Faire une déclaration de mise à jour annuelle au registre des entreprises

Toute entreprise immatriculée au registre des entreprises a l’obligation, chaque année, de produire une déclaration de mise à jour annuelle durant la période prévue à cet effet, qu’elle ait ou non des changements à apporter aux renseignements qui figurent au registre. Cette obligation prend effet à compter de l’année suivant l’année de l’immatriculation de l’entreprise.

Cette déclaration permet à une entreprise de mettre à jour chaque année, durant la période prévue à cet effet, les renseignements la concernant qui figurent au registre des entreprises.

Vous devez utiliser le service en ligne pour produire une déclaration de mise à jour annuelle. Vous aurez alors à vérifier les renseignements relatifs à l’entreprise figurant au registre des entreprises et à choisir de produire une déclaration de mise à jour annuelle avec ou sans modifications. Ce service est accessible dans Mon bureau, sous Gestion de l’entreprise.

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Périodes de production pour les entreprises dont la déclaration de mise à jour annuelle n’est pas jumelée à sa déclaration de revenus

1er janvier au 15 juin

• Entreprise individuelle
• Société de personnes

15 mai au 15 novembre

• Association ou autre groupement
• Personne morale
• Société mutuelle d’assurance
• Société de secours mutuel
• Société de fiducie
• Société d’épargne

15 mai au 31 mars

• Fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial

Fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial

Si l’entreprise est une fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial, vous devez utiliser le formulaire papier Déclaration de mise à jour annuelle ou courante pour une fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial (RE-403) .

Pour plus d’information, vous pouvez consulter le Guide concernant la déclaration de mise à jour annuelle ou courante pour une fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial (RE-403.G) .

Les entreprises individuelles et les personnes morales tenues de produire une déclaration de revenus peuvent produire leur déclaration de revenus et leur déclaration de mise à jour annuelle sans modifications en une seule démarche. En vigueur depuis le 1^er janvier 2006, le « jumelage » a été mis en place pour faciliter la mise à jour des renseignements inscrits au registre des entreprises.

En effet, si l’entreprise est dite « jumelée » et que les renseignements à son sujet figurant au registre des entreprises sont exacts, il suffit de cocher la case prévue à cet effet à la ligne 39 de la Déclaration de revenus des sociétés (CO-17) ou à la ligne 436 de la Déclaration de revenus des particuliers (TP-1).

Les personnes physiques exploitant une entreprise individuelle « jumelée » ont jusqu’au 15 juin pour produire une déclaration de mise à jour annuelle et jusqu’au 30 avril pour effectuer le paiement des droits annuels d’immatriculation.

Quant aux personnes morales « jumelées », la production de leur déclaration de mise à jour annuelle doit se faire au plus tard six mois après la date de fin de leur exercice financier, et les droits annuels d’immatriculation doivent être acquittés au plus tard deux mois après la date de fin de leur exercice financier.

Si des modifications doivent être apportées aux renseignements à son sujet figurant au registre, l’entreprise devra tout de même produire une déclaration de mise à jour annuelle.

Période de production des entreprises dites « jumelées »

Pour connaître la date de fin de la période de production de la déclaration de mise à jour annuelle de l’entreprise dite jumelée pour l’année en cours, consultez la section Dates des mises à jour dans l’état des renseignements de son dossier au registre des entreprises.

Protection des renseignements fiscaux

En vue de permettre le « jumelage » de la déclaration de revenus et de la déclaration de mise à jour annuelle, veuillez noter que Revenu Québec communique au Registraire des entreprises certains renseignements fiscaux nécessaires à l’exercice de ses fonctions prévues par la Loi sur la publicité légale des entreprises. La communication de ces renseignements et la protection de ceux-ci sont régies par une entente intervenue entre Revenu Québec et la ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale.

Modification des renseignements

Si les renseignements figurant au registre des entreprises doivent être modifiés, vous devez utiliser le service en ligne Produire une déclaration de mise à jour annuelle durant la période prescrite. Ce service est accessible dans Mon bureau, sous Gestion de l’entreprise.

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Pour connaître les frais qui s’appliquent aux droits d’immatriculation annuels selon votre type d’entreprise, consultez la page Tarifs du Registraire des entreprises.

Une entreprise qui présente une déclaration de mise à jour annuelle après la période prescrite doit tenir compte de l’état dans lequel elle se trouvait à la fin de sa période de production. Toutefois, s’il y a eu des modifications concernant un administrateur, les informations concernant le début et la fin de son mandat doivent correspondre à la date réelle des changements.

Pénalités pour production tardive de la déclaration de mise à jour annuelle

Toute déclaration présentée après la période prescrite doit être accompagnée des droits prévus pour production tardive, et ce, même s’il s’agit de la première déclaration produite par l’entreprise. Pour connaître le montant des pénalités, consultez la section Obligations non remplies dans Mon bureau.

Radiation d’office

Toute entreprise qui omet de produire deux déclarations de mise à jour annuelle consécutives pourrait voir son immatriculation radiée d’office par le Registraire des entreprises. La radiation d’office est l’action du Registraire des entreprises consistant à radier l’immatriculation d’une entreprise, c’est-à-dire à l’annuler. La radiation d’office de l’immatriculation d’une société par actions, d’une compagnie ou d’une personne morale sans but lucratif constituée au Québec entraîne sa dissolution.

Si cela se produit et que vous désirez poursuivre vos activités, effectuer une demande de révocation de radiation.