Préparer les pièces justificatives pour une demande d’aide financière pour un projet d’analyse ou d’installation de bornes de recharge

Pour soumettre une demande d’aide financière dans le cadre du programme Écorecharge pour un projet d’analyse de l’électrification d’un parc de véhicules ou pour un projet d’installation de bornes de recharge en entreprise ou dans une organisation, vous devez joindre des pièces justificatives. 

Pour être admissibles, les coûts doivent être détaillés et ventilés.

Si des factures comportent des éléments non liés à des travaux admissibles, elles doivent être annotées ou ces éléments doivent être indiqués sur des factures différentes.

Si l’installation n’est pas faite à l’établissement appartenant au demandeur, une entente montrant l’accord du propriétaire peut être demandée.

Les dépenses admissibles seront calculées sans dépasser les taux horaires définis dans les lignes directrices.

Preuves de paiement

Vous devez fournir des copies de vos factures et les preuves de paiement correspondantes.

Les preuves de paiement acceptées sont les suivantes :

• Copie d’un chèque endossé par l’institution bancaire;
• Relevé bancaire;
• Relevé de carte de crédit;
• Avis de dépôt électronique.

Vous devez joindre tous les documents correspondant aux dépenses admissibles pour votre projet :

• La facture détaillée et ventilée (nombre d’heures et taux horaire) des honoraires de services professionnels du consultant et la preuve du paiement;
• Le rapport de l’expert démontrant l’analyse effectuée et les solutions de recharge analysées.

Les dépenses admissibles seront calculées en tenant compte des plafonds établis des taux horaires pour chaque catégorie d’emploi :  

Lignes directrices en matière de plafonds concernant les salaires et les honoraires

Vous devez joindre toutes les factures correspondant aux dépenses admissibles pour l’acquisition des bornes de recharge installées :

• La facture détaillée et la preuve de paiement des bornes de recharge admissibles achetées et installées;
• S’il y lieu, le contrat de location à long terme des bornes de recharge louées ou le contrat de services de recharge clés en main, ainsi que les factures et les preuves de paiement des premiers versements déjà effectués.

Renseignements requis sur les factures d’acquisition

La facture d'achat de vos bornes de recharge ou votre contrat de location doit contenir les renseignements suivants :

• Le nom de votre organisation et l’adresse de votre établissement;
• La date de la transaction;
• Le nom ou la raison sociale du fournisseur ainsi que ses coordonnées;
• La description détaillée des articles faisant l’objet de la transaction;
• Le montant de chaque article faisant l’objet de la transaction ainsi que le montant total de la transaction (y compris les taxes et autres frais applicables);
• Dans le cas d’un contrat de location, les mensualités des paiements et le montant total déboursé au terme de la location.

Si vous avez effectué votre achat sur Internet, il est possible que ces renseignements soient répartis dans plusieurs documents : pensez à joindre à votre demande de remboursement tous les documents requis.

Exemple de facture d’achat d’une borne de recharge à courant continu (BRCC)  (PDF 137 Ko)

Voici la liste des documents à fournir pour des travaux d’installation :

• La facture détaillée et ventilée et la preuve de paiement des travaux d’installation des bornes et de l’infrastructure d’alimentation électrique (matériel et main-d'œuvre);
• S’il y a lieu, la facture et la preuve de paiement des services de consultation pour la conception et la planification du projet;
• S’il y a lieu, la facture et la preuve de paiement d’un appareil ou d’un logiciel pour la gestion de l’énergie consommée.

L’administrateur du programme peut demander d’autres pièces justificatives lors de l’analyse de la demande, par exemple une copie des certificats d’immatriculation des véhicules utilisant les bornes.

Photos des bornes et de l’infrastructure électrique

Vous devez joindre des photos des bornes de recharge installées. Les photos doivent permettre de voir :

• toutes les bornes pour lesquelles une aide financière est réclamée;
• les étiquettes ou autocollants de certification des bornes installées où on peut lire le numéro de série;
• la nouvelle infrastructure électrique, s’il y a lieu (transformateur, panneau de distribution, etc.);
• la vue d’ensemble du projet.

Renseignements requis sur les factures des travaux d’installation

La facture des travaux d’installation effectués par un électricien doit contenir les renseignements suivants :

• Le nom de votre organisation;
• L’adresse du bâtiment où ont été réalisés les travaux;
• Les dates des travaux;
• Le nom de l’entrepreneur électricien;
• Le numéro de licence RBQ de l’entrepreneur;
• Le coût détaillé et ventilé des travaux d’installation (y compris le coût de chaque article faisant l’objet de la transaction) ainsi que le montant total de la transaction (y compris les taxes et autres frais applicables).

Dans le cas où l’électricien ou l’entrepreneur vous a fourni un projet de type forfaitaire, pour être recevable, la facture doit tout de même être détaillée et ventilée, et elle doit permettre de connaître les taux horaires des intervenants qui ont participé au projet.

Exemple de facture des travaux d’installation d’une borne de recharge à courant continu (BRCC)  (PDF 55 Ko)

Cas particulier des bornes partagées

Dans le cas de l’installation de bornes de recharge partagées, vous devez également fournir l’entente de partenariat entre les organisations utilisatrices des bornes de recharge.