas mentionné au deuxième alinéa de cet article, un organisme public ne peut collecter de renseignements personnels qui ne sont pas nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.

Contenu obligatoire

Lors d’une collecte de renseignements personnels auprès de la personne concernée, un organisme public doit fournir les informations ci-dessous :

  1. nom de l’organisme public au nom de qui la collecte est faite

    Lors d’une collecte directe des renseignements personnels, l’organisme public doit préciser son identité à la personne concernée. Advenant le cas où cela est réalisé par un tiers, celui-ci doit préciser son identité et informer la personne du nom de l’organisme public pour lequel la collecte est effectuée.

  2. fins auxquelles ces renseignements sont recueillis

    La personne doit être informée des fins pour lesquelles les renseignements personnels sont collectés.

  3. moyens par lesquels les renseignements sont recueillis

    La personne doit être informée des moyens utilisés pour collecter ses renseignements. Dans certains cas, le moyen par lequel le renseignement est collecté est évident pour la personne, notamment lorsque cela est fait directement auprès de celle-ci, par téléphone ou au moyen d’un formulaire Web. Dans ces situations, l’organisme peut tenir pour acquis que la personne concernée connaît le moyen utilisé pour recueillir les renseignements.

    Dans d’autres cas, le moyen de collecte est moins évident et doit être clairement énoncé à la personne. C’est le cas, notamment, lors d’une collecte des informations relatives à la navigation d’une personne, sur un site Internet, ou encore de la voix ou de l’image au moyen d’un objet connecté.

  4. caractère obligatoire ou facultatif de la demande

    Certaines demandes de renseignements personnels sont considérées comme obligatoires lorsque la personne doit se conformer à une exigence légale ou qu’elle a recours à un service public ou à une prestation. D’autres demandes sont de nature facultative, notamment les renseignements recueillis pour mesurer la satisfaction des utilisatrices ou des utilisateurs ou pour dresser des portraits statistiques.

  5. conséquences pour la personne concernée ou, selon le cas, pour le tiers, d’un refus de répondre à la demande ou, le cas échéant, d’un retrait de son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis suivant une demande facultative

    En complémentarité avec le paragraphe 4, la personne doit être informée des conséquences d’un refus de répondre à la demande de renseignements. Par exemple, un refus peut empêcher la personne de profiter d’un programme, d’obtenir une prestation ou d’occuper un emploi.

    Le 5e paragraphe reconnaît la possibilité, pour la personne, de retirer son consentement à l’utilisation ou à la communication de renseignements recueillis lors d’une demande facultative. Dans ce cas, la personne doit être informée, lors de la collecte, de la possibilité de retirer son consentement et des conséquences afférentes.

  6. droits d’accès et de rectification prévus par la loi

    La personne concernée doit être informée de son droit d’accéder à ses renseignements et d’en obtenir la rectification si ces derniers sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte, leur communication et leur conservation ne sont pas autorisées par la loi.

Contenu supplémentaire selon le contexte de la collecte

Dans certaines situations, l’organisme public doit également fournir les éléments suivants :

  • Le nom du tiers qui recueille les renseignements au nom de l’organisme public

    Un organisme public peut octroyer un contrat qui implique la collecte de renseignements personnels en son nom par un prestataire de services. Dans ce cas, celui-ci doit préciser son identité et informer la personne du fait qu’il collecte les renseignements au nom de l’organisme public; par exemple, lors d’un contrat avec un prestataire de services pour réaliser une étude de satisfaction.

  • Le nom du tiers ou des catégories de tiers à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements aux fins auxquelles ces renseignements sont recueillis

    Pour atteindre la finalité pour laquelle le renseignement est collecté, un organisme public doit parfois communiquer le renseignement personnel à un tiers, notamment un prestataire de services, un partenaire ou un autre organisme public. Cela peut être le cas, par exemple, lorsque le renseignement est transmis à un tiers qui offre un système de paiement ou encore le soutien nécessaire au programme d’aide au personnel. Dans ce cas, l’organisme public doit informer la personne du nom du tiers à qui le renseignement sera communiqué. Mentionnons que l’organisme public n’a pas à obtenir un consentement distinct pour la communication de renseignements qui visent la même finalité. La seule exigence est d’informer la personne, au moment de la collecte, de cette communication et du nom du tiers à qui les renseignements seront transmis.

    Il est possible que le nom du tiers ne soit pas précisé au moment de la collecte. Dans ce cas, l’organisme public a la possibilité d’informer la personne concernée des catégories de tiers à qui il sera nécessaire de communiquer les renseignements aux fins desquelles ces derniers sont recueillis.

  • La possibilité que les renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec

    Au moment de la collecte, l’organisme public peut savoir que les renseignements personnels seront communiqués à l’extérieur du Québec. Si tel est le cas, il doit en informer la personne concernée. S’il envisage de le faire à court ou moyen terme, il doit également en informer la personne concernée. 

Contenu facultatif sur demande

Lorsqu’une personne en fait la demande, et non lors de la collecte, un organisme public doit lui fournir les informations suivantes :

  • la liste de l’ensemble des renseignements personnels recueillis auprès d’elle;
  • les catégories de personnes qui auront accès aux renseignements au sein de l’organisme public;
  • la durée de conservation des renseignements;
  • les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.

Un organisme public devrait prévoir des réponses relativement au contenu facultatif, en vue de la réception d’une demande.

Bien que l’article 65 de la Loi sur l’accès n’oblige pas un organisme public à fournir à la personne concernée le contenu facultatif, lors de la collecte d’un renseignement personnel, à moins d’une demande à cet effet, il peut néanmoins choisir de le faire. Il peut aussi privilégier d’autres options afin d’inviter une personne à obtenir des informations supplémentaires, comme :

  • ajouter un hyperlien qui mène à de l’information pertinente, notamment l’inventaire des fichiers de renseignements personnels et le registre prévu à l’article 67.3 de la Loi sur l’accès;
  • fournir le nom de la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Dernière mise à jour : 23 février 2023

Évaluation de page

L’information sur cette page vous a-t-elle été utile?
Avis général

Des questions ou besoin de renseignements?

Communiquez avec Services Québec