À propos de la vente et de la déclaration de biens excédentaires par les ministères et organismes

La disposition des biens meubles excédentaires vise principalement à favoriser la réutilisation écoresponsable des biens publics par les ministères et organismes assujettis.

À l’intérieur de la fonction publique québécoise, le Règlement autorise et encourage le transfert gratuit des biens excédentaires entre ministères et organismes assujettis. Ces derniers sont considérés comme assujettis lorsque leur budget, ou une partie de leur budget, est voté à l’Assemblée nationale du Québec. Seuls les MO qui obtiennent leurs crédits par transfert font exception.

Le Règlement prévoit aussi les modes de disposition des biens excédentaires qui n’ont pas été transférés dans la collectivité. Il régularise la procédure de vente des biens publics par appel d’offres et par enchères.

Il est prévu dans la réglementation actuelle que les ministères et organismes assujettis peuvent vendre certains biens par eux-mêmes lorsqu'ils satisfont à certains critères.

Pour en savoir plus, consultez la réglementation sur la disposition des biens excédentaires et ses annexes et la directive concernant le traitement et la destruction de tout renseignement, registre, donnée, logiciel, système d'exploitation ou autre bien protégé par un droit d'auteur, emmagasiné sur équipement micro-informatique ou un support informatique amovible) (PDF 138 Ko).

Le service de la disposition des biens, offert par le gouvernement du Québec par le biais du Centre d'acquisitions gouvernementales, permet entre autres de faciliter le transfert et l’échange des biens excédentaires entre les ministères et organismes assujettis.

La réutilisation des biens excédentaires par d’autres ministères et organismes est le premier principe de disposition écoresponsable. Ce principe de réutilisation à l’intérieur de la fonction publique québécoise repose sur l’engagement des personnes qui interviennent dans l’acquisition et la disposition des ressources matérielles.

La collaboration de nos partenaires des ressources matérielles des ministères et organismes est essentielle pour une réutilisation écoresponsable des biens.

Principes d’écoresponsabilité

Principes d’écoresponsabilité des intervenants en ressources matérielles

Déclarer les biens considérés comme étant excédentaires

Tout ministère ou organisme assujetti qui a en sa possession un bien meuble dont il n’a plus besoin doit le déclarer excédentaire (art. 2 du Règlement sur la disposition des biens meubles excédentaires).

Consulter le babillard avant d’acheter

Tout ministère ou organisme assujetti peut participer à la réutilisation écoresponsable des biens publics en vérifiant sur le babillard si le bien recherché est disponible dans la fonction publique québécoise. Le cas échéant, il a le devoir moral d’en faire l’acquisition via le babillard.

L’échange entre ministères et organismes assujettis est gratuit à l’exception du transport qui payé par le MO acquéreur.

Principes d’écoresponsabilité du Centre d'acquisitions gouvernementales

Analyser le canal de la réutilisation

Le Centre d'acquisitions gouvernementales examine les déclarations et optimise la réutilisation de chaque bien. Généralement, le matériel informatique et les cellulaires sont acheminés à OPEQ où ils sont recyclés ou réemployés.

Afficher les biens réutilisables sur le babillard

Les biens encore utilisables sont affichés sur le babillard en vue d’être transférés entre ministères et organismes.

Retirer du babillard et regrouper en lots les biens non transférés

Le Centre d'acquisitions gouvernementales rassemble les biens dans des lots selon les meilleures hypothèses de réutilisation.

Vendre les lots de biens

Le Centre d'acquisitions gouvernementales met en concurrence les acheteurs potentiels en vendant les lots de biens par appel d’offres et par enchères.

Le Centre d'acquisitions gouvernementales coordonne le paiement et la prise de possession des biens.

Reddition des comptes

Le Centre d'acquisitions gouvernementales informe les responsables des MO de la somme obtenue pour les biens vendus.

Le Centre d'acquisitions gouvernementales conseille les responsables des MO concernant la manière de disposer du matériel invendu.

Le succès de la disposition écoresponsable des biens publics repose sur la participation des personnes qui interviennent dans les processus d’acquisition et de disposition des biens. Voici comment vous pouvez opter pour la disposition écoresponsable de vos biens excédentaires :

Cédant

• Précisez la nature du bien excédentaire
• Remplissez consciencieusement vos déclarations de surplus
• Informez le Centre d'acquisitions gouvernementales sur l’état des biens déclarés
• Remplissez le formulaire État du véhicule (PDF 490 Ko) au besoin
• Nommez le représentant des lieux
• Regroupez les biens de même nature
• Entreposez les biens excédentaires dans un lieu accessible
• Informez à l’avance le Centre d'acquisitions gouvernementales lorsque vous planifiez la déclaration d’une grande quantité de biens

Acquéreur

• Avant d’acheter des biens neufs, consultez le babillard
• Réservez un bien pour un transfert entre MO - c’est gratuit

Représentant des lieux

• Prenez des photos numériques
• Rendez le bien accessible
• Imprimez l’appel d’offres pour les clients, au besoin
• Recevez le client sur rendez-vous pour l’examen des biens

Responsable des MO

• Autorisez les profils d’utilisateurs
• Autorisez les déclarations de surplus
• Assistez le représentant des lieux

L'équipe du Centre d'acquisitions gouvernementales

• Inscrire les utilisateurs au babillard
• Recevoir la déclaration
• Analyser la déclaration
• Déterminer le traitement des biens selon leur nature et leur état
• Conseiller sur la réutilisation écoresponsable
• Préparer les appels d’offres et les ventes aux enchères
• Répondre aux questions des acquéreurs et des soumissionnaires
• Rendre des comptes aux cédants