Désignation et délégation de la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Le rôle de la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels est dévolu d’office à la personne ayant la plus haute autorité au sein d’un organisme public. Celle-ci peut déléguer, sous réserve de certaines conditions, l’exercice de ses fonctions en ces domaines.
Personne ayant la plus haute autorité
La plus haute autorité, au sein d’un organisme public, doit nécessairement être détenue par une personne physique. Il peut s’agir, par exemple, d’une ou d’un ministre, ou encore de la présidente-directrice générale ou du président-directeur général d’un organisme public.
Délégation et imputabilité
Les fonctions de la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels peuvent être déléguées par écrit, en totalité ou en partie, à un membre de l’organisme public ou de son conseil d’administration, selon le cas, ou encore à un membre du personnel de direction.
Qu’entend-on par « membre d’un organisme public »?
Cette expression désigne les personnes dirigeantes élues ou, selon le type d’organisme, celles qui ont été nommées par le gouvernement ou par l’Assemblée nationale. Par exemple, il peut s’agir d’une conseillère municipale ou d’un conseiller municipal, d’une ou d’un commissaire ou encore d’une vice-présidente ou d’un vice-président.
Bien que la personne ayant la plus haute autorité puisse déléguer ses fonctions de responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels, elle en demeure imputable.
De surcroît, celle-ci doit veiller à faciliter l’exercice des fonctions qu’elle a déléguées. Par exemple, elle doit s’assurer que la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels obtient tous les documents nécessaires pour répondre à une demande, et ce, dans un délai raisonnable.
Avis de délégation
Toute délégation doit être faite par écrit et transmise rapidement à la Commission d’accès à l’information pour que cette dernière puisse maintenir à jour la liste des organismes publics assujettis à la Loi sur l’accès et des responsables de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels. Cette liste peut notamment servir de référence aux responsables qui souhaiteraient réseauter.
Contenu de l’avis de délégation
L’avis de délégation transmis à la Commission d’accès à l’information doit contenir le nom et le prénom, le titre, les coordonnées (adresse postale, adresse courriel et numéro de téléphone), ainsi que la date d’entrée en fonction de la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels. Il serait également judicieux de prévoir la nomination de substituts en cas d’absence ou de vacances.
Formulaire pour la désignation d'une personne responsable
La Commission d’accès à l’information a élaboré un formulaire pour la désignation de la personne responsable et la délégation de responsabilités 
conformément à la Loi sur l’accès.
Dernière mise à jour : 27 juillet 2023
