Communication de renseignements personnels en vertu de l’article 68

L’article 68 de la Loi sur l’accès permet à un organisme public de communiquer un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée à :

  • un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement, lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion ou lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
  • une personne ou à un organisme, lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient ou lorsque cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette personne.

Cet article a été modifié afin que les conditions qui permettent une telle communication soient revues. Notons également que l’article 70 de la Loi sur l’accès a été abrogé.

Ainsi, la communication peut seulement s’effectuer si une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conclut que certains critères sont respectés. Elle doit également s’effectuer dans le cadre d’une entente écrite qui indique certains éléments et qui doit être transmise à la Commission d’accès à l’information. L’entente entre en vigueur 30 jours après sa réception par la Commission.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Une communication de renseignements personnels en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès peut s’effectuer uniquement si une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conclut que :

  1. L’objectif visé ne peut être atteint que si le renseignement est communiqué sous une forme permettant d’identifier la personne concernée :
    Un renseignement personnel permet l’identification de la personne concernée, tout comme un renseignement dépersonnalisé. Ainsi, ce critère revient à se demander s’il est possible, pour atteindre l’objectif visé, de communiquer les renseignements sous une forme anonymisée.

    Si tel est le cas, la communication prévue à l’article 68 de la Loi sur l’accès n’est pas permise. La communication de renseignements personnels ou dépersonnalisés doit donc être nécessaire pour atteindre l’objectif visé.
  2. Il est déraisonnable d’exiger l’obtention du consentement de la personne concernée :
    Il doit être démontré que l’obtention du consentement de la personne concernée est déraisonnable. Il peut s’agir, par exemple, de la difficulté de joindre un nombre élevé de personnes pour obtenir leur consentement ou encore d’entrer en contact avec les personnes concernées, notamment parce que les coordonnées de celles-ci ne sont pas connues.

    De plus, l’obtention du consentement de la personne concernée peut être jugée déraisonnable dans certaines circonstances en lien avec l’objectif de la communication. Par exemple, il serait déraisonnable d’exiger le consentement des personnes concernées si l’objectif de la communication des renseignements personnels était d’en vérifier l’admissibilité à un programme. Cette vérification de l’admissibilité ne peut pas se limiter aux personnes qui donneraient leur consentement.

    Si l’organisme public juge que la personne ou l’organisme demandeur peut obtenir le consentement  des personnes concernées, il doit refuser de communiquer les renseignements personnels sans consentement.
  3. L’objectif pour lequel la communication est requise l’emporte, eu égard à l’intérêt public, sur l’impact de la communication et de l’utilisation du renseignement sur la vie privée de la personne concernée :
    Ce critère de proportionnalité implique d’évaluer les bienfaits appréhendés de la communication des renseignements personnels par rapport au niveau de risque que cela pourrait engendrer sur la vie privée des personnes concernées.

    Les bienfaits peuvent s’évaluer en fonction de l’objectif de la communication et des bénéfices pour la population ou pour des personnes qui présentent des caractéristiques similaires. Il peut également s’agir de bienfaits sociétaux, comme l’avancement des connaissances aux fins d’appuyer la prise de décision relative aux politiques publiques. Les risques sur la vie privée des personnes concernées dépendent notamment de la sensibilité des renseignements personnels, de leur quantité et de leur utilisation.

    La personne ou l’organisme qui souhaite obtenir les renseignements personnels doit être en mesure de fournir les informations nécessaires à l’organisme public afin de démontrer les bienfaits que procurerait la communication demandée.
  4. Le renseignement personnel est utilisé de manière à en assurer la confidentialité :
    Un organisme public doit refuser de communiquer des renseignements personnels à une personne ou à un organisme si l’utilisation prévue ne garantit pas le maintien du caractère confidentiel.

    La personne ou l’organisme qui reçoit les renseignements personnels doit être en mesure de démontrer qu’il met en place toutes les mesures de protection et de sécurité nécessaires pour en assurer la confidentialité. Il doit également accepter de mettre en place les mesures souhaitées par l’organisme public qui communique les renseignements personnels. D’ailleurs, les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels doivent être prévues dans l’entente écrite.

Selon la Commission d’accès à l’information, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est une démarche préventive qui vise à mieux protéger les renseignements personnels et à respecter davantage la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer tous les facteurs qui auraient des conséquences positives ou négatives sur le respect de la vie privée des personnes concernées.

Contenu de l’entente écrite

L’entente doit être écrite et transmise à la Commission d’accès à l’information et prévoir :

  • l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille;
  • les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué;
  • la nature du renseignement communiqué;
  • le mode de communication utilisé;
  • les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel;
  • la périodicité de la communication;
  • la durée de l’entente.

Disposition transitoire et mise en vigueur

L’entente entre en vigueur 30 jours après sa réception par la Commission d’accès à l’information.

L’article 174 de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels mentionne que les articles 64, 68 et 68.1 de la Loi sur l’accès, tels qu’ils se lisent le 22 septembre 2021, continuent de s’appliquer à toute entente conclue conformément à l’un de ces articles avant cette date et toujours en vigueur le 22 septembre 2023, et ce, jusqu’à la date d’expiration d’une telle entente ou jusqu’au 22 septembre 2025, selon la première de ces dates.

Ainsi, une entente conclue en vertu de l’article 68 avant le 22 septembre 2021 et toujours en vigueur le 22 septembre 2023 est valide jusqu’à son expiration ou jusqu’au 22 septembre 2025, selon la première de ces dates.

Un organisme public qui conclut une entente en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès entre le 22 septembre 2021 et le 21 septembre 2023 inclusivement doit respecter les exigences de cet article et de l’article 70 de la Loi sur l’accès telles qu’elles se lisent à ce moment, c’est-à-dire une entente écrite qui respecte le contenu précisé à l’article 68 et l’obtention d’un avis favorable de la Commission d’accès à l’information. Cette entente sera valide jusqu’à son expiration ou jusqu’au 22 septembre 2023, selon la première de ces dates.

Cela étant dit, dans ce cas, il est suggéré à l’organisme public de respecter immédiatement les exigences de la nouvelle version de l’article 68 de la Loi sur l’accès, c’est-à-dire de réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui conclut que les critères sont respectés. En procédant de la sorte, l’entente sera également conforme aux exigences de la nouvelle version de l’article 68 de la Loi sur l’accès et elle demeurera valide suite à l’entrée en vigueur de celui-ci le 22 septembre 2023.

Dernière mise à jour : 23 février 2023

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